監(jiān)理單位檔案管理體系

　　The archive management system of the supervision unit

　　監(jiān)理單位檔案管理體系是一種完整的檔案管理體系，用于管理監(jiān)理單位的檔案，以保證檔案的準(zhǔn)確性、完整性和及時性。該檔案管理體系包括檔案收集、存儲、保管、使用和銷毀五個環(huán)節(jié)。

　　檔案收集是檔案管理體系的第一步，是指監(jiān)理單位收集、整理和歸檔檔案的過程。檔案應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的類別、編號和檔案類型進(jìn)行收集，以確保檔案的準(zhǔn)確性。

　　檔案存儲是指將收集的檔案放置在檔案室或檔案柜中，以便日后使用。檔案應(yīng)當(dāng)按照類別、編號或檔案類型進(jìn)行分類，并保管在安全、清潔、干燥的環(huán)境中，以確保檔案的完整性。

　　檔案保管是指在檔案存儲期間，采取有效措施，妥善保管檔案，以確保檔案的安全性和完整性。

　　檔案使用是指在檔案保管期間，根據(jù)需要，適當(dāng)使用檔案，以保證檔案的及時性。

　　檔案銷毀是指在檔案使用期滿后，按照有關(guān)規(guī)定，按照規(guī)定的程序和方法銷毀檔案，以確保檔案的安全性。

　　The archive management system of the supervision unit is a complete archive management system used to manage the archives of the supervision unit to ensure the accuracy,completeness and timeliness of the archives.The archive management system includes five links,namely,archive collection,storage,custody,use and destruction.

　　Archive collection is the first step of the archive management system,which refers to the process of collecting,sorting and filing archives by the supervision unit.The archives should be collected according to the specified categories,numbers and types of archives to ensure the accuracy of the archives.

　　Archive storage refers to the placement of collected archives in the archive room or filing cabinet for future use.The archives should be classified according to categories,numbers or types of archives and kept in a safe,clean and dry environment to ensure the completeness of the archives.

　　Archive custody means taking effective measures to properly keep the archives during the storage period to ensure the security and completeness of the archives.

　　Archive use refers to the proper use of archives according to the needs during the custody period to ensure the timeliness of the archives.

　　Archive destruction refers to the destruction of archives according to the relevant regulations,procedures and methods after the expiration of the archive use period to ensure the security of the archives.

　　專案的檔案管理步驟是什么

　　首先制定歸檔管理制度,包括歸檔范圍,歸檔時間,歸檔責(zé)任人等其次制定檔案的管理制度,包括分類編號制度,檔案工作人員的具體職責(zé)等.再次,制定檔案的保密、利用等制度。接下來就是要買檔案整理的各種工具，斜口插、檔案盒、切紙機(jī)、膠水、小刀、號碼機(jī)、打孔機(jī)等。最后就是依照上述制度，利用所買工具整理檔案。

　　建設(shè)監(jiān)理檔案暫行管理辦法

　　為了系統(tǒng)完整地的保存和科學(xué)地管理我所的建設(shè)監(jiān)理檔案，根據(jù)本所《監(jiān)理工作管理規(guī)定》和國家《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本所的具體情況，制定本辦法。

　　第一條建設(shè)監(jiān)理檔案，是指我所在對受托建設(shè)項目實施監(jiān)理的過程中形成的各種文字材料、圖紙、圖表、照片、音像記錄等技術(shù)文件的總稱。是我所全體工程技術(shù)人員和管理人員的.勞動成果和智慧結(jié)晶，也是我所對監(jiān)理的建設(shè)項目實施專業(yè)化管理和科學(xué)控制的真實記錄。它對我所的業(yè)務(wù)拓展和進(jìn)一步發(fā)展具有極其重要的意義。

　　第二條建設(shè)工程文件的歸檔包括兩方面含義：一是項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)將監(jiān)理過程中形成的文件向本所監(jiān)理部移交；二是項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)將監(jiān)理過程中形成的文件向建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交。

