機關檔案是指機關在公務活動中形成的，對國家和社會有查考、利用和保存價值的各種形式、各種載體的歷史記錄。在機關日常工作過程中，形成最多的檔案類型是機關紙質檔案?，F(xiàn)如今，隨著信息化建設的不斷推進，我國機關檔案管理正逐步向數(shù)字化轉型，按照國家政策要求，開展機關紙質檔案數(shù)字化建設，統(tǒng)籌傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作，并建立檔案數(shù)字化常態(tài)機制，積極實施紙質檔案數(shù)字復制件的全文識別，建立室藏傳統(tǒng)載體檔案目錄數(shù)據庫，強化檔案數(shù)字化全過程監(jiān)管，保證檔案數(shù)字化成果的質量、安全和有效利用。

　　機關紙質檔案數(shù)字化外包的主要工作內容：

　　1. 基本設置?；驹O置是對檔案管理的基本參數(shù)進行設置，明確檔案管理系統(tǒng)的使用單位、各人員權限、檔案類型、庫房位置、保管期限等情況，是檔案管理系統(tǒng)開展日常業(yè)務工作的前提。基本設置一般由單位主管、檔案工作負責人及相關領導共同確定(普通工作人員不涉及)，在單位引進檔案管理系統(tǒng)時進行，具體通過系統(tǒng)的系統(tǒng)設置和基礎信息兩大模塊實現(xiàn)。系統(tǒng)設置和基礎信息兩大模塊的使用。

　　2. 檔案導入。檔案業(yè)務工作的第一步就是檔案的收集與整理，反映在檔案管理系統(tǒng)中就是檔案導入工作。數(shù)字化檔案的導入，首先仍然是檔案卷宗信息的導入。通過檔案收集模塊的檔案導入界面下載模板，根據模板錄入檔案的卷宗信息(包括卷內目錄)，然后導入系統(tǒng)中，形成相應的檔案信息。其次是檔案全文的導入。通過檔案收集中的文件導入，將檔案的全文文件導入系統(tǒng)，并與相應的檔案卷宗對應。

　　3. 檔案入庫。檔案入庫是指將已經導入系統(tǒng)的檔案存放進庫房，這主要針對的是有紙質載體的檔案。因為現(xiàn)在很多地方實行的是紙質與電子的雙套制，即既有電子檔案、又有對應的紙質載體，所以除了純紙質檔案外，許多電子檔案也有對應的紙質部分。檔案入庫針對的就是純紙質檔案和電子檔案的紙質部分。

　　檔案入庫的操作通過檔案存儲的檔案入庫頁面實現(xiàn)。在待入庫列表上，勾選要入庫的檔案，點擊“分配庫位”，選擇要存放的庫房、庫位，點擊“確認”即可。當然在檔案系統(tǒng)內完成入庫的同時，必須將對應的紙質檔案存放到相應的庫房、庫位中。

　　4. 檔案借閱。在檔案公布后，單位如有查看檔案的需要，可通過檔案借閱對已公布的檔案進行借閱。檔案借閱既可借閱紙質檔案，又可借閱電子檔案。檔案借閱的實現(xiàn)，主要通過系統(tǒng)的“檔案借閱”模塊，在檔案借閱的全文檢索中查詢到需借閱的檔案后，直接點擊借閱申請進行借閱，也可添加進檔案車后再行借閱申請。

　　5. 檔案銷毀。檔案銷毀是指保管期限到期后，經過檔案負責人鑒定，對需要銷毀的檔案進行銷毀。檔案銷毀，首先是確定需要銷毀的檔案，然后進行銷毀，在檔案管理系統(tǒng)內對檔案進行銷毀的同時，也要將相應的紙質部分進行處理，可派專人登記銷毀。

　　6. 檔案利用。檔案利用是指對檔案的利用情況的查看，通過系統(tǒng)的“檔案存儲模塊”中的“庫房利用率和檔案利用率”，即可查看單位對檔案的利用情況。檔案作為一種信息資源，對組織和個人工作活動來說起著原始憑證作用和重要的參考作用，只有對其進行充分利用，才能在最大程度上發(fā)揮檔案資源的價值。因此，檔案的利用環(huán)節(jié)十分重要。

　　檔案數(shù)字化轉型和升級對我國的檔案管理和建設起著非常重要的作用。因此，為了促進檔案數(shù)字化轉型和升級工作，我國積極開展檔案數(shù)字化建設和升級，將其作為檔案管理和建設的重點。

　　綜上所述，機關紙質檔案數(shù)字化外包是檔案管理現(xiàn)代化的重要舉措，也是機關單位應對數(shù)字化轉型挑戰(zhàn)的有效途徑。通過外包，機關單位能夠將有限的資源集中于核心業(yè)務，同時借助專業(yè)機構的技術優(yōu)勢，確保檔案數(shù)字化工作的高效、安全和合規(guī)。未來，隨著檔案數(shù)字化技術的不斷發(fā)展和外包服務的進一步規(guī)范化，機關單位的檔案管理將更加智能化、便捷化，為機關工作的高效開展和信息化建設提供有力支撐。