為進一步加強公司（以下簡稱公司）會計檔案管理制度，明確會計檔案管理的原則及基本要求，保證會計檔案的妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密，根據《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》、財政部、國家檔案局發(fā)布《會計檔案管理辦法》及公司實際情況，特制定本辦法。

　　范圍

　　1、本辦法適用于公司。

　　2、銷售分公司的會計檔案管理由財務云中心根據本辦法的原則性要求制定具體的實施細則。

　　3.規(guī)范性引用文件

　　《公司檔案管理辦法》(ZD/JU41-2013)、《檔案借閱管理辦法》

　　4、定義

　　4.1.會計檔案：是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經濟業(yè)務事項的,具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料,包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。

　　4.2.會計檔案單位（以下簡稱“各單位”）：擁有會計檔案所有權的單位。包括：單據受理前移單位和云中心、置業(yè)、廣東等股份公司主體下的業(yè)務會計核算部門。

　　4.3.會計檔案管理：是指為保證會計檔案的真實、完整、可用、安全，對會計檔案的收集、整理、歸檔、暫存、查閱、借閱、移交等做出的流程、審批、要求等的規(guī)范。

　　4.4.歸檔：是指會計檔案經辦人員將紙質會計檔案交本單位會計檔案管理部門，完成實物交接和歸檔確認的過程。

　　4.5.電子歸檔：指將ERP及其他信息化系統(tǒng)中的電子會計檔案資料從現時服務器轉儲到備份介質的過程。

　　4.6.暫存：是指會計檔案歸檔后，移交公司檔案管理部門之前，在各單位會計檔案管理部門暫時存放與保管。

　　4.7.移交：指暫存期滿后，各單位檔案管理員將會計檔案交公司檔案管理部門的過程。

　　5、職責分工

　　5.1.財務部：負責制定公司會計檔案管理的規(guī)章制度，并對公司各單位的會計檔案管理工作進行檢查、督促和業(yè)務指導。

　　5.2.會計檔案單位：負責本單位會計檔案工作的組織、協調和管理；根據公司會計檔案管理的有關規(guī)定和要求，制定本單位的會計檔案管理工作實施細則；負責本單位會計檔案的收集、整理、接收歸檔、暫存期間的保管、查閱和暫存期滿的移交等日常會計檔案管理工作。會計檔案移交后由接收單位為新的會計檔案單位，一直到移交給公司檔案管理部門。

　　5.3.流程數據創(chuàng)新部：負責公司ERP及其他信息化系統(tǒng)中電子檔案的電子歸檔，以及組織公司電子會計檔案鑒定、銷毀工作。

　　5.4.公司檔案管理部門：負責接收和集中統(tǒng)一管理公司各單位移交的紙質會計檔案，以及組織公司紙質會計檔案的鑒定、銷毀工作。

　　6.會計檔案的分類

　　6.1.會計檔案按資料的類別分為會計憑證、會計賬簿、財務會計報告、其他類，具體內容包括：

　?。?）會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。

　　（2）會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、輔助賬簿、其他會計賬簿。

　?。?）財務會計報告類：月度、季度、半年度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明；其他財務報告。

　?。?）其他類：銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、增值稅發(fā)票進項抵扣聯、核銷單、納稅申報表等其他應當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

　　6.2.會計檔案按存放的載體不同分為紙質類、電子文檔類。其中根據形成過程不同電子會計檔案分為公司內部形成和接收外單位形成。

　　6.2.1.公司內部形成的屬于歸檔范圍內的電子會計資料，滿足下列條件可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案。

　?。?）形成的電子會計資料來源真實有效,由計算機等電子設備形成和傳輸;

　?。?）使用的會計核算系統(tǒng)能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料,能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料,設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序;

　?。?）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案,符合電子檔案的長期保管要求,并建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系;

　　（4）采取有效措施,防止電子會計檔案被篡改;

　?。?）建立電子會計檔案備份制度,能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響;

　?。?）形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。

　　6.2.2.公司從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的,可僅以電子形式歸檔保存,形成電子會計檔案。

