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所謂網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng),是隨著檔案數(shù)字化發(fā)展而衍生出來的一個(gè)數(shù)字化檔案管理平臺(tái)。檔案數(shù)字化是通過利用各種先進(jìn)技術(shù)手段,將傳統(tǒng)的實(shí)體檔案轉(zhuǎn)換為以數(shù)字形式存儲(chǔ)在特定的檔案管理系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)字化檔案的過程。隨著檔案數(shù)字化加工在全國的發(fā)展壯大和普及,社會(huì)大眾對(duì)于網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)的需求也越來越廣泛。
網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)的作用和功能:
1、未歸檔文件管理。包括文件信息著錄、開放管理、文件鑒定、文件銷毀、文件歸檔、文件檢索、打印輸出等,涵蓋文件管理的全過程。
2、電子文件權(quán)限控制。在系統(tǒng)維護(hù)中,增加了對(duì)電子文件操作的權(quán)限。
3、全宗管理。包括全宗著錄、全宗修改、全宗歷史、全宗信息統(tǒng)計(jì)、檢索利用、打印輸出等。
4、資料管理。包括資料著錄、開放管理、資料鑒定、資料銷毀、檢索查詢、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、打印輸出等。
5、卷內(nèi)文件管理。包括卷內(nèi)文件著錄、拆卷管理、插卷管理、開放管理、卷內(nèi)文件鑒定、卷內(nèi)文件銷毀、檢索利用、打印輸出等。提供“掃描”功能,對(duì)檔案原件掃描后的大量圖形文件進(jìn)行管理,同時(shí)可參照掃描圖形文件進(jìn)行著錄。
6、歸檔文件管理 包括歸檔文件著錄、拆件管理、插件管理、開放管理、歸檔文件鑒定、歸檔文件銷毀、檢索利用、打印輸出等。
7、綜合檢索 跨模塊對(duì)文件、檔案、資料進(jìn)行按關(guān)鍵詞檢索,可以查看檢索返回記錄的詳細(xì)信息,可以查看所包含的電子文件。
8、系統(tǒng)維護(hù) 包括分類數(shù)據(jù)設(shè)置、提示數(shù)據(jù)設(shè)置、倒排數(shù)據(jù)設(shè)置、用戶管理、權(quán)限設(shè)置、系統(tǒng)日志管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等功能。
9、電子文件著錄 包括模板名稱定義、自動(dòng)提取項(xiàng)設(shè)置、選擇電子原文、指定電子原文屬于的模板、執(zhí)行自動(dòng)提取等功能。
10、借閱管理 檢索文件、檔案或資料信息、進(jìn)行借閱登記;歸還時(shí),直接選擇借閱的記錄進(jìn)行“歸還”操作。
11、電子文件屬性信息著錄 在多媒體組建中增加了電子文件屬性信息著錄功能。針對(duì)每個(gè)電子文件,可以錄入文件名稱、圖號(hào)等著錄項(xiàng)。著錄項(xiàng)可以由用戶自行設(shè)置。
網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì):
1. 提高工作效率。檔案管理系統(tǒng)通過自動(dòng)化和集中化管理,顯著提高了組織的工作效率。它能夠自動(dòng)化許多手動(dòng)流程,如文檔分類、元數(shù)據(jù)捕獲和工作流管理,減少了人為錯(cuò)誤和重復(fù)勞動(dòng)。比如,數(shù)字文檔存檔功能可以將所有通信、打印文件、電子郵件等轉(zhuǎn)換為可搜索的PDF文件,從而大大加快了文檔處理速度。此外,網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)還提供智能搜索和過濾功能,使用戶能夠在幾秒鐘內(nèi)找到所需的檔案,避免了繁瑣的手動(dòng)查找。
2. 增強(qiáng)數(shù)據(jù)安全性。數(shù)據(jù)安全性是網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)的核心優(yōu)勢(shì)之一。線上檔案管理系統(tǒng)通過多層次的安全措施,確保檔案的機(jī)密性和完整性。例如,有些檔案管理系統(tǒng)具備強(qiáng)大的版權(quán)控制功能,可以嚴(yán)格控制誰可以查看或下載特定材料;還可以通過加強(qiáng)檔案信息保護(hù)。系統(tǒng)還支持多級(jí)權(quán)限和安全性設(shè)置,確保只有授權(quán)用戶可以訪問敏感信息,如加密、訪問權(quán)限設(shè)置、防火墻等手段。此外,檔案管理系統(tǒng)還可以記錄所有的訪問和操作行為,便于追蹤和審查,進(jìn)一步提升了數(shù)據(jù)安全性。
3. 支持合規(guī)性和法規(guī)遵從。檔案管理系統(tǒng)軟件在支持合規(guī)性和法規(guī)遵從方面發(fā)揮了重要作用。它能夠幫助組織滿足各種法律和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。例如,檔案管理系統(tǒng)可以通過對(duì)所有記錄應(yīng)用保留政策來增強(qiáng)合規(guī)性,確保公司文件的可追溯性和法律價(jià)值。網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)還能夠管理文檔的生命周期,從創(chuàng)建到銷毀,確保每一步都符合相應(yīng)的法規(guī)要求。通過自動(dòng)化的合規(guī)性檢查和報(bào)告功能,幫助組織減少了合規(guī)風(fēng)險(xiǎn),確保業(yè)務(wù)運(yùn)營的合法性。
綜上所述,網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)作為檔案管理領(lǐng)域的重要?jiǎng)?chuàng)新,通過數(shù)字化、智能化和網(wǎng)絡(luò)化手段,為檔案管理帶來了諸多優(yōu)勢(shì)。盡管在應(yīng)用過程中面臨技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、系統(tǒng)性能等挑戰(zhàn),但隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步和應(yīng)用場景的不斷拓展,網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)將在未來發(fā)揮更大的作用,為社會(huì)各領(lǐng)域提供更加高效、便捷、安全的檔案服務(wù)。
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