婚姻檔案整理掃描

　　婚姻檔案整理掃描是指將已婚姻證明、結(jié)婚證書、離婚證書、子女出生證明等婚姻相關(guān)文件進(jìn)行整理、分類，然后使用掃描儀對(duì)這些文件進(jìn)行數(shù)字化處理，以方便儲(chǔ)存、備份和查閱。

　　在進(jìn)行婚姻檔案整理掃描時(shí)，需要先確定需要整理的文件類型和數(shù)量，選擇合適的掃描儀和掃描格式，如PDF或JPEG等，然后進(jìn)行掃描、識(shí)別和修正。最后將數(shù)字化的文件進(jìn)行備份和存儲(chǔ)，以備需要時(shí)隨時(shí)查閱。

　　婚姻檔案整理掃描可以有效降低文件丟失和損壞的風(fēng)險(xiǎn)，也方便了文件的管理和查找，對(duì)于處理婚姻相關(guān)事務(wù)具有重要價(jià)值。

　　婚姻登記檔案管理辦法（關(guān)于婚姻登記檔案您了解多少）

　　為做好婚姻登記“跨省通辦”工作，我市正積極推進(jìn)婚姻登記檔案電子化工作。16日，記者走進(jìn)我市率先開展這項(xiàng)工作的西工區(qū)民政局，探訪婚姻登記處檔案室，為您揭開婚姻登記檔案的神秘面紗。

　　結(jié)婚登記“跨省通辦”有了時(shí)間表

　　目前，西工區(qū)民政局婚姻登記處檔案室保存婚姻登記檔案13萬余份。

　　“去年，我們通過政府購(gòu)買服務(wù)方式，率先對(duì)保管的歷史婚姻登記檔案進(jìn)行拍照、掃描，制作婚姻登記電子檔案，截至目前已完成8萬余份?！蔽鞴^(qū)民政局婚姻登記處主任溫茜說，預(yù)計(jì)今年8月全部完成。

　　“婚姻登記檔案是婚姻登記機(jī)關(guān)在辦理結(jié)婚登記、撤銷婚姻、離婚登記、補(bǔ)發(fā)婚姻登記證的過程中，形成的具有憑證作用的各種記錄?！睖剀缯f，囿于歷史原因，相關(guān)婚姻登記檔案一直由各地民政部門單獨(dú)管理。

　　去年9月，國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于加快推進(jìn)政務(wù)服務(wù)“跨省通辦”的指導(dǎo)意見》，明確提到推動(dòng)婚姻登記檔案電子化是婚姻登記“跨省通辦”的前提條件，還給出了相關(guān)工作的具體時(shí)間表。

　　結(jié)婚登記：申請(qǐng)人可在所在地婚姻登記機(jī)關(guān)辦理結(jié)婚登記，不受戶籍地限制。2020年至2022年10月進(jìn)行“省內(nèi)通辦”試點(diǎn)，2022年10月至2024年年底進(jìn)行“跨省通辦”試點(diǎn)，力爭(zhēng)2025年年底前在縣級(jí)以上婚姻登記機(jī)關(guān)全面實(shí)行全國(guó)“跨省通辦”。

　　離婚登記：申請(qǐng)人可在所在地婚姻登記機(jī)關(guān)辦理離婚登記，不受戶籍地限制。在開展結(jié)婚登記“跨省通辦”試點(diǎn)基礎(chǔ)上，條件成熟時(shí)實(shí)施離婚登記“跨省通辦”試點(diǎn)。

　　婚姻登記檔案的保管期為100年

　　新人結(jié)婚時(shí)，親朋好友都會(huì)祝福他們“百年好合”，很少人知道，婚姻登記檔案的保管期恰為100年。

　　“《婚姻登記檔案管理辦法》規(guī)定，婚姻登記機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)及時(shí)將辦理完畢的婚姻登記材料收集、整理、歸檔；使用計(jì)算機(jī)辦理婚姻登記所形成的電子文件，應(yīng)當(dāng)與紙質(zhì)文件一并歸檔?！睖剀缯f，根據(jù)規(guī)定，婚姻登記檔案的保管期為100年，對(duì)有繼續(xù)保存價(jià)值的可以延長(zhǎng)保管期直至永久。

