監(jiān)理單位檔案管理工作流程

　　一、組織編制監(jiān)理單位檔案：

　　1.根據(jù)監(jiān)理單位工作職責，編制監(jiān)理單位檔案，包括建設項目管理檔案、建設項目審核檔案、建設項目監(jiān)理報告檔案、建設項目監(jiān)理報告審核檔案等；

　　2.組織工作人員按照監(jiān)理單位檔案編制要求，按照規(guī)定的格式填寫檔案內容，并將檔案歸檔；

　　3.每年定期對監(jiān)理單位檔案進行歸檔、更新和清理，以確保檔案內容的準確性和完整性。

　　二、管理監(jiān)理單位檔案：

　　1.建立健全監(jiān)理單位檔案管理制度，明確檔案管理職責，健全檔案管理流程，規(guī)范檔案管理操作；

　　2.建立監(jiān)理單位檔案管理信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子存儲、查詢、調取等功能；

　　3.定期對檔案進行清理、整理，建立檔案索引，提高檔案管理效率；

　　4.定期對檔案進行安全檢查，確保檔案安全；

　　5.嚴格實施檔案管理制度，建立檔案臺賬，定期對檔案進行復核，確保檔案的真實性和完整性。

　　檔案管理的流程是什么

　　檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。

　　這8項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為6個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

　　檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。

　　監(jiān)理單位檔案管理工作流程

　　1、收集檔案：檔案的前身是文件，而文件是隨著工作活動分散而形成的，為便于將來使用，需要挑選散亂的文件，選擇其中重要部分集中保存，以便將來利用，從而形成檔案收集工作。歸檔工作是指檔案從分散到集中的過程，是檔案工作的起點。

　　2、檔案整理：檔案工作人員拿到檔案后，首先要把檔案歸類，包括歸檔編號，歸檔頁碼，撕開粘貼頁，頁號寫錯，重新編號，對可拆訂的文件做拆訂處理，以便在掃描時進行分批處理。

　　如發(fā)現(xiàn)褶皺不平影響后期掃描質量的文件，應作相應的處理；如果文件有破損，應首先進行技術修復，并做好標注；對破損嚴重無法修復掃描的文件，要做好區(qū)分標注。

　　3、檔案鑒定：隨著檔案數(shù)量的不斷增加，一些檔案失去了保存價值，為了防止龐雜，需要剔除那些失去保存價值的檔案，同時也要區(qū)分檔案不同的保存價值，以實現(xiàn)檔案的分級保管，發(fā)揮重要檔案的作用，從而形成檔案鑒定工作。

　　4、影像檢查與處理：

　　掃描儀完成后，采用自動處理和人工逐幅檢查圖像質量，包括圖像順序與原始檔案記錄是否一致，有無漏掃、重張等現(xiàn)象，圖像有無黑邊、折角及圖像偏斜度、清晰度、失真度等圖像質量，并及時進行調整，保證圖像順序正確。

　　5、完整的OCR識別：

　　若項目需要實現(xiàn)全文檢索，則掃描圖像處理完畢后需要使用專業(yè)的識別軟件對數(shù)字圖像進行全文OCR。若使用者對識別成功率有嚴格要求，還需另加手工校對，校對結束后將版式還原轉換為雙層PDF文件格式，可實現(xiàn)無障礙的全文檢索。

　　6、提供利用：保存檔案的目的是為各項工作提供服務，充分發(fā)揮檔案功能。為使檔案的作用能及時、充分地發(fā)揮，需要開辟各種途徑，采取各種形式、方式，將檔案的利用方法介紹給利用者，從而形成對檔案的利用。

　　監(jiān)理單位檔案管理工作流程

　　為了系統(tǒng)完整地的保存和科學地管理我所的建設監(jiān)理檔案，根據(jù)本所《監(jiān)理工作管理規(guī)定》和國家《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》、《建設工程監(jiān)理規(guī)范》的有關規(guī)定，結合本所的具體情況，制定本辦法。

　　第一條建設監(jiān)理檔案，是指我所在對受托建設項目實施監(jiān)理的過程中形成的各種文字材料、圖紙、圖表、照片、音像記錄等技術文件的總稱。是我所全體工程技術人員和管理人員的.勞動成果和智慧結晶，也是我所對監(jiān)理的建設項目實施專業(yè)化管理和科學控制的真實記錄。它對我所的業(yè)務拓展和進一步發(fā)展具有極其重要的意義。

　　第二條建設工程文件的歸檔包括兩方面含義：一是項目監(jiān)理機構將監(jiān)理過程中形成的文件向本所監(jiān)理部移交；二是項目監(jiān)理機構將監(jiān)理過程中形成的文件向建設單位檔案管理機構移交。

