數字檔案和電子檔案區(qū)別，電子文件是信息時代政府管理、經濟運行、社會運轉和歷史傳承的重要工具和載體，是國家的核心戰(zhàn)略資源。

　　1、什么是電子文件？

　　電子文件，指在數字設備及環(huán)境中生成，以數碼形式存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體，依靠計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。具有真實性、完整性，安全性和有效性等特征。

　　2、與電子文件歸檔相關的規(guī)范要求

　　【國家標準】電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

　　【行業(yè)標準】政務服務事項電子文件歸檔規(guī)范

　　【行業(yè)標準】電子文件歸檔光盤技術要求和應用規(guī)范

　　【行業(yè)標準】文書類電子檔案檢測一般要求

　　《電子檔案單套管理一般要求（征求意見稿）》全文

　　3、電子文件歸檔要求

　　電子文件的歸檔包括電子文件及其元數據的收集、電子文件格式轉換、歸檔數據包組織和存儲等工作。

　　電子文件歸檔與紙質文件材料歸檔的主要區(qū)別是增加了電子檔案必須具有真實性、可靠性、完整性、可用性的“四性”要求。

　　真實性要求電子文件、電子檔案的內容、邏輯結構和形成背景與形成時的原始狀況相一致；

　　可靠性要求電子文件、電子檔案的內容完全和正確地表達其所反映的事務、活動或事實；

　　完整性要求電子文件、電子檔案的內容、結構和背景信息齊全且沒有破壞、變異或丟失；

　　可用性要求電子文件、電子檔案可以被檢索、呈現或理解。

　　達不到真實性、可靠性、完整性要求的電子檔案就不能與紙質檔案一樣具有法律效力；達不到可用性要求的電子檔案是沒有保存意義的檔案?？傊?，達不到"四性"要求的電子檔案就不是真正意義上的電子檔案。

　　保證電子檔案"四性"的目標是格式統(tǒng)一、數據規(guī)范、長期可讀、便于共享。落實這個目標主要依靠統(tǒng)一電子文件格式和保存電子檔案元數據。

　　3.1電子文件格式

　　2016年發(fā)布的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894--2016）比較全面、明確地提出了各類電子檔案歸檔的格式要求。

　　電子文件歸檔格式應具備格式開放、不綁定軟硬件、顯示一致性、可轉換、易于利用等性能，能夠支持同級國家綜合檔案館向長期保存格式轉換。電子文件應以通用格式形成、收集并歸檔，或在歸檔前轉換為通用格式。

　　版式文件格式可采用PDF、PDF/A格式。

　　以文本、位圖文件（由無數色彩點組成的圖像）形成的文書、科技、專業(yè)類電子文件應按以下要求歸檔∶電子公文正本、定稿、公文處理單應以版式文件格式，其他電子文件、電子文件組件可以版式文件、RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG等通用格式歸檔。電子文件及其組件可按順序合并轉換為一個版式文件。

　　在計算機輔助設計與制造過程中形成的科技類電子文件應按以下要求歸檔∶二維矢量文件以SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF等格式歸檔;三維矢量文件，需永久保存的應轉換為STEP格式歸檔，其他可根據需要按二維矢量文件的格式要求轉為二維矢量文件歸檔。

　　以數據庫文件形成的科技、專業(yè)類電子文件，應根據數據庫表結構及電子檔案管理要求轉換為ET、XLS、DBF、XML等任一格式歸檔，或參照紙質表單或電子表單版面格式將應歸檔數據庫數據轉換為版式文件歸檔。照片類電子文件以JPG、TIF等格式歸檔;錄音類電子文件以WAV、MP3等格式歸檔;錄像類電子文件以MPG、MP4、FLV、AV等格式歸檔。珍貴且需永久保存的可收集、歸檔一套MXF格式文件。公務電子郵件以EML格式，網頁、社交媒體類電子文件以HTML等格式歸檔。

　　專用軟件生成的電子文件原則上應轉換成通用格式歸檔。

　　3.2電子檔案元數據

　　元數據是描述電子文件、電子檔案的內容、背景、結構及其管理過程的數據。許多人把元數據稱為"數據的數據"。元數據可以體現電子檔案的真實性、可靠性、完整性，以保證文件的證據力；元數據還可以描述文件的特征，精確定位文件在數據庫系統(tǒng)內的位置，為用戶提供多途徑檢索，并保證電子檔案的可用性。

　　8號令規(guī)定"機關對應歸檔電子文件的元數據、背景信息等要進行相應歸檔"。10號令也規(guī)定"企業(yè)對歸檔的電子文件的元數據要進行相應歸檔"。《機關檔案管理規(guī)定》第三十條規(guī)定∶電子文件應當連同元數據一并收集。

　　元數據至少要有以下內容∶題名、文件編號、責任者、日期、機構或問題、保管期限、密級、格式信息、計算機文件名、計算機文件大小、文檔創(chuàng)建程序等文件實體元數據;記錄有關電子文件擬制、辦理活動的業(yè)務行為、行為時間和機構人員名稱等元數據，應記錄的擬制、辦理活動包括發(fā)文的起草、審核、簽發(fā)、復核、登記、用印、核發(fā)等，收文的簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復等。

　　聲像類電子文件應歸檔元數據包括題名、攝影者、錄音者、攝像者、人物、地點、業(yè)務活動描述、密級、計算機文件名等。