　　溫茜介紹，在2004年及以前，市民辦理結(jié)婚登記，當(dāng)事人要提供雙方工作單位或街道辦事處出具的介紹信。2004年以后，市民辦理結(jié)婚登記，不再需要提供介紹信，男女雙方持本人有效的居民身份證和戶口簿，共同到一方當(dāng)事人常住戶口所在地的婚姻登記機(jī)關(guān)即可辦理結(jié)婚登記。

　　1986年前后結(jié)婚證上開始貼新人合照

　　據(jù)了解，西工區(qū)民政局婚姻登記處檔案室存檔的婚姻登記檔案，最早的年份為1968年。

　　為何沒有更早的婚姻登記檔案？溫茜表示，1987年9月，我國(guó)出臺(tái)檔案法，以法律形式要求加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理工作，有效保護(hù)和利用檔案。早期的婚姻登記檔案散落在鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道、社區(qū)居委會(huì)及一些大型廠礦企業(yè)，各種歷史原因使得婚姻登記檔案沒有全部移交給婚姻登記機(jī)關(guān)。

　　西工區(qū)民政局婚姻登記處提供的1968年12月31日的一份婚姻登記檔案顯示，結(jié)婚申請(qǐng)書為繁體字印制，男女雙方同齡，均為23歲，沒有貼照片，也沒有身份證、戶口簿復(fù)印件。

　　記者看到，該結(jié)婚申請(qǐng)書上有“我倆自愿結(jié)為夫妻，并合于《中華人民共和國(guó)婚姻法》關(guān)于結(jié)婚的規(guī)定，請(qǐng)準(zhǔn)予結(jié)婚登記，發(fā)給結(jié)婚證”字樣，下方是申請(qǐng)人簽名和指印。申請(qǐng)人信息包括姓名、性別、年齡、出生年月日、籍貫、民族、曾否結(jié)(離)過婚、現(xiàn)在住址和備注。

　　“婚姻登記檔案顯示，1986年前后，結(jié)婚證上開始貼新人合照，不過是黑白照?！睖剀绺嬖V記者。

　　婚姻登記檔案見證時(shí)代的變遷和社會(huì)的進(jìn)步

　　以1987年3月3日的一份結(jié)婚申請(qǐng)書為例，申請(qǐng)人信息相比1968年多了“是否是直系血親和三代以內(nèi)旁系血親”內(nèi)容。該婚姻登記檔案包括3份材料，除結(jié)婚申請(qǐng)書外，還有男女雙方的婚姻狀況證明(即介紹信)。

　　介紹信格式為“我單位××與××單位(注明單位名稱)的××申請(qǐng)結(jié)婚登記，根據(jù)《中華人民共和國(guó)婚姻法》和婚姻登記辦法的有關(guān)規(guī)定證明如下……”，介紹信左側(cè)加蓋單位騎縫章。

　　“當(dāng)時(shí)，介紹信內(nèi)容一般為毛筆書寫，往往由單位寫字好的人代寫，因?yàn)榻Y(jié)婚是一輩子的大事?！睖剀缃榻B，婚姻登記檔案顯示，到了20世紀(jì)80年代后期，彩色照片開始出現(xiàn)，當(dāng)事人的著裝、發(fā)型等也開始多樣化。

　　“從檔案的角度來說，當(dāng)事人不論是結(jié)婚還是離婚，婚姻登記檔案都有重要意義，因?yàn)楣竦拿恳淮位橐銮闆r，都會(huì)以檔案的形式在檔案室(館)長(zhǎng)期保存?！睖剀缯f，婚姻登記檔案不僅是婚姻關(guān)系的見證，還見證著一些廠礦、等單位的歷史，見證著時(shí)代的變遷和社會(huì)的進(jìn)步。（記者余子愚文/圖）