　　第三條監(jiān)理檔案的形成、收集、整理責任人是項目總監(jiān)理工程師。項目總監(jiān)理工程師應在項目竣工驗收后的一個月內，將根據(jù)本辦法整理的監(jiān)理文件完整地移交給監(jiān)理部，由監(jiān)理部進一步編目、組卷、裝訂并保存。只有合格地完成了歸檔工作，項目的監(jiān)理工作才算告一段落。

　　第四條為便于監(jiān)理檔案的編制和查閱，監(jiān)理文件的分類和編碼統(tǒng)一規(guī)定如下：每一份監(jiān)理文件均采用一組九位代碼來表示，例如：

　　D J 2 0 1 0 2 0 1

　　第1位：D含義是“檔案”類，以區(qū)別于“圖書”“資料”；

　　第2位：填寫字母J或S。J含義是“建筑安裝工程”；S含義是“市政基礎設施工程”；

　　第3位：表示文件的大類，以數(shù)字來表示?！?”代表工程準備階段文件；“2”代表監(jiān)理文件；“3”代表施工文件；“4”代表竣工圖；“5”代表竣工驗收文件；

　　第4、5位：表示文件的小類，以阿拉伯數(shù)字編碼。編制人按照《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》中的附錄A《建設工程文件歸檔范圍和保管期限表》（以下簡稱附錄A）的順序編號；如“立項文件”為1、“建設用地、征地、拆遷文件”為2等等。

　　第6、7位：表示文件屬類，是小類項下的分項，依照附錄A中“○”的數(shù)字編寫，如不劃分屬類時可分別填寫“0”、“0”。

　　第8、9位：為文件流水號。

　　本例代碼含義為：建筑安裝工程擋案—監(jiān)理文件—監(jiān)理規(guī)劃—監(jiān)理實施細則一份。

　　第五條一切依法監(jiān)理的證明文件和監(jiān)理質量的證明文件及作為監(jiān)理成果的結論性文件，均應屬于歸檔范圍。具體內容如下：

　　1工程項目監(jiān)理機構及負責人名單；

　　2施工合同文件及委托監(jiān)理合同；

　　3勘測設計文件；

　　4施工許可證和安全許可證；

　　5監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則；

　　6分包單位資格報審表；

　　7設計交底及圖紙會審會議紀要；

　　8施工組織設計（方案）、專項施工方案、安全施工組織設計報審表；

　　9工程開工/復工報審表、工程開工/工程暫停令；

　　10測量核驗資料；

　　11工程進度計劃及控制資料；

　　12工程材料、購配件、設備的質量證明文件及檢查、試驗資料；

　　13施工試驗資料；

　　14設計變更和工程變更資料；

　　15隱蔽工程驗收記錄；

　　16工程計量單和工程支付證書；

　　17監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、會議紀要、往來函件；

　　18各種報驗申請表；

　　19監(jiān)理日記、監(jiān)理月報；

　　20質量缺陷和質量事故的處理文件；

　　21檢驗批、分項（子分項）、分部（子分部）、單位工程的驗收資料；

　　22索賠文件資料；

　　23竣工結算審核意見書；

　　24工程項目施工質量評估報告等專題報告；

　　25監(jiān)理工作總結；

　　26鑒于每個項目具體情況不同，歸檔資料不一定都如上所列齊全，但絕不能少于附錄A中規(guī)定監(jiān)理單位應保存的文件內容。

　　第六條歸檔的工程文件應為原件，其幅面尺寸為A4幅面。

　　第七條監(jiān)理檔案的保存期限和密級從《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》的規(guī)定。

　　第八條監(jiān)理檔案應有專人保管；監(jiān)理檔案的到期銷毀必須經所主管領導批準并登記造冊，由指定人員見證銷毀。

　　第九條外單位來所查閱或復印檔案資料，須持單位介紹信，并經所主管領導批準。有密級的檔案一般不外借。如工作需要確需借閱時，須經所主管領導批準。

　　資料員工作的具體流程資料員崗位職責

　　1．2．1在項目上負責工程項目資料、圖紙等檔案的收集、管理。

　?。?）負責工程項目的所有圖紙的接收、清點、登記、發(fā)放、歸檔、管理工作

　?。?）收集整理施工過程中所有技術變更、洽商記錄、會議紀要等資料并歸檔。

　　1．2．2參加分部分項工程的驗收工作

　?。?）負責備案資料的填寫、會簽、整理、報送、歸檔；

　　（2）監(jiān)督檢查施工單位施工資料的編制、管理，做到完整、及時，與工程進度同步；按時向檔案室移交；

　?。?）負責向市城建檔案館的檔案移交工作；

　?。?）指導工程技術人員對施工技術資料（包括設備進場開箱資料）的保管

　　1．2．3負責計劃、統(tǒng)計的管理工作

　?。?）負責對施工部位、產值完成情況的匯總、申報，按月編制施工統(tǒng)計報表；

　?。?）負責與項目有關的各類合同的檔案管理

　　1．2．4負責工程項目的內業(yè)管理工作

　　（1）協(xié)助項目經理做好對外協(xié)調、接待工作；

　　（2）負責工程項目的內業(yè)管理工作

　　1．2．5完成工程部經理交辦的其他任務

　　檔案管理的工作流程與內容

　　檔案管理工作流程：

　　一、立卷歸檔

　　檔案室將文件材料收集整理分類——錄入機讀目錄——將檔案整理完畢——整理裝訂檔案——制作檢索工具——檔案入庫——分類上架。

　　二、借閱

　　1、本單位人員借閱檔案

　　由本人提出書面申請——辦公室主任審核——主管領導簽字批準——檔案室負責查找有關檔案——借閱人填寫借閱檔案登記薄——借閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。

