隨著檔案工作信息化建設的推進,檔案的數字化掃描工作,已經成為檔案部門業(yè)務工作的重要組成部分。同時伴隨著新移交的檔案與掃描工作的良好銜接,掃描工作也已經成為檔案部門的一項常態(tài)化的工作。

　　但是,檔案掃描工作是一個一攬子工程,如何有效地規(guī)避檔案掃描過程中產生的各種風險因素,如何更多地收獲掃描成果以及如何更好地保護已有的掃描果實,成為檔案部門不得不正視的一個問題。北京檔案掃描公司的前期準備、掃描過程、掃描的后續(xù)維護這三個階段出發(fā),闡述對做好掃描工作的幾點經驗。

　　一、掃描工作的前期準備

　　1.做好掃描工作的頂層設計

　　做好掃描工作首先要搞好本單位掃描工作的頂層設計,即掃描工作與有關工作之間的統(tǒng)籌規(guī)劃,主要分為三個方面的內容。

　　一是協調好立檔單位與檔案館之間掃描工作的分工。明確檔案在立檔單位掃描還是在檔案館掃描,以便于各單位做好自身工作任務的安排。

　　二是統(tǒng)籌好檔案部門一個年度內掃描工作任務量與其他工作之間的關系。掃描工作是一項常態(tài)化的任務,應該對本單位目前既有的工作量進行統(tǒng)籌,合理制定工作計劃。

　　如果工作量過大,必然會導致“趕工”現象,使掃描質量下降,同時還會影響和干擾正常的辦公秩序;如果工作量制定過小,掃描速度趕不上檔案移交進館的速度,將會導致檔案的積壓,而且也會使這些檔案無法得到及時、有效的利用。三是規(guī)劃好要進行掃描的檔案之間先后順序的關系。應該按照對檔案利用需求的急緩程度進行掃描,利用需求大的檔案優(yōu)先進行掃描。

　　2.掃描工作軟硬件設備的配置

　　掃描工作軟硬件的配置是做好掃描工作的物質基礎,良好的配置可以提升掃描工作的效率。首先是設備配置的效費比問題。由于掃描工作對設備功能性要求單一,過高的配置會造成資源的浪費,應該根據工作的實際需求,合理配置,提升設備的性價比,為單位節(jié)約資金。

　　其次是軟件的可操作性與方便性。檔案掃描軟件應該充分考慮到檔案部門中大部分人的接受能力。在考慮到軟件功用性的基礎上,兼顧軟件的可操作性和簡便性,一般采用封裝性比較好的軟件產品。

　　如果軟件操作過于復雜,勢必會遭到抵制,降低工作效率,應該努力在軟件的可操作性、方便性與功用性之間尋找平衡點。再次就是設備的配置要考慮到發(fā)展的因素,確保現階段的配置能夠滿足在今后一定時期內的可用性,避免設備因不能滿足發(fā)展的需求而過早的更新換代。