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檔案接受錄入掃描整理

時間:2023-03-17 作者:中博奧 來源:網絡 點擊量:

  檔案接受錄入掃描整理

  檔案接受錄入掃描整理是指將紙質檔案進行數字化處理,包括檔案的錄入、掃描和整理等過程。這樣可以方便檔案的管理和使用,提高工作效率。

  具體步驟如下:

  1.檔案接收:將要進行數字化處理的紙質檔案送到數字化處理中心。

  2.檔案分類:對接收到的檔案進行分類,確定每個檔案的類別和歸檔位置。

  3.錄入:將檔案的信息錄入電子檔案系統(tǒng)中,包括檔案名稱、編號、文號、日期、歸屬單位等信息。

  4.掃描:對檔案進行掃描,生成電子文件。掃描時需要注意文件格式、分辨率、色彩等參數。

  5.整理:對掃描生成的電子文件進行整理,包括文件命名、歸檔、備份等操作。

  6.質檢:對整理后的電子文件進行質檢,確保文件完整、清晰、準確。

  7.存儲:將數字化處理后的電子文件存儲在服務器或云端,確保安全性和可靠性。

  8.檔案銷毀:完成數字化處理后,對原紙質檔案進行安全銷毀,確保檔案信息不泄露。

檔案接受錄入掃描整理

  檔案管理有哪些流程

  1、收集檔案:檔案的前身是文件,而文件是隨著工作活動分散而形成的,為便于將來使用,需要挑選散亂的文件,選擇其中重要部分集中保存,以便將來利用,從而形成檔案收集工作。歸檔工作是指檔案從分散到集中的過程,是檔案工作的起點。

  2、檔案整理:檔案工作人員拿到檔案后,首先要把檔案歸類,包括歸檔編號,歸檔頁碼,撕開粘貼頁,頁號寫錯,重新編號,對可拆訂的文件做拆訂處理,以便在掃描時進行分批處理。

  如發(fā)現(xiàn)褶皺不平影響后期掃描質量的文件,應作相應的處理;如果文件有破損,應首先進行技術修復,并做好標注;對破損嚴重無法修復掃描的文件,要做好區(qū)分標注。

  3、檔案鑒定:隨著檔案數量的不斷增加,一些檔案失去了保存價值,為了防止龐雜,需要剔除那些失去保存價值的檔案,同時也要區(qū)分檔案不同的保存價值,以實現(xiàn)檔案的分級保管,發(fā)揮重要檔案的作用,從而形成檔案鑒定工作。

  4、影像檢查與處理:

  掃描儀完成后,采用自動處理和人工逐幅檢查圖像質量,包括圖像順序與原始檔案記錄是否一致,有無漏掃、重張等現(xiàn)象,圖像有無黑邊、折角及圖像偏斜度、清晰度、失真度等圖像質量,并及時進行調整,保證圖像順序正確。

  5、完整的OCR識別:

  若項目需要實現(xiàn)全文檢索,則掃描圖像處理完畢后需要使用專業(yè)的識別軟件對數字圖像進行全文OCR。若使用者對識別成功率有嚴格要求,還需另加手工校對,校對結束后將版式還原轉換為雙層PDF文件格式,可實現(xiàn)無障礙的全文檢索。

  6、提供利用:保存檔案的目的是為各項工作提供服務,充分發(fā)揮檔案功能。為使檔案的作用能及時、充分地發(fā)揮,需要開辟各種途徑,采取各種形式、方式,將檔案的利用方法介紹給利用者,從而形成對檔案的利用。

  1檔案整理工作的內容

  1.1系統(tǒng)排列和編目

  在正規(guī)的工作條件下,檔案室接收的是文書部門和業(yè)務部門按照歸檔要求組好的以件為單位的文件或案卷;檔案館接收的是由機關檔案室根據入館要求整理移交的檔案。在這種情況下,檔案室和檔案館的檔案整理工作,主要是對所接收的檔案,根據整個檔案室和檔案館存放和管理的需要,進一步系統(tǒng)地整理,如全宗和以件為單位的盒內檔案的排列,檢索工具的某些加工等等。

  1.2局部調整

  已經整理人館、室保存的檔案,經過檢驗或專門的質量檢查,對其中不符合整理要求和不便于保管利用的部分,檔案館和檔案室需要進行一定的加工以提高其質量;另外,隨著時間的推移,檔案自身或檔案整理體系可能發(fā)生某些變化,也須進行必要的調整。