　　婚姻登記檔案的歸檔方法和要求

　　1、婚姻登記材料的立卷歸檔應(yīng)當(dāng)遵循下列原則與方法：

　?。ㄒ唬┗橐龅怯洸牧习凑漳甓葰w檔。

　?。ǘ┮粚?duì)當(dāng)事人婚姻登記材料組成一卷。

　?。ㄈ┚韮?nèi)材料分別按照本辦法第五、六、七、八條規(guī)定的順序排列。

　?。ㄋ模┮杂欣跈n案保管和利用的方法固定案卷。

　?。ㄎ澹┌幢巨k法第九條的規(guī)定對(duì)案卷進(jìn)行分類，并按照辦理婚姻登記的時(shí)間順序排列。

　?。┰诰韮?nèi)文件首頁上端的空白處加蓋歸檔章，并填寫有關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、室編卷號(hào)、館編卷號(hào)和頁數(shù)等項(xiàng)目。

　　注：

　　1、全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。2、年度：案卷的所屬年度。

　　3、室編卷號(hào)：案卷排列的順序號(hào)，每年每個(gè)類別分別從“1”開始標(biāo)注。4、館編卷號(hào)：檔案移交時(shí)按進(jìn)館要求編制。5、頁數(shù)：卷內(nèi)材料有文字的頁面數(shù)。

　?。ㄆ撸┌词揖幘硖?hào)的順序?qū)⒒橐龅怯洐n案裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊和備考表的項(xiàng)目。

　　注：

　　1、檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱和婚姻登記處名稱。

　　2、檔案盒盒脊設(shè)置全宗號(hào)、年度、婚姻登記性質(zhì)、起止卷號(hào)和盒號(hào)等項(xiàng)目。其中，起止卷號(hào)填寫盒內(nèi)第一份案卷和最后一份案卷的卷號(hào)，中間用“—”號(hào)連接；盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào)，在檔案移交時(shí)按進(jìn)館要求編制。

　　3、備考表置于盒內(nèi)，說明本盒檔案的情況，并填寫整理人、檢查人和日期。

　　（八）按類別分別編制婚姻登記檔案目錄（見附件5）。（九）每年的婚姻登記檔案目錄加封面后裝訂成冊(cè)，一式三份，并編制目錄號(hào)。2、婚姻登記材料的歸檔要求：（一）當(dāng)年的婚姻登記材料應(yīng)當(dāng)在次年的3月31日前完成立卷歸檔；

　?。ǘw檔的婚姻登記材料必須齊全完整，案卷規(guī)范、整齊，復(fù)印件一律使用A4規(guī)格的復(fù)印紙，復(fù)印件和照片應(yīng)當(dāng)圖像清晰；（三）歸檔章、檔案盒封面、盒脊、備考表等項(xiàng)目，使用藍(lán)黑墨水或碳素墨水鋼筆填寫；婚姻登記檔案目錄應(yīng)當(dāng)打??；備考表和檔案目錄一律使用A4規(guī)格紙張。注：使用計(jì)算機(jī)辦理婚姻登記所形成的電子文件，應(yīng)當(dāng)與紙質(zhì)文件一并歸檔，歸檔要求參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）。

　　掃描檔號(hào)的格式

　　為規(guī)范檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作，現(xiàn)將各門類檔案的檔號(hào)格式統(tǒng)一如下：

　　1、文書檔案：

　　傳統(tǒng)組卷方法：全宗號(hào)(4)加年度(4)加目錄號(hào)(3)加案卷號(hào)(4)加頁號(hào)(4)

　　簡(jiǎn)化整理方法：全宗號(hào)(4)加年度(4)加保管期限（代號(hào)）(3)加分類號(hào)(4)加件號(hào)(4)

　　2、會(huì)計(jì)檔案：全宗號(hào)(4)加年度(4)加目錄號(hào)(3)加案卷號(hào)(4)

　　3、設(shè)備檔案:全宗號(hào)(4)加年度(4)加分類號(hào)(4)加案卷號(hào)(4)加件號(hào)(4)

　　4、基建檔案：全宗號(hào)(4)加目錄號(hào)(3)加案卷號(hào)(4)加頁號(hào)(4)

　　5、聲像檔案：全宗號(hào)(4)加期限（代號(hào)）(3)加分類號(hào)(4)加案卷號(hào)(4)加件號(hào)(4)

　　6、實(shí)物檔案：全宗號(hào)(4)加年度(4)加期限（代號(hào)）(4)加分類號(hào)(4)加件號(hào)(4)