　　7、會計檔案的歸檔

　　7.1.會計檔案編目及檢索工具：

　　7.1.1.各單位應根據會計檔案類別編制目錄；根據檔案的具體內容結合實際需要編制分類目錄。

　　7.1.2.各單位應按會計檔案類別分別編制檢索工具，以方便檔案資料的檢索與提供利用。檢索工具原則上按以下規(guī)則編寫：

　　7.1.2.1.憑證類檔案應按年度、類別、憑證號進行索引，各單位根據實際情況可按記賬人優(yōu)先索引，也可引入其他關鍵字（如銷售發(fā)票類加發(fā)票號）進行索引。

　　7.1.2.2.非憑證類檔案按年度、類別進行索引。

　　7.2.會計檔案裝訂整理要求：

　　7.2.1.檔案材料：歸檔文件材料的載體和書寫材料應符合耐久性要求。不能有熱敏紙、鉛筆、復寫紙等書寫的字跡。

　　7.2.2.經辦人員在將會計檔案整理立卷、裝訂成冊時，應按照7.1.2檢索工具要求進行分類整理并裝訂，保證會計檔案干凈整潔，完整無缺，所附附件粘貼或裝訂牢固。

　　7.2.3.憑證類會計檔案原則上分類別、依序號、按記賬月份裝訂成冊。案卷用漆皮紙作封面，并用麻線或裝訂機進行裝訂，資料中不得夾有任何金屬物，如大頭針、別針、訂書針等。案卷側面應完整填列總編冊序號、憑證所屬帳套、經辦人姓名、憑證期間、本月編冊序列號、憑證號起止段等相關信息；案卷封面應由經辦人簽名、主管簽名、處長簽名或蓋章。憑證附件原則上應粘貼在相應憑證后，并粘貼牢固、折疊整齊，較厚的附件應分頁折疊整齊，折疊后的寬度應與憑證寬度一致，附件主要內容應位于裝訂線以外，便于查閱、復印。若憑證附件確需單獨裝訂，應按非憑證類檔案管理要求裝訂，并在原會計憑證及憑證附件間建立查詢鉤稽關系（如在原會計憑證中注明附件歸檔編號，并同時在非會計憑證中注明原會計憑證編號），保證檔案管理的完整、有序和方便查閱。憑證裝訂的厚度為27mm至33mm；憑證裝訂線或裝訂孔截入的寬度為20至25mm。歸檔的憑證分冊封頁應附有憑證清單，包括記賬人、憑證日期、憑證號碼等內容。

　　7.2.4.非憑證類會計檔案封頁應附目錄清單，列示檔案內容的名稱、關鍵內容等要素。其余事項參照憑證類檔案的裝訂要求執(zhí)行。

　　7.3.會計檔案歸檔要求

　　7.3.1.各單位應根據本單位的實際情況指定專人（專職或兼職）擔任檔案管理員，負責會計檔案接收歸檔、暫存期間的保管和查閱等工作。出納人員不得兼會計檔案管理員。

　　7.3.2.憑證類會計檔案的歸檔原則上應在記賬月份之后的1個月內完成；非憑證類會計檔案的歸檔時間原則按《非憑證類會計檔案歸檔要求》進行歸檔，未列示的檔案內容，參照同類檔案執(zhí)行。駐外分支機構的會計檔案歸檔時間可在上述基礎上適當延長，但最長不得超過1年。為保證檔案的規(guī)范性和連續(xù)性，各類檔案的裝訂頻率一經確定通常情況不得更改。

　　7.3.3.財務云中心內部管理使用的資料不作為會計檔案管理，如內部業(yè)務受理單、銀行回單簽收記錄、特快專遞簽收單等資料，只作為財務內部資料歸檔暫存，歸檔要求為每年結束后1個月內，暫存期為3年，暫存期滿由財務云中心檔案室編制檔案銷毀清冊，并報財務部部門領導批準后自行銷毀。

　　7.3.4.財務部審計、稅務、保險，資管中心籌融資、信保、資金交易等業(yè)務所產生的各類合同原件一律作為非憑證類會計資料歸檔。

　　7.3.5.ERP及其他信息系統(tǒng)中的電子會計檔案，應按年對已滿2年的電子檔案進行歸檔。

　　7.3.6.會計檔案歸檔時經辦人應附檔案歸檔清單。歸檔清單需注明經辦人員、檔案管理員、歸檔時間、歸檔文件的內容等。檔案管理人員應當按照歸檔清單所列內容逐項清點。歸檔清單一式二聯，經辦人與檔案管理人員簽字確認后各執(zhí)一聯。