　　第三條監(jiān)理檔案的形成、收集、整理責(zé)任人是項目總監(jiān)理工程師。項目總監(jiān)理工程師應(yīng)在項目竣工驗收后的一個月內(nèi)，將根據(jù)本辦法整理的監(jiān)理文件完整地移交給監(jiān)理部，由監(jiān)理部進(jìn)一步編目、組卷、裝訂并保存。只有合格地完成了歸檔工作，項目的監(jiān)理工作才算告一段落。

　　第四條為便于監(jiān)理檔案的編制和查閱，監(jiān)理文件的分類和編碼統(tǒng)一規(guī)定如下：每一份監(jiān)理文件均采用一組九位代碼來表示，例如：

　　D J 2 0 1 0 2 0 1

　　第1位：D含義是“檔案”類，以區(qū)別于“圖書”“資料”；

　　第2位：填寫字母J或S。J含義是“建筑安裝工程”；S含義是“市政基礎(chǔ)設(shè)施工程”；

　　第3位：表示文件的大類，以數(shù)字來表示?！?”代表工程準(zhǔn)備階段文件；“2”代表監(jiān)理文件；“3”代表施工文件；“4”代表竣工圖；“5”代表竣工驗收文件；

　　第4、5位：表示文件的小類，以阿拉伯?dāng)?shù)字編碼。編制人按照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》中的附錄A《建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表》（以下簡稱附錄A）的順序編號；如“立項文件”為1、“建設(shè)用地、征地、拆遷文件”為2等等。

　　第6、7位：表示文件屬類，是小類項下的分項，依照附錄A中“○”的數(shù)字編寫，如不劃分屬類時可分別填寫“0”、“0”。

　　第8、9位：為文件流水號。

　　本例代碼含義為：建筑安裝工程擋案—監(jiān)理文件—監(jiān)理規(guī)劃—監(jiān)理實施細(xì)則一份。

　　第五條一切依法監(jiān)理的證明文件和監(jiān)理質(zhì)量的證明文件及作為監(jiān)理成果的結(jié)論性文件，均應(yīng)屬于歸檔范圍。具體內(nèi)容如下：

　　1工程項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人名單；

　　2施工合同文件及委托監(jiān)理合同；

　　3勘測設(shè)計文件；

　　4施工許可證和安全許可證；

　　5監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細(xì)則；

　　6分包單位資格報審表；

　　7設(shè)計交底及圖紙會審會議紀(jì)要；

　　8施工組織設(shè)計（方案）、專項施工方案、安全施工組織設(shè)計報審表；

　　9工程開工/復(fù)工報審表、工程開工/工程暫停令；

　　10測量核驗資料；

　　11工程進(jìn)度計劃及控制資料；

　　12工程材料、購配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件及檢查、試驗資料；

　　13施工試驗資料；

　　14設(shè)計變更和工程變更資料；

　　15隱蔽工程驗收記錄；

　　16工程計量單和工程支付證書；

　　17監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、會議紀(jì)要、往來函件；

　　18各種報驗申請表；

　　19監(jiān)理日記、監(jiān)理月報；

　　20質(zhì)量缺陷和質(zhì)量事故的處理文件；

　　21檢驗批、分項（子分項）、分部（子分部）、單位工程的驗收資料；

　　22索賠文件資料；

　　23竣工結(jié)算審核意見書；

　　24工程項目施工質(zhì)量評估報告等專題報告；

　　25監(jiān)理工作總結(jié)；

　　26鑒于每個項目具體情況不同，歸檔資料不一定都如上所列齊全，但絕不能少于附錄A中規(guī)定監(jiān)理單位應(yīng)保存的文件內(nèi)容。

　　第六條歸檔的工程文件應(yīng)為原件，其幅面尺寸為A4幅面。

　　第七條監(jiān)理檔案的保存期限和密級從《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的規(guī)定。

