檔案數(shù)字化就是通過計(jì)算機(jī)、掃描、圖像處理、光學(xué)字符識(shí)別等新興技術(shù)手段對(duì)傳統(tǒng)的實(shí)體檔案進(jìn)行加工，將其轉(zhuǎn)換為以二進(jìn)制形式存儲(chǔ)在特定管理系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)字化檔案的過程。在數(shù)字化檔案加工過程中，主要包括檔案的預(yù)處理、掃描、圖像處理和光學(xué)字符識(shí)別、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收等一系列環(huán)節(jié)。其中，數(shù)字化檔案驗(yàn)收是確保最終的數(shù)字化檔案質(zhì)量，確保數(shù)字化檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。

　　數(shù)字化檔案驗(yàn)收主體：

　　1. 加工方，即承擔(dān)檔案數(shù)字化加工任務(wù)的單位，是檔案數(shù)字化驗(yàn)收的首要驗(yàn)收主體。加工方在完成檔案數(shù)字化加工后，需首先進(jìn)行自查，確保數(shù)字化成果的質(zhì)量符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。自查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，加工方需及時(shí)進(jìn)行整改，以確保數(shù)字化成果的準(zhǔn)確性和完整性。然后向業(yè)主方提交完整的驗(yàn)收材料，包括數(shù)字化成果、自檢報(bào)告、整改報(bào)告等。并在業(yè)主方進(jìn)行驗(yàn)收時(shí)需積極配合，提供必要的協(xié)助和支持。如果業(yè)主方提出異議或發(fā)現(xiàn)問題，加工方需及時(shí)回應(yīng)并進(jìn)行整改。

　　2. 業(yè)主方，即委托加工方進(jìn)行檔案數(shù)字化加工的單位，是檔案數(shù)字化驗(yàn)收的另一重要驗(yàn)收主體。業(yè)主方需要根據(jù)檔案數(shù)字化的特點(diǎn)和需求，制定詳細(xì)的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和要求。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和要求應(yīng)涵蓋數(shù)字化成果的準(zhǔn)確性、完整性、可讀性、安全性等方面。之后組織驗(yàn)收小組對(duì)加工方提交的驗(yàn)收材料進(jìn)行仔細(xì)審查，并對(duì)照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行實(shí)地檢查。并根據(jù)需根據(jù)檢查結(jié)果，填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，并提出具體的驗(yàn)收意見。如果驗(yàn)收不合格，業(yè)主方需監(jiān)督加工方進(jìn)行整改，并組織復(fù)驗(yàn)，確保數(shù)據(jù)的完整正確。

　　數(shù)字化檔案驗(yàn)收指標(biāo)：

　　1.應(yīng)對(duì)目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)收，主要包括數(shù)據(jù)庫中各條目的內(nèi)容、格式等的準(zhǔn)確程度、必填項(xiàng)是否填寫等。

　　2.應(yīng)對(duì)元數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)收，主要包括元數(shù)據(jù)元素的完整性和賦值規(guī)范性等。

　　3.應(yīng)對(duì)數(shù)字圖像進(jìn)行驗(yàn)收，主要包括數(shù)字化參數(shù)、存儲(chǔ)路徑、命名的準(zhǔn)確性、圖像的完整性、排列順序的準(zhǔn)確性、圖像質(zhì)量等。

　　4.應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)掛接進(jìn)行驗(yàn)收，主要包括目錄數(shù)據(jù)與其對(duì)應(yīng)的數(shù)字圖像的掛接的準(zhǔn)確性等。

　　5.應(yīng)對(duì)工作文件進(jìn)行驗(yàn)收，主要包括工作文件的完整性、規(guī)范性等。

　　6.應(yīng)對(duì)存儲(chǔ)載體進(jìn)行驗(yàn)收，主要包括載體的可用性、有無病毒等。

　　數(shù)字化檔案驗(yàn)收的兩個(gè)階段：

　　第一階段：階段性驗(yàn)收。階段性驗(yàn)收是在檔案數(shù)字化加工過程中進(jìn)行的，旨在監(jiān)控?cái)?shù)字化工作的進(jìn)度和質(zhì)量，確保檔案數(shù)字化加工過程中的每個(gè)階段都符合預(yù)定的標(biāo)準(zhǔn)和要求。

　　在階段性驗(yàn)收過程中，需要對(duì)數(shù)字化加工成果進(jìn)行抽檢，核查數(shù)據(jù)掛接質(zhì)量，確保數(shù)據(jù)掛接的準(zhǔn)確率和電子數(shù)據(jù)的可利用性;檢查數(shù)據(jù)庫中各條目的內(nèi)容、格式、必填項(xiàng)等是否完整準(zhǔn)確，隨機(jī)抽查數(shù)字圖像的清晰度、完整性、排列順序、命名準(zhǔn)確性等，確保符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。在階段性驗(yàn)收過程中，也需要及時(shí)記錄發(fā)現(xiàn)的問題，并向相關(guān)部門或團(tuán)隊(duì)反饋，以便及時(shí)整改和優(yōu)化。在當(dāng)前的檔案數(shù)字化階段性驗(yàn)收流程中，主要采用兩種數(shù)據(jù)抽檢方式：一是手動(dòng)隨機(jī)抽取數(shù)據(jù)并進(jìn)行表格手動(dòng)登記，二是利用數(shù)字化加工系統(tǒng)自帶的抽檢功能進(jìn)行數(shù)據(jù)抽檢。與手工抽檢相比，數(shù)字化加工系統(tǒng)自帶的抽檢功能可以確保抽檢的隨機(jī)性和全面性，從而提升驗(yàn)收的準(zhǔn)確性和可靠性。

　　第二階段：終驗(yàn)。終驗(yàn)是在檔案數(shù)字化加工工作全部完成后進(jìn)行的，旨在全面評(píng)估數(shù)字化工作的整體質(zhì)量和效果。終驗(yàn)需要邀請(qǐng)檔案專家或第三方機(jī)構(gòu)參與，對(duì)檔案數(shù)字化成果進(jìn)行全面檢查與評(píng)估，確保數(shù)字圖像、檔案目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、工作文件、存儲(chǔ)載體等的完整性和準(zhǔn)確性。此外，還需檢查數(shù)據(jù)掛接的準(zhǔn)確性和存儲(chǔ)載體的可用性、安全性等。驗(yàn)收合格后，填寫《紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗(yàn)收登記表》并由相關(guān)負(fù)責(zé)人和專家簽字確認(rèn)。如果在終驗(yàn)中發(fā)現(xiàn)不合格項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門或團(tuán)隊(duì)進(jìn)行整改。整改完成后，需重新進(jìn)行驗(yàn)收，直至所有項(xiàng)目均符合標(biāo)準(zhǔn)。驗(yàn)收通過后，按照相關(guān)規(guī)定履行還卷入庫手續(xù)，并對(duì)數(shù)字化成果進(jìn)行備份和移交，確保數(shù)字化成果的安全性和可訪問性。