　　7.3.7.檔案管理人員應對接收的檔案完整性進行抽查并做好抽查記錄，抽查完畢后進行歸檔確認。抽查內容包括憑證清單與實物憑證是否一致，憑證裝訂是否符合檔案管理要求，但不包括會計業(yè)務處理的準確性及附件的完整性。凡抽查過程中發(fā)現不符合歸檔要求的會計檔案，會計檔案管理員有權拒收，直至滿足歸檔要求。

　　7.3.8.會計檔案歸檔介質可以根據需要選擇紙質、電子數據存儲等形式。原則上會計憑證類會計檔案應以紙質的形式歸檔；滿足6.2.1、6.2.2條件的可僅采用電子歸檔，形成電子會計檔案。

　　8.會計檔案的暫存保管

　　8.1.為方便會計檔案的使用，各單位的會計檔案在單位檔案管理部門歸檔后，可由各單位檔案管理部門暫存一定期限。暫存保管期間，各單位應編制會計檔案保管清冊，設置專用檔案庫房或檔案專柜暫存保管會計檔案。檔案庫房要具備溫濕度控制設施和良好的衛(wèi)生環(huán)境，要具備防盜、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等安全防范措施，光盤等儲存介質文件還應防磁，確保會計檔案的安全完整。庫房檔案存放索引和柜架指引標記清楚。

　　8.2.暫存期限原則上為1年，會計檔案資料較多的單位為便于查閱可適當延長暫存期限，但最長不超過3年。會計檔案的暫存期限，從會計年度終了后的第一天算起。

　　8.3.檔案管理人員要定期進行庫藏檔案的清理核對工作，做到賬、卡、物相符，使各類檔案均處于嚴格受控狀態(tài)。對破損或載體變質的檔案，要及時進行修補和復制。

　　8.4.暫存期滿后，各單位檔案管理員應編制會計檔案移交清冊，移交公司檔案管理部門統(tǒng)一保管。

　　8.5.公司紙質會計檔案的暫存檔案庫分別設置在負責會計核算的會計檔案單位，產生會計檔案的其他部門需及時移交至暫存檔案庫，統(tǒng)一保管。

　　9、會計檔案暫存期間的使用

　　9.1.會計檔案暫存期間內，公司內、外人員查閱和復印會計檔案的審批權限：

　　（1）會計檔案單位人員查閱和復?。ㄅ恼?，下同）會計檔案，需經會計檔案單位處長或經理級領導書面同意；

　?。?）集團（含其下屬子公司）內非會計檔案單位人員查閱和復印會計檔案，需經查閱和復印人員所在單位負責人書面審核，并經會計檔案單位主管檔案管理的處長或經理級領導書面同意；

　?。?）集團（含其下屬子公司）外人員因特殊需要需查閱和復印會計檔案的，需有正式介紹信，并經會計檔案單位負責人（單位負責人包括所有部長級領導，下同）書面同意。

　　9.2.查閱人員在查閱和復印前需按照上述“9.1”的審批權限經相關人員簽字同意，并辦理登記手續(xù)。檔案管理員負責查找并提供需查詢的會計檔案所在冊（本），查閱人員不得自行進入檔案存放處翻查。會計檔案管理員應監(jiān)督查閱和復印過程。

　　9.3.各單位保存的會計檔案歸檔后原則上一律不得借出。如根據實際情況，確實需要借出會計檔案的，需經會計檔案單位負責人書面同意后，方可提供借閱，并辦理登記手續(xù)。嚴禁私自將借出的檔案資料轉借他人。

　　9.4.已歸檔會計檔案借出時，每次借出冊數不得超過10冊，借閱期限最長不超過15天，借閱人員必須按期歸還，確需繼續(xù)使用，應到各單位檔案管理部門辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借手續(xù)審批權限參見9.3執(zhí)行。超期未還且未辦理續(xù)借手續(xù)的，各單位檔案管理部門按照“16會計檔案管理考核”考核細則提出考核建議交財務部，由財務部實施考核。各單位檔案管理人員負責未歸還檔案的后續(xù)催還。