　　第八條監(jiān)理檔案應(yīng)有專人保管；監(jiān)理檔案的到期銷毀必須經(jīng)所主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并登記造冊，由指定人員見證銷毀。

　　第九條外單位來所查閱或復(fù)印檔案資料，須持單位介紹信，并經(jīng)所主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。有密級的檔案一般不外借。如工作需要確需借閱時，須經(jīng)所主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　如何做好監(jiān)理文件檔案資料管理各環(huán)節(jié)工作

　　監(jiān)理過程實質(zhì)上是信息資料管理的過程，監(jiān)理工作的主要方法是控制，控制的基礎(chǔ)是信息。監(jiān)理資料管理是建設(shè)工程信息管理的重要工作，是監(jiān)理工程師依據(jù)工程項目目標(biāo)實施質(zhì)量、進(jìn)度、投資控制、合同管理、信息管理、組織協(xié)調(diào)以及安全文明施工監(jiān)督的基礎(chǔ)性工作，是“三控制、兩管理、一協(xié)調(diào)”中的重要內(nèi)容之一。

　　隨著改革的不斷深入，信息資料管理的作用顯得越來越重要。管好用好監(jiān)理信息，能夠促進(jìn)監(jiān)理工作的開展，對搞好監(jiān)理工作具有極大的推動作用。因此在項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)中一般都配備專人(專職或兼職)負(fù)責(zé)監(jiān)理資料管理工作。下面根據(jù)本人在參與工程項目監(jiān)理資料管理的實踐，談?wù)剛€人的認(rèn)識。

　　一、監(jiān)理信息管理的目的及內(nèi)容

　　信息管理是指在工程建設(shè)過程中，監(jiān)理信息的收集、加工整理、儲存、傳遞與應(yīng)用等一系列工作的總稱。信息管理的目的就是通過有組織的信息流通，使決策者能及時、準(zhǔn)確地獲得相應(yīng)的信息，更好地指導(dǎo)工程建設(shè)。

　　信息管理的內(nèi)容包括文件、檔案、監(jiān)理報表及計算機(jī)輔助文檔等。文件信息主要是在工程建設(shè)過程中，上級有關(guān)部門的文件、工程前期有關(guān)文件、設(shè)計變更及工程內(nèi)部文件。檔案信息主要是在各種文件辦理完成后，根據(jù)其特征、相互聯(lián)系和保存價值等分類整理，根據(jù)文件的作者、內(nèi)容、時間和形成的自然規(guī)律等特征組卷。

　　監(jiān)理報表信息主要有開工報表、監(jiān)理工程師檢查記錄表、監(jiān)理工程師通知單、質(zhì)量管理用報表、計量與支付用報表及工程進(jìn)度用表。這些表格是監(jiān)理工程師常用報表，反映了監(jiān)理工作的開展及工程進(jìn)展情況，是監(jiān)理工程師進(jìn)行決策的重要依據(jù)。

　　二、監(jiān)理信息資料的特點(diǎn)

　　1.監(jiān)理信息來源的廣泛性。監(jiān)理信息資料來自于業(yè)主單位、承建單位以及建立組織內(nèi)部的各個部門；來自設(shè)計、招標(biāo)、實施等各個階段的各個單位乃至各個專業(yè)；來自質(zhì)量控制、投資控制、進(jìn)度控制、合同管理等各個方面。如果信息收集不完整、不準(zhǔn)確、不及時，必然影響到監(jiān)理工程師判斷和決策的正確性、及時性。

　　2.信息量大。由于監(jiān)理信息資料牽涉面廣、協(xié)作關(guān)系復(fù)雜，使得監(jiān)理工作涉及大量的信息。監(jiān)理工程師不僅要了解國家及地方有關(guān)的政策、法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，而且要掌握工程建設(shè)各個方面的信息。既要掌握計劃的信息，又要掌握實際進(jìn)度的信息，還要對他們進(jìn)行對比分析。