　　2、外單位人員查閱檔案

　　查閱人持單位介紹信到單位檔案室申請借閱檔案審批單——辦公室主任審核——主管領導簽字批準——檔案室負責查找——查閱人填寫借閱檔案登記薄——查閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。

　　三、收集、交接、整理、統(tǒng)計工作

　　1、立卷部門兼職檔案員（資料員）根據(jù)單位制定的檔案歸檔范圍，平時做好文件材料的形成、收集、保存，確保歸檔文件材料完整

　　2、兼職檔案員（資料員）根據(jù)不同各類文件材料的特點，按規(guī)定的案卷類目歸卷

　　3、次年初，兼職檔案員（資料員）對收集、積累的文件材料進行整理（初步立卷）

　　4、三月上旬檔案室對各部門初步立卷的文件材料進行檢查、指導

　　5、兼職檔案員（資料員）按立卷要求立卷

　　6、兼職檔案員（資料員）填寫移交清單，并向單位檔案室移交檔案

　　7、檔案室對案卷進行分類、整理

　　8、編制檔號

　　9、編制案卷目錄等各種檢索工具

　　10、入庫

　　11、做好檔案的統(tǒng)計、保安

　　12、開展檔案的利用

　　13、進行文件匯編，對檔案信息進行二次、三次加工

　　四、鑒定銷毀

　　檔案銷毀提出申請——辦公室主任審核——主管領導簽字批準——檔案鑒定小組（由主管領導、辦公室主任、檔案管理人員及相關部門業(yè)務人員共同組成）進行鑒定——檔案管理人員及相關部門業(yè)務人員逐項照冊登記——辦公室主任簽字批準——主管領導裁簽字批準——一把手簽字批準——檔案室及相關部門到指定地點2人以上監(jiān)銷——檔案室及相關部門辦理銷毀清冊——檔案室歸檔。

　　兼職檔案管理員做好檔案整理的工作流程？

　　年中即將來到，不少企業(yè)或者機關單位要開展檔案的規(guī)整工作。兼職檔案管理員，在這段時間主要進行檔案的規(guī)整以及錄入。所以要做好一個合格的兼職檔案管理員，首要要了解以下幾點兼職檔案管理員的工作職責：

　　1、負責管理各個部門產生的檔案材料，包括文件材料的接收、整理，檔案的提供利用等。

　　2、責任心強，維護檔案歷史真跡，確保檔案的真實性和安全性，據(jù)實用檔，切實履行保密義務。

　　3、確保檔案收集工作的規(guī)范性，并督促各部門及時歸檔。

　　4、完整接收各部門移交的檔案，對未及時移交的檔案資料主動向使用或產生該檔案的部門催收。

　　5、完成領導下發(fā)的任務。另外兼職檔案管理員也要對檔案整理工作流程及要求了解清楚一、收集了解部門職能職責，將平時在工作活動中形成的文字，圖表，聲像等材料完整地收集起來。

　　二、鑒定對收集的材料逐份鑒定，看是否屬于部門文件材料的歸檔范圍，不屬歸檔范圍的，可作參考資料保存，屬于部門歸檔的文件材料，按照檔案整理流程及要求逐一整理。

　　三、分類根據(jù)文件、圖表的形成規(guī)律，將相互聯(lián)系的文件材料、圖表等組合在一起列為同一類別。

　　四、組卷組卷的具體做法：項目施工文件按單項工程、單位工程或裝置、階段、結構、專業(yè)組卷；項目竣工圖按建筑、結構、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷；

　　設備文件按專業(yè)、臺件組卷；管理性文件按問題、時間或項目依據(jù)件、基礎性、竣工驗收文件組卷；監(jiān)理文件按文種組卷；原材料試驗按單項工程、單位工程組卷。

　　五、案卷及卷內文件的排列

　　1、管理性文件按問題、時間或重要程度排列；

　　2、竣工圖按專業(yè)、圖號排列；

　　3、卷內文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。此外，卷內文件頁號、加蓋檔號章與檔號、卷內目錄、案卷封面和案卷脊背的編制，填寫案卷目錄以及檔案盒的規(guī)格各單位都有獨立具體的要求。

　　在檔案整理完畢后，根據(jù)檔案盒的盒號順序依次放入檔案密集架，檔案整理工作也就結束了。