江夏區(qū)是湖北武漢的一個下轄區(qū)，地處武漢市南部，北與洪山區(qū)接壤，南與咸寧市相連，東臨鄂州市、大冶市，西與蔡甸區(qū)、漢南區(qū)隔江相望。江夏區(qū)是典型的魚米之鄉(xiāng)，形成了糧油、水產(chǎn)、蔬菜、畜禽、茶葉、水果、蓮藕、種業(yè)、休閑農(nóng)業(yè)九大優(yōu)勢特色產(chǎn)業(yè)相互促進、相互支撐、日益健全的現(xiàn)代都市農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)體系。與此同時，江夏區(qū)歷史較為悠久，是楚文化的發(fā)祥地之一，地處中華府邸，素有“楚天首縣”之稱。因此，江夏區(qū)留存了較為豐富的檔案資源，包括珍貴的歷史檔案和重要的現(xiàn)代檔案等。近些年來，隨著檔案數(shù)字化不斷發(fā)展，江夏區(qū)也積極響應(yīng)國家號召，開展檔案整理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作。

　　江夏區(qū)檔案整理數(shù)字化的大致流程：

　　一、檔案出庫。需要對每一本檔案材料做出庫登記、入庫盤點、雙方核對、驗收移交。

　　二、整理編碼、核對。對接收的每本檔案材料進行核查與整理，比如拆除材料紙頁上舊的裝訂、對存在破損或未達掃描標準的材料進行技術(shù)修復(fù)，編制材料的類號和頁號，整理編碼完成后仔細核查準確，防止漏編錯編。

　　三、電子目錄的錄入、校對、調(diào)整。將每一份檔案紙質(zhì)材料編制對應(yīng)的電子目錄，對完成的目錄進行校對，確保轉(zhuǎn)確率、避免出現(xiàn)錯別字等，還要核查檔案材料的形成日期、材料具體頁數(shù)是否有誤。

　　四、檔案文件掃描。要將全部檔案材料逐件按照順序掃描，形成檔案材料電子檔原始圖像。

　　五、原始圖像制作、數(shù)據(jù)初審、高清圖像刻作。對原始掃描圖像進行修整，比如在不影響材料內(nèi)容的前提下對紙張的破損、遺留的裝訂痕跡進行修理;修整后要對電子數(shù)據(jù)進行核查核對，并作圖像高清刻作。

　　六、重新裝訂并檢查。要保證紙質(zhì)文件順序與電子檔文件順序完全一致，打印并加裝新的檔案材料目錄、隔頁紙和檔案正文內(nèi)容，檢查類頁號是否填寫缺漏、文件是否有錯裝、漏裝，核查無誤后將紙質(zhì)檔案封盒。

　　七、數(shù)據(jù)總審入庫。對電子檔數(shù)據(jù)進行檢查復(fù)核，確定各方面細節(jié)無誤、數(shù)據(jù)內(nèi)容符合標準規(guī)則后，將電子檔數(shù)據(jù)刻作入庫，將檔案紙質(zhì)材料與電子檔數(shù)據(jù)庫移交。

　　傳統(tǒng)的檔案整理方法對檔案整理數(shù)字化工作開展的影響：

　　第一，密與非密不分，直接影響掃描數(shù)據(jù)的存儲、管理及利用?，F(xiàn)在的保密要求明確規(guī)定：密與非密混在一起，一律按涉密數(shù)據(jù)處理;低密級數(shù)據(jù)與高密級數(shù)據(jù)混在一起，一律按最高密級數(shù)據(jù)處理。對于行政審批、干部人事等材料，往往結(jié)論性的最終批復(fù)材料都是可公開的信息，而報批材料和機關(guān)內(nèi)部審批過程中形成的內(nèi)部文件，往往帶有敏感信息和涉密內(nèi)容?，F(xiàn)在，將可公開的政府信息和涉密或敏感信息混在一起，不僅讓掃描后形成的數(shù)據(jù)出不了涉密網(wǎng)，更極大地限制了可公開信息的共享和檔案數(shù)字化成果的利用服務(wù)。

　　第二，用一條目錄對應(yīng)若干個“自然件”，經(jīng)數(shù)字化掃描，常常造成一條文件目錄下面掛接了若干個“自然件”的情況，猶如將所有的“自然件”書寫在同一頁紙上。由于數(shù)字影像的閱讀與紙質(zhì)檔案的閱讀有著很大的不同，當閱讀者不懂檔案整理規(guī)則時，在一條目錄下面閱讀到多個與目錄不相對應(yīng)的“自然件”，勢必造成閱讀障礙。

　　在檔案數(shù)字化過程中，如何解決傳統(tǒng)檔案整理方法對數(shù)字化工作帶來的負面影響，可以采取的措施主要包括以下這些：

　　第一，即“拆件”，以“自然件”為單位，進行數(shù)字化。在檔案數(shù)字化前處理階段，就將原來的檔案，以“自然件”為單位，重新登記。

　　第二，補目錄。對于每個自然件，都給予一條對應(yīng)的目錄。尤其是正式的收發(fā)文，必須一文一目錄。其他內(nèi)部文件，編目時可以簡單化，僅僅標明主題及之一、之二等即可。在著錄時，必須標明密級及公開與否等信息。

　　第三，補編檔號。在原有檔號基礎(chǔ)上，增加一個件號字段，保證新出生的每條目錄都有編號。同時，以原有的檔號，保持文件之間的有機聯(lián)系。

　　計算機的優(yōu)勢就是不怕細，只怕粗。以“自然件”為單位進行數(shù)字化，能夠較好地解決管理、利用中的涉密和閱讀的問題。尤其是針對建國后形成的檔案，不失為一種有效的補救措施與方法。