　　3.動態(tài)性強(qiáng)。監(jiān)理信息資料管理的過程是一個動態(tài)的過程，監(jiān)理工程師實施的控制也是動態(tài)控制，因而大量的監(jiān)理信息都是動態(tài)的，這就需要及時的收集和處理。

　　4.有一定的范圍和層次。業(yè)主委托的范圍不一樣，監(jiān)理信息也不一樣。工程實施過程中，會產(chǎn)生很多信息，但并非都是監(jiān)理信息，只有那些與監(jiān)理工作有關(guān)的信息才是監(jiān)理信息。不同的工程項目，所需的信息既有共性，也有個性。另外，不同的監(jiān)理組織和監(jiān)理組織的不同部門，所需的信息也不同。

　　5.信息的系統(tǒng)性。監(jiān)理信息資料是在一定的時間和空間范圍內(nèi)形成的，與監(jiān)理活動密切相關(guān)。而且，監(jiān)理信息的收集、加工、傳遞以及反饋是一個連續(xù)的閉合環(huán)路，具有明顯的系統(tǒng)性。

　　三、監(jiān)理信息資料管理的重要性

　　1.監(jiān)理信息資料是工程建設(shè)過程的記錄，是監(jiān)理在工作中可查詢的文字依據(jù)，是對工程評估驗收的依據(jù)。

　　項目建設(shè)在整個實施過程中，每天都發(fā)生各種各樣的情況。在監(jiān)理工作中，大量監(jiān)理記錄包括質(zhì)量記錄、工程計量、工程款等滲透到監(jiān)理工作的各個方面，及時將這些監(jiān)理信息進(jìn)行收集、整理，形成文字的資料是監(jiān)理工程師進(jìn)行目標(biāo)控制的基礎(chǔ)和客觀依據(jù)。監(jiān)理工程師充分利用監(jiān)理資料解決矛盾，處理糾紛，協(xié)調(diào)各種關(guān)系，促使目標(biāo)的實現(xiàn)。

　　監(jiān)理信息的收集就是將監(jiān)理工作中發(fā)生的原始數(shù)據(jù)收集起來，是重要的基礎(chǔ)工作。因此，一定要盡可能的全面，盡可能的準(zhǔn)確。資料的整理是將收集到的原始數(shù)據(jù)、資料經(jīng)過科學(xué)、系統(tǒng)的整理、歸檔，進(jìn)行必要的統(tǒng)計分析，形成文字的資料，并根據(jù)監(jiān)理工程師的需要及時提供。

　　監(jiān)理工程師就可依據(jù)這些資料迅速地作出判斷，解決工程實施中的問題。實踐證明凡經(jīng)過科學(xué)、系統(tǒng)整理提供給監(jiān)理工程師的信息資料就能較好的對問題作出準(zhǔn)確的判判；相反，提供給監(jiān)理工程師的資料雜亂、零散，監(jiān)理工程師就難以對問題作出準(zhǔn)確的判斷，更談不上作出準(zhǔn)確的決判。

　　合同管理是貫穿監(jiān)理工作始終的一項中心任務(wù)，在工程實施的過程中或工程完工后，往往會出現(xiàn)一些爭議的問題。如經(jīng)業(yè)主同意補(bǔ)簽的工程計量，往往承包單位報的量偏大而且提供的依據(jù)不足，此時監(jiān)理根據(jù)平日在監(jiān)理日志或監(jiān)理檢測記錄、監(jiān)理通知、監(jiān)理旁站記錄等記載可以較準(zhǔn)確的提供依據(jù)，作出合理的審核結(jié)果。

　　同樣，對一些問題的描述也可通過查詢監(jiān)理資料作出較全面準(zhǔn)確的評價。當(dāng)然，監(jiān)理最終的質(zhì)量評估報告的結(jié)論意見，一是依據(jù)施工單位自檢結(jié)果和監(jiān)理抽檢結(jié)果，二是通過專業(yè)檢測，試驗單位提供的檢測數(shù)據(jù)，三是對施工過程控制的評價。其中一、三都是依據(jù)監(jiān)理資料提供數(shù)據(jù)、文字的記載得出的結(jié)論。