　　9.5.借出會計檔案歸還時，檔案管理員應對歸還的會計檔案進行完整性檢查，并辦理注銷手續(xù)。

　　9.6.嚴禁查閱、復印和借閱會計檔案的人員在會計檔案上涂畫、拆封和抽換，不得損壞檔案原貌。

　　10.會計檔案暫存期滿的移交

　　10.1.暫存期滿后，各單位應向公司檔案管理部門辦理交接手續(xù)，移交會計檔案。

　　10.2.移交會計檔案時，由移交單位編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容；交接雙方按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人負責監(jiān)交；交接完畢后，交接雙方經辦人和監(jiān)交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

　　10.3.電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數據一并移交,且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規(guī)定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。

　　11、會計檔案的長期保管

　　11.1.公司檔案管理部門應指定專人和設置會計檔案專柜對各單位送交的會計檔案進行分類保管，保證查閱便捷。公司檔案管理部門對會計檔案的接收和管理嚴格按照《公司檔案管理辦法》及相關實施細則的要求執(zhí)行。

　　11.2.公司檔案管理部門對各單位移交的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，公司檔案管理部門應當會同檔案報送單位和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。

　　11.3.會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。會計檔案的保管期限，從檔案發(fā)生的會計年度終了后的第一天算起。

　　11.4.本辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應當按照《會計檔案保管期限表》所列期限執(zhí)行。各單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似檔案的保管期限辦理。

　　11.5.會計檔案在保管過程中發(fā)生毀損或遺失情況的，會計檔案管理單位負責人應及時指導相關人員采取各種補救措施，盡最大努力獲得重新建檔的相關資料（如從業(yè)務人員或外部單位等處獲得資料），以便會計檔案的重新形成。

　　12.會計檔案的鑒定

　　12.1.公司檔案管理部門定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，形成會計檔案鑒定意見書。

　　12.2.經鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計檔案,應當重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。

　　12.3.會計檔案鑒定工作由公司檔案管理機構牽頭，組織單位財務部、暫存保管單位、審計部、紀檢監(jiān)察部等機構或人員共同進行。

　　13、會計檔案的銷毀

　　13.1.會計檔案達到保管期的，經鑒定可以銷毀的會計檔案，除本辦法13.2、13.3條規(guī)定的情形外，應按照以下程序銷毀：

　?。?）會計檔案暫存期間達到保管期的，由各單位檔案管理員提出銷毀意見并編制會計檔案銷毀清冊；會計檔案移交到公司檔案管理部門后達到保管期的由公司檔案管理部門同會計檔案單位提出銷毀意見并編制會計檔案銷毀清冊。

　?。?）會計檔案銷毀清冊應列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。

　　（3）會計檔案單位負責人審核，并在會計檔案銷毀清冊上簽署審核意見。

　?。?）主管財務的公司領導在會計檔案銷毀清冊上簽署審批意見。

　?。?）銷毀會計檔案時，應當由公司檔案管理部門和會計檔案單位共同派員監(jiān)銷，審計部門參與監(jiān)銷。

　?。?）監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告主管財務的公司領導。

　　13.2.電子會計檔案的銷毀還應當符合國家有關電子檔案的規(guī)定,并由公司檔案管理部門、財務部、暫存保管會計檔案單位和流程數據創(chuàng)新部共同派員監(jiān)銷。

　　13.3.保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，電子會計檔案單獨轉存,保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

　　13.4.正在項目建設期間的建設單位形成的會計檔案，需移交給建設項目接受單位的，應當在辦理竣工財務決算后及時移交，即使保管期滿仍不得銷毀，應按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　13.5.會計檔案銷毀清冊應按會計檔案管理和保管要求進行歸檔和長期保管。

　　14.其他特殊規(guī)定

　　14.1.公司原有部門從公司分立后，其原有的會計檔案仍由公司統(tǒng)一保管，分立后的部門可查閱、復印和借閱與其業(yè)務相關的會計檔案；部門分立時未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業(yè)務相關方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　14.2.公司原部門部分業(yè)務移交其他單位后，所移交業(yè)務涉及的會計檔案應當由原部門保管，承接業(yè)務部門可查閱、復印和借閱與其業(yè)務相關的會計檔案，對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由承接業(yè)務單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　14.3.公司部門合并后原各部門解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各部門的會計檔案應當由合并后的部門統(tǒng)一保管；合并后原各部門仍存續(xù)的，其會計檔案仍應由原各部門保管。