  1.3全過程整理

  由于一些特殊原因,檔案館、室有時也接收和征集一些零散文件,或者當館藏的體系遭受嚴重破壞時,就必須進行全過程的整理工作。

  2檔案整理工作的意義

  2.1檔案整理工作是進一步發(fā)揮檔案作用的前提條件

  檔案館和檔案室都是集中保存檔案的信息中心,僅以檔案室保管的檔案來說,就形成于不同的年代、不同的組織機構、不同的工作和生產活動中,因此有著不同的內容、來源、性能和作用等。檔案的數量多、情況復雜,就必須加以系統(tǒng)的整理,從而使其井然有序,方便管理,容易檢索利用。否則,眾多的檔案雜亂堆放在一起,查找利用如大海撈針,不僅浪費時間,也會影響工作。因此,檔案只有經過系統(tǒng)整理,才能體現(xiàn)檔案的特點,反映出各項活動的歷史聯(lián)系和本來面貌,更好地發(fā)揮檔案的作用。

  2.2檔案整理工作是檔案業(yè)務工作中的關鍵環(huán)節(jié)

  在檔案業(yè)務工作請環(huán)節(jié)中,收集]:作是起點,利用工作是白的,而檔案整理上作則是承上啟下的關鍵環(huán)行。通過檔案整理工作,可以進一步了解和檢查檔案收集丁作的質量,有力地促進收集工作。

  檔案只有經過整理以后,才可以科學地鑒定其價值,確定其保管期限;只有把檔案分類整理好,用編目方式將檔案的保管單位和排列順序固定下來,才有條件實現(xiàn)檔案的科學保管;只有把檔案加以分類和整理,才能夠充分發(fā)揮檔案信息資源的作用。

  總之,檔案整理工作是檔案館(室)的一項重要的基礎性工作,它對于搞好檔案實體管理.特別是檔案信息開發(fā)工作,充分發(fā)揮檔案的作用,實現(xiàn)檔案工作的目的都具有重要意義。

  3檔案整理工作的原則

  檔案整理工作的基本原則是:按照檔案形成的特點和規(guī)律,充分利用原有基礎,保持文件之間的歷史聯(lián)系,便于保管和利用。

  3.1按照檔案形成的特點和規(guī)律進行整理

  檔案是在一定歷史時期,由一定政權機關、組織和個人形成的。各個歷史時期內形成的檔案就反映了各個時期的政治、經濟、科學、文化、教育等各方面的歷史活動情況,它們既有密切的聯(lián)系,又有各自的特點。所以,整理檔案首先要區(qū)分不同的歷史時期,再分不同的政權,把同一歷史時期、同一政權、同一組織形成的檔案集中在一起,以保持檔案的歷史聯(lián)系和完整性。

  同樣,一個機關形成的全部檔案,反映了這個機關的全部歷史,是一個不可分割的整體,不同機關的檔案絕不能混同。只有認識檔案的形成特點和規(guī)律,才能實事求是地整理檔案,最大限度地保持檔案之間的歷史聯(lián)系,使整理好的檔案,客觀地反映檔案形成時期、形成機關各項活動的歷史面貌,從而便于查找利用。

  3.2充分利用原有基礎

  在不同的時空條件下,對不同狀況的檔案整理從何著手,確定何種類型的整理力式和要求,成為必須首先解決的檔案整理策略。檔案是歷史文化的遺物,它不僅記錄了當時的實踐活動,而且反映了歷史整理和保存檔案的情況和成果。在整理檔案的時候,要尊重歷史和繼承前人的勞動,充分地利用先前的整理基礎。這樣有利于提高檔案整理工作的質量和效率,以適應提供利用的需要。

  我國檔案界慣稱的所謂“利用原有基礎”整理檔案,是已經被實踐所證明的一種比較切實可行的辦法,也是科學地組織檔案工作的一條原則。它的含義和要求主要有以下兩方面:

  第一,充分重視和利用先前的整理基礎,以確定檔案整理的任務和要求,不要輕易打亂重整。一般地說,只要不是零散文件,已經整理而有規(guī)可循、有日可查,即應力求保持其原有的整理體系?;蛘卟蝗街匦抡恚ㄟ^完善檢索工具等其他環(huán)節(jié)進行彌補;或者只作必要的部分加工整理。

  第二,在檔案整理過程中,應該充分研究和利用原來整理的成果。不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。也就是說,對必須進行一定整理的檔案,也要注意分析原有的整理方法哪些是合理的,哪些是不合理的。對其中可取的方法應該適當地吸收或保留。即使某些簡單的保存和清理工作的痕跡,如原有的捆、包,簡單的綱目,隨手注記的年月、單位、內容和數量等有關標識,也往往是值得參考的線索而應予以重視。