　　2.監(jiān)理資料是工程在交付試驗

　　如何加強(qiáng)水利部門的檔案管理

　　1、提高對基層水利檔案的認(rèn)識。水利檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)深入基層水利部門，搞好檔案法規(guī)的宣傳，提高基層水利工作者的認(rèn)識。要靈活運(yùn)用各種方式，如配發(fā)宣傳手冊、現(xiàn)場講解宣傳，提高一線檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平；主管部門應(yīng)督促下屬單位健全檔案管理制度，進(jìn)行合理的工作分工，明確各自職責(zé)，形成行之有效的監(jiān)管監(jiān)督體制。

　　2、建立專門的水利工程管理機(jī)構(gòu)。單位管理者應(yīng)指派專人來負(fù)責(zé)水利工程的檔案管理工作，努力實現(xiàn)“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)”、“協(xié)調(diào)配合”、“專人負(fù)責(zé)”的管理模式，如果是尚未具備設(shè)置專門的檔案管理部門，可以先行安排一名專業(yè)的工程檔案管理人員進(jìn)行管理；

　　若完全有實力創(chuàng)建一個專門獨(dú)立的水利工程檔案管理部門的單位，應(yīng)全部按照專業(yè)的專職檔案管理人員。同時應(yīng)注意與施工部門人員做好協(xié)調(diào)工作，將水利工程檔案管理工作真正的融入到施工建設(shè)的全過程中。

　　3、提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)。水利檔案管理人員不僅要具備檔案專業(yè)管理知識，還應(yīng)具備一定的水利工程專業(yè)知識，只有這樣，才能更細(xì)致、更合理、更符合工程特點(diǎn)地制定相應(yīng)的水利工程檔案管理體系，有的放矢地要求水利工程專業(yè)技術(shù)人員及時歸檔，更好地做好水利檔案管理工作。

　　為此，要加強(qiáng)水利工程檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高他們的檔案管理水平，打造一支優(yōu)秀的水利工程建設(shè)項目檔案工作隊伍，使水利檔案實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理有一個切實可行的保障。

　　4、改變管理方式，豐富收集手段。根據(jù)不同水利工程特點(diǎn)，拓寬檔案收集渠道，變被動為主動收集檔案資料，采取靈活多樣的收集手段，適應(yīng)水利工程檔案管理的要求。對建設(shè)周期較長的大型水利工程檔案收集，應(yīng)與施工現(xiàn)場資料員及其他施工部門保持聯(lián)系，及時溝通，隨時掌握水利工程進(jìn)展情況，分階段催收檔案資料，盡量避免原始檔案資料遺失，從而保證工程檔案的完整性和連續(xù)性。

　　對建設(shè)周期較短的小型水利工程檔案的收集，采取追蹤收集的辦法，主動到施工現(xiàn)場了解施工進(jìn)度，及時掌握施工信息，指導(dǎo)和督促施工現(xiàn)場資料員，有針對性地收集檔案資料，從而保證檔案資料的完整性。

　　5、加強(qiáng)樞紐工程檔案規(guī)范化管理。作為水利樞紐工程建設(shè)單位,為實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化,根據(jù)國家《檔案法》、水利部的《科學(xué)技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定》等有關(guān)法律法規(guī),制定樞紐工程《檔案管理制度》、《檔案借閱制度》、《檔案管理人員崗位責(zé)任制》等管理規(guī)定,并嚴(yán)格按照執(zhí)行,使水利樞紐工程檔案從產(chǎn)生到形成的那一刻起就對它的真實性、完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。樞紐工程建立了檔案統(tǒng)計臺帳,做到了帳實相符,做到查閱、借閱有登記,利用效果有記載,使檔案業(yè)務(wù)管理工作井然有序。