　　14.4.公司部門因撤銷或者其他原因而終止業(yè)務的，其會計檔案應當移交公司檔案管理部門代管。原部門撤銷時未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業(yè)務相關方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　14.5.公司委托中介機構代理記賬的，應當在簽訂的書面委托合同中，明確會計檔案的管理要求及相應責任。

　　14.6.關于保管期限的銜接規(guī)定

　　14.6.1.新《管理辦法》與原《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限不一致的，按照新《管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。

　　14.6.2.已到原《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鑒定可以銷毀但尚未進行銷毀的會計檔案，應按照新《管理辦法》的規(guī)定組織銷毀；已到原《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鑒定予以繼續(xù)保管的會計檔案，應按照新《管理辦法》確定繼續(xù)保管期限。

　　14.6.3.已到原《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限，但2015年12月31日前尚未進行鑒定的會計檔案，應按照新《管理辦法》的規(guī)定進行鑒定，確定銷毀或繼續(xù)保管。確定銷毀的，應按照新《管理辦法》的規(guī)定組織銷毀；確定繼續(xù)保管的，應按照新《管理辦法》確定繼續(xù)保管期限。

　　14.6.4.未到原《管理辦法》規(guī)定的最低保期限的會計檔案，應按照新《管理辦法》的規(guī)定重新劃定保管期限。

　　14.7.關于電子會計檔案歸檔的銜接規(guī)定

　　14.7.1公司在新《管理辦法》施行前已利用現代信息技術手段開展會計核算和會計檔案管理，其有關工作符合《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》（財會〔2013〕20號）的要求，所形成的、尚未移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管的會計資料符合新《管理辦法》6.2.1、6.2.2規(guī)定的電子會計檔案歸檔條件的，可僅以電子形式歸檔保管。2014年以前形成的會計資料一律按照原《會計檔案管理辦法》的規(guī)定歸檔保管。

　　14.7.2.公司根據新《會計檔案管理辦法》僅以電子形式保存會計檔案的，原則上應從一個完整會計年度的年初開始執(zhí)行，以保證其年度會計檔案保管形式的一致性。

　　15、會計檔案的信息化管理

　　為使會計檔案的管理更加規(guī)范和系統(tǒng)化，各單位應借助公司的信息化管理平臺，逐步將檔案管理工作納入信息化管理，實現檔案信息的數字化和網絡化、以及檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，形成檔案信息資源的高度共享。

　　16.會計檔案管理情況檢查

　　財務部將定期或不定期對各單位會計檔案管理情況進行檢查，結合“17會計檔案管理考核”給予責任單位和職工相關實際考核，并將檢查結果和考核情況予以通報。

　　17、會計檔案管理考核

　　為加強公司會計檔案的管理，保證會計檔案的妥善保管，提高員工會計檔案管理工作積極性，特制訂以下考核細則：

　　17.1.有下列行為之一的，給予單位和個人通報表揚、經濟獎勵。

　　17.1.1.對會計檔案的收集、整理、提供利用做出顯著成績者。

　　17.1.2.對會計檔案的保護和現代化管理做出顯著成績者。

　　17.2.有下列行為之一的，給予單位和個人通報批評；若未給公司造成損失的，視具體情況對責任人處XXX元以下罰款；若給公司造成損失的，對責任人處XXX元以上XXXX元以下罰款，并視情況責令責任人賠償損失，同時可考慮給予責任人降職、降薪、辭退等行政處罰；有違法所得的，沒收違法所得；觸犯法律構成犯罪的，移送司法機關追究刑事責任。

　　17.2.1.不按規(guī)定歸檔或不按期歸還會計檔案的。

　　17.2.2.損毀、丟失、擅自銷毀公司會計檔案的。

　　17.2.3.擅自提供、抄錄、公布、轉借公司會計檔案材料，泄露公司商業(yè)秘密的。

　　17.2.4.涂改、偽造會計檔案的。

　　17.2.5.擅自出賣、轉讓會計檔案或檔案復制件，侵犯公司知識產權的。

　　17.2.6.會計檔案工作人員玩忽職守，造成會計檔案受損害的。

　　17.2.7.其他造成公司會計檔案受損，給公司帶來損失的行為。