  3.3保持文件之間的歷史聯(lián)系

  所謂文件之間的歷史聯(lián)系,就是文件在產生和處理過程中所形成的內部相互關系。檔案文件一般是以單件的個體形式陸續(xù)地產生,而以組合的群體形式持久地存在和運動的。

  因此,整理檔案不能根據偶然的需要和人為的聯(lián)系隨意分合,必須按照檔案形成的規(guī)律,保持文件在其形成者實踐活動中固有的聯(lián)系進行整理,才能把文件組成科學的有機體系.如實地反映山歷史活動的面貌和文件的系統(tǒng)內容。

  這是檔案整理區(qū)別于圖書、情報資料等其他文獻整理的一個重要特點。文件群體的這種聯(lián)系,在某些書籍和法規(guī)文件中有時也被稱為文件之間的。“內在聯(lián)系”、“有機聯(lián)系”,其含義都是相同的。

  近年來在國外也有按照文件的“歷史聯(lián)系或邏輯聯(lián)系”整理不同類型檔案的提法,對我們也有參考意義。鑒于檔案是歷史文件的系統(tǒng)積累物的特點,我們對其內在的各種聯(lián)系著重表述為“文件之間的歷史聯(lián)系”,它包含看邏輯性和歷史性的統(tǒng)—。

  總之,保持文件之間的聯(lián)系整理出的檔案,便于保管和利用。但是,保持文件的聯(lián)系和便于保管利用,有時也不盡一致。比如,一次重要的調查活動形成的座談記錄文稿和錄音磁帶,以及關于調查日程和經費問題的請示、批復、報銷的記賬憑證,就其內容而言,無疑互有密切聯(lián)系,而且是重要的聯(lián)系。

  但把這些形式不同的材料全部混同起來進行整理,則顯然不便于保管和利用。整理檔案是一項復雜細致的工作,同樣是在保持聯(lián)系的情況下,往往可以有各種不同的具體做法。在整理檔案時,特別是在保持文件之間的聯(lián)系和便于保管利用發(fā)生矛盾的時候,不能機械地運用保持文件聯(lián)系的原則,要充分考慮檔案保管和利用的方便。

  檔案掃描員的具體工作是什么

  檔案掃描員的具體工作主要是檔案掃描整理工作。工作流程一般包括檔案拆分、數據錄入、檔案掃描、圖像處理、質量審查、質量審核、檔案裝訂等流水化作業(yè)。掃描、圖像處理、質檢、審核一般電腦上操作,基本要求熟悉電腦,鍵盤、鼠標能夠熟練使用,一般都有專門的掃描加工系統(tǒng),在系統(tǒng)上操作就可以了。

  工作環(huán)境相對還是挺好的,不過掃描有輻射,而且一頁一頁的掃描工作比較枯燥,天天摸檔案,尤其是陳年檔案,可能會有粉塵,不適合容易過敏的人。

  如何進行檔案管理?

  企業(yè)檔案如何管理,可以通過以下幾點來結合實際檔案管理中,所出現(xiàn)的問題進行調整

  為保證文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、等工作,維護文件檔案的完整和安全,特制定本制度。

  一、設立文件檔案管理專員,切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作,保證文件檔案資料的齊全完整,提高案卷質量,使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規(guī)范化的要求,并逐步實現(xiàn)電子信息化管理。

  二、凡是在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本生產經營活動相關的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

  三、人力資源專員要做好員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作,確保資料完整。

  四、檔案管理員要對安全生產相關文件資料專門建檔。進行管理。

  五、立卷應根據其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷,保證檔案的齊全、完整,能反映的主要情況,以便于保管和利用。

  六、文件資料檔案的保管、查閱。

  1、所有檔案必須入框上架,科學排列,便于查找,避免暴露或捆扎堆放。

  2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生,認真做好文件檔案“八防”工作,特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈,要定期檢查、經常核對文件檔案資料,發(fā)現(xiàn)問題及時處理、報告并做好相關記錄,確保文件檔案資料的完整與安全。

  七、內部員工因工作需要查閱檔案資料,須報請分管領導批準,外單位人員要查閱、復印檔案,必須持單位介紹信并經本分管領導批準后,方可查閱;所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復印檔案,檔案管理員都必須如實進行登記,注清查閱時間、查閱內容、查閱人姓名、批準領導、是否復印等相關內容。

  八、對于機密文件及檔案的管理,要有專柜存放并單獨設鎖,無關人員不準接觸,工作人員要嚴守機密。

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