　　7、電子檔案：全宗號(hào)(4)加年度(4)加期限（代號(hào)）(3)加分類號(hào)(4)加件號(hào)(4)

　　8、婚姻檔案（傳統(tǒng)）：全宗號(hào)(4)加年度(4)加目錄號(hào)(3)加案卷號(hào)(4)加頁號(hào)(4)

　　婚姻檔案（簡(jiǎn)化）：全宗號(hào)(4)加年度(4)加保管期限（代號(hào)）(3)加分類號(hào)(4)加件號(hào)(4)說明：

　　1、凡編“目錄號(hào)”的檔案，檔號(hào)格式均應(yīng)參照：全宗號(hào)(4)加年度(4)加目錄號(hào)(3)加案卷號(hào)(4)加頁號(hào)(4)

　　2、凡編“分類號(hào)”的檔案，檔號(hào)格式均應(yīng)參照：全宗號(hào)(4)加年度(4)加保管期限（代號(hào)）(3)加分類號(hào)(4)加[案卷號(hào)（4）]加件號(hào)(4)[頁號(hào)（4）]

　　3、“[]”內(nèi)字段為對(duì)應(yīng)可選項(xiàng)，即：若選用“案卷號(hào)”，則將“件號(hào)”改為“頁號(hào)”。

　　婚姻登記檔案管理辦法

　　第一條為規(guī)范婚姻登記檔案管理，維護(hù)婚姻當(dāng)事人的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《婚姻登記條例》，制定本辦法。第二條婚姻登記檔案是婚姻登記機(jī)關(guān)在辦理結(jié)婚登記、撤銷婚姻、離婚登記、補(bǔ)發(fā)婚姻登記證的過程中形成的具有憑證作用的各種記錄。第三條婚姻登記主管部門對(duì)婚姻登記檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理，并接受同級(jí)地方檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。第四條婚姻登記機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)履行下列檔案工作職責(zé)：

　　（一）及時(shí)將辦理完畢的婚姻登記材料收集、整理、歸檔；

　?。ǘ┙⒔∪黜?xiàng)規(guī)章制度，確?；橐龅怯洐n案的齊全完整；

　　（三）采用科學(xué)的管理方法，提高婚姻登記檔案的保管水平；

　?。ㄋ模┺k理查檔服務(wù)，出具婚姻登記記錄證明，告知婚姻登記檔案的存放地；

　?。ㄎ澹┺k理婚姻登記檔案的移交工作。第五條辦理結(jié)婚登記（含復(fù)婚、補(bǔ)辦結(jié)婚登記，下同）形成的下列材料應(yīng)當(dāng)歸檔：

　　（一）《結(jié)婚登記審查處理表》；

　?。ǘ渡暾?qǐng)結(jié)婚登記聲明書》或者《申請(qǐng)補(bǔ)辦結(jié)婚登記聲明書》；

　?。ㄈ┫愀厶貏e行政區(qū)居民、澳門特別行政區(qū)居民、臺(tái)灣地區(qū)居民、出國(guó)人員、華僑以及外國(guó)人提交的《婚姻登記條例》第五條規(guī)定的各種證明材料（含翻譯材料）；

