所謂網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)，是隨著檔案數(shù)字化發(fā)展而衍生出來的一個(gè)數(shù)字化檔案管理平臺(tái)。檔案數(shù)字化是通過利用各種先進(jìn)技術(shù)手段，將傳統(tǒng)的實(shí)體檔案轉(zhuǎn)換為以數(shù)字形式存儲(chǔ)在特定的檔案管理系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)字化檔案的過程。隨著檔案數(shù)字化加工在全國的發(fā)展壯大和普及，社會(huì)大眾對(duì)于網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)的需求也越來越廣泛。

　　網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)的作用和功能：

　　1、未歸檔文件管理。包括文件信息著錄、開放管理、文件鑒定、文件銷毀、文件歸檔、文件檢索、打印輸出等，涵蓋文件管理的全過程。

　　2、電子文件權(quán)限控制。在系統(tǒng)維護(hù)中，增加了對(duì)電子文件操作的權(quán)限。

　　3、全宗管理。包括全宗著錄、全宗修改、全宗歷史、全宗信息統(tǒng)計(jì)、檢索利用、打印輸出等。

　　4、資料管理。包括資料著錄、開放管理、資料鑒定、資料銷毀、檢索查詢、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、打印輸出等。

　　5、卷內(nèi)文件管理。包括卷內(nèi)文件著錄、拆卷管理、插卷管理、開放管理、卷內(nèi)文件鑒定、卷內(nèi)文件銷毀、檢索利用、打印輸出等。提供“掃描”功能，對(duì)檔案原件掃描后的大量圖形文件進(jìn)行管理，同時(shí)可參照掃描圖形文件進(jìn)行著錄。

　　6、歸檔文件管理 包括歸檔文件著錄、拆件管理、插件管理、開放管理、歸檔文件鑒定、歸檔文件銷毀、檢索利用、打印輸出等。

　　7、綜合檢索 跨模塊對(duì)文件、檔案、資料進(jìn)行按關(guān)鍵詞檢索，可以查看檢索返回記錄的詳細(xì)信息，可以查看所包含的電子文件。

　　8、系統(tǒng)維護(hù) 包括分類數(shù)據(jù)設(shè)置、提示數(shù)據(jù)設(shè)置、倒排數(shù)據(jù)設(shè)置、用戶管理、權(quán)限設(shè)置、系統(tǒng)日志管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等功能。

　　9、電子文件著錄 包括模板名稱定義、自動(dòng)提取項(xiàng)設(shè)置、選擇電子原文、指定電子原文屬于的模板、執(zhí)行自動(dòng)提取等功能。

　　10、借閱管理 檢索文件、檔案或資料信息、進(jìn)行借閱登記;歸還時(shí)，直接選擇借閱的記錄進(jìn)行“歸還”操作。

　　11、電子文件屬性信息著錄 在多媒體組建中增加了電子文件屬性信息著錄功能。針對(duì)每個(gè)電子文件，可以錄入文件名稱、圖號(hào)等著錄項(xiàng)。著錄項(xiàng)可以由用戶自行設(shè)置。

　　網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)：

　　1. 提高工作效率。檔案管理系統(tǒng)通過自動(dòng)化和集中化管理，顯著提高了組織的工作效率。它能夠自動(dòng)化許多手動(dòng)流程，如文檔分類、元數(shù)據(jù)捕獲和工作流管理，減少了人為錯(cuò)誤和重復(fù)勞動(dòng)。比如，數(shù)字文檔存檔功能可以將所有通信、打印文件、電子郵件等轉(zhuǎn)換為可搜索的PDF文件，從而大大加快了文檔處理速度。此外，網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)還提供智能搜索和過濾功能，使用戶能夠在幾秒鐘內(nèi)找到所需的檔案，避免了繁瑣的手動(dòng)查找。

　　2. 增強(qiáng)數(shù)據(jù)安全性。數(shù)據(jù)安全性是網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)的核心優(yōu)勢(shì)之一。線上檔案管理系統(tǒng)通過多層次的安全措施，確保檔案的機(jī)密性和完整性。例如，有些檔案管理系統(tǒng)具備強(qiáng)大的版權(quán)控制功能，可以嚴(yán)格控制誰可以查看或下載特定材料;還可以通過加強(qiáng)檔案信息保護(hù)。系統(tǒng)還支持多級(jí)權(quán)限和安全性設(shè)置，確保只有授權(quán)用戶可以訪問敏感信息，如加密、訪問權(quán)限設(shè)置、防火墻等手段。此外，檔案管理系統(tǒng)還可以記錄所有的訪問和操作行為，便于追蹤和審查，進(jìn)一步提升了數(shù)據(jù)安全性。

　　3. 支持合規(guī)性和法規(guī)遵從。檔案管理系統(tǒng)軟件在支持合規(guī)性和法規(guī)遵從方面發(fā)揮了重要作用。它能夠幫助組織滿足各種法律和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。例如，檔案管理系統(tǒng)可以通過對(duì)所有記錄應(yīng)用保留政策來增強(qiáng)合規(guī)性，確保公司文件的可追溯性和法律價(jià)值。網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)還能夠管理文檔的生命周期，從創(chuàng)建到銷毀，確保每一步都符合相應(yīng)的法規(guī)要求。通過自動(dòng)化的合規(guī)性檢查和報(bào)告功能，幫助組織減少了合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，確保業(yè)務(wù)運(yùn)營的合法性。

　　綜上所述，網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)作為檔案管理領(lǐng)域的重要?jiǎng)?chuàng)新，通過數(shù)字化、智能化和網(wǎng)絡(luò)化手段，為檔案管理帶來了諸多優(yōu)勢(shì)。盡管在應(yīng)用過程中面臨技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、系統(tǒng)性能等挑戰(zhàn)，但隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步和應(yīng)用場景的不斷拓展，網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)將在未來發(fā)揮更大的作用，為社會(huì)各領(lǐng)域提供更加高效、便捷、安全的檔案服務(wù)。