　?。ㄋ模┊?dāng)事人身份證件（從《婚姻登記條例》第五條規(guī)定，下同）復(fù)印件；

　?。ㄎ澹┢渌嘘P(guān)材料。第六條辦理撤銷婚姻形成的下列材料應(yīng)當(dāng)歸檔：

　?。ㄒ唬┗橐龅怯洐C(jī)關(guān)關(guān)于撤銷婚姻的決定；

　?。ǘ冻蜂N婚姻申請(qǐng)書》；

　?。ㄈ┊?dāng)事人的結(jié)婚證原件；

　?。ㄋ模┕矙C(jī)關(guān)出具的當(dāng)事人被拐賣、解救證明，或人民法院作出的能夠證明當(dāng)事人被脅迫結(jié)婚的判決書；

　?。ㄎ澹┊?dāng)事人身份證件復(fù)印件；

　　（六）其他有關(guān)材料。第七條辦理離婚登記形成的下列材料應(yīng)當(dāng)歸檔：

　?。ㄒ唬峨x婚登記審查處理表》；

　?。ǘ渡暾?qǐng)離婚登記聲明書》；

　?。ㄈ┊?dāng)事人結(jié)婚證復(fù)印件；

　　（四）當(dāng)事人離婚協(xié)議書；

　?。ㄎ澹┊?dāng)事人身份證件復(fù)印件；

　?。┢渌嘘P(guān)材料。第八條辦理補(bǔ)發(fā)婚姻登記證形成的下列材料應(yīng)當(dāng)歸檔：

　?。ㄒ唬堆a(bǔ)發(fā)婚姻登記證審查處理表》；

　?。ǘ渡暾?qǐng)補(bǔ)領(lǐng)婚姻登記證聲明書》；

　?。ㄈ┗橐龅怯洐n案保管部門出具的婚姻登記檔案記錄證明或其他有關(guān)婚姻狀況的證明；

　?。ㄋ模┊?dāng)事人身份證件復(fù)印件；

　?。ㄎ澹┊?dāng)事人委托辦理時(shí)提交的經(jīng)公證機(jī)關(guān)公證的當(dāng)事人身份證件復(fù)印件和委托書，受委托人本人的身份證件復(fù)印件；

　?。┢渌嘘P(guān)材料。第九條婚姻登記檔案按照年度—婚姻登記性質(zhì)分類。婚姻登記性質(zhì)分為結(jié)婚登記類、撤銷婚姻類、離婚登記類和補(bǔ)發(fā)婚姻登記證類四類。

　　人民法院宣告婚姻無效或者撤銷婚姻的判決書副本歸入撤銷婚姻類檔案。

　　婚姻無效或者撤銷婚姻的，應(yīng)當(dāng)在當(dāng)事人原婚姻登記檔案的《結(jié)婚登記審查處理表》的“備注”欄中注明有關(guān)情況及相應(yīng)的撤銷婚姻類檔案的檔號(hào)。第十條婚姻登記材料的立卷歸檔應(yīng)當(dāng)遵循下列原則與方法：

　　（一）婚姻登記材料按照年度歸檔。

　　（二）一對(duì)當(dāng)事人婚姻登記材料組成一卷。

　　（三）卷內(nèi)材料分別按照本辦法第五、六、七、八條規(guī)定的順序排列。

　?。ㄋ模┮杂欣跈n案保管和利用的方法固定案卷。

　?。ㄎ澹┌幢巨k法第九條的規(guī)定對(duì)案卷進(jìn)行分類，并按照辦理婚姻登記的時(shí)間順序排列。

　　（六）在卷內(nèi)文件首頁上端的空白處加蓋歸檔章（見附件1），并填寫有關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、室編卷號(hào)、館編卷號(hào)和頁數(shù)等項(xiàng)目。

　　全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。

　　年度：案卷的所屬年度。

　　室編卷號(hào)：案卷排列的順序號(hào)，每年每個(gè)類別分別從“1”開始標(biāo)注。

　　館編卷號(hào)：檔案移交時(shí)按進(jìn)館要求編制。

　　頁數(shù)：卷內(nèi)材料有文字的頁面數(shù)。

　　（七）按室編卷號(hào)的順序?qū)⒒橐龅怯洐n案裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊和備考表的項(xiàng)目。

　　檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱和婚姻登記處名稱（見附件2）。

　　檔案盒盒脊設(shè)置全宗號(hào)、年度、婚姻登記性質(zhì)、起止卷號(hào)和盒號(hào)等項(xiàng)目（見附件3）。其中，起止卷號(hào)填寫盒內(nèi)第一份案卷和最后一份案卷的卷號(hào)，中間用“—”號(hào)連接；盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào)，在檔案移交時(shí)按進(jìn)館要求編制。

　　備考表置于盒內(nèi)，說明本盒檔案的情況，并填寫整理人、檢查人和日期（見附件4）。

　　（八）按類別分別編制婚姻登記檔案目錄（見附件5）。

　?。ň牛┟磕甑幕橐龅怯洐n案目錄加封面后裝訂成冊(cè)，一式三份，并編制目錄號(hào)（見附件6）。