檔案數(shù)字化監(jiān)理服務方案

檔案數(shù)字化監(jiān)理服務方案

一、服務內容
1、檔案數(shù)字化監(jiān)理服務主要包括：檔案數(shù)字化項目前期規(guī)劃、檔案數(shù)字化設備采購、檔案數(shù)字化硬件安裝、檔案數(shù)字化軟件安裝、檔案數(shù)字化系統(tǒng)調試、檔案數(shù)字化系統(tǒng)維護、檔案數(shù)字化系統(tǒng)培訓等服務。
2、檔案數(shù)字化監(jiān)理服務主要以檔案數(shù)字化系統(tǒng)的安裝、調試、維護和培訓為主，以確保檔案數(shù)字化系統(tǒng)的穩(wěn)定運行，提高檔案數(shù)字化工作的效率為主要目的。

二、服務流程
1、檔案數(shù)字化監(jiān)理服務流程主要包括：
（1）檔案數(shù)字化項目前期規(guī)劃：根據客戶需求，制定檔案數(shù)字化項目的規(guī)劃方案，包括檔案數(shù)字化項目的設備采購、設備安裝、軟件安裝、系統(tǒng)調試、系統(tǒng)維護、系統(tǒng)培訓等。
（2）檔案數(shù)字化設備采購：根據客戶需求，采購檔案數(shù)字化設備，包括檔案掃描儀、檔案存儲服務器、檔案存儲設備等。
（3）檔案數(shù)字化硬件安裝：安裝檔案數(shù)字化設備，確保檔案數(shù)字化設備的安全可靠運行。
（4）檔案數(shù)字化軟件安裝：安裝檔案數(shù)字化軟件，確保檔案數(shù)字化軟件的正常運行。
（5）檔案數(shù)字化系統(tǒng)調試：系統(tǒng)調試檔案數(shù)字化系統(tǒng)，確保檔案數(shù)字化系統(tǒng)的正常運行。
（6）檔案數(shù)字化系統(tǒng)維護：定期對檔案數(shù)字化系統(tǒng)進行維護，保證檔案數(shù)字化系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。
（7）檔案數(shù)字化系統(tǒng)培訓：對相關人員進行檔案數(shù)字化系統(tǒng)的培訓，確保檔案數(shù)字化系統(tǒng)的正確使用。

三、服務標準
1、檔案數(shù)字化監(jiān)理服務的服務標準主要包括：
（1）檔案數(shù)字化項目規(guī)劃：制定科學合理的檔案數(shù)字化項目規(guī)劃方案，確保項目按時完成。
（2）檔案數(shù)字化設備采購：采購檔案數(shù)字化設備，確保設備質量合格。
（3）檔案數(shù)字化硬件安裝：安裝檔案數(shù)字化設備，確保檔案數(shù)字化設備的安全可靠運行。
（4）檔案數(shù)字化軟件安裝：安裝檔案數(shù)字化軟件，確保檔案數(shù)字化軟件的正常運行。
（5）檔案數(shù)字化系統(tǒng)調試：系統(tǒng)調試檔案數(shù)字化系統(tǒng)，確保檔案數(shù)字化系統(tǒng)的正常運行。
（6）檔案數(shù)字化系統(tǒng)維護：定期對檔案數(shù)字化系統(tǒng)進行維護，保證檔案數(shù)字化系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。
（7）檔案數(shù)字化系統(tǒng)培訓：對相關人員進行檔案數(shù)字化系統(tǒng)的培訓，確保檔案數(shù)字化系統(tǒng)的正確使用。

四、服務價格
1、檔案數(shù)字化監(jiān)理服務的價格根據服務內容和服務標準的不同而有所不同，詳情請咨詢客服

檔案數(shù)字化管理有什么好方法？

檔案管理怎么做到數(shù)字化管理？

離不開人和物。提升檔案人員的綜合管理素質必不可少，而同時，現(xiàn)代化的管理軟件和硬件設備更是能給檔案管理工作帶來事半功倍的效果。

設備是檔案數(shù)字化管理中必不可少的內容，是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此，在推進數(shù)字化檔案管理進程中，加大設備投入、積極引進現(xiàn)代化設備、及時更新計算機系統(tǒng)與程序是當下數(shù)字化進程中的首要方向。

除了要做好軟件設備的優(yōu)化，順應檔案數(shù)字化工作的發(fā)展不斷推陳出新更好地為檔案數(shù)字化服務，還要更新落后的硬件設施，并加強對硬件設備的保養(yǎng)，這樣不僅可以延長設備的使用期限，還可以提升檔案管理工作的質量與效率。

好的檔案管理軟件系統(tǒng)包括。影像加工掃描系統(tǒng)、數(shù)字化加工管理系統(tǒng)以及人事檔案管理系統(tǒng)，在這樣的環(huán)境背景下不斷優(yōu)化更新，順應檔案數(shù)字化發(fā)展成熟運用于各大檔案整理行業(yè)的。

此外在硬件的創(chuàng)新研發(fā)上，還要有成熟的技術團隊，專業(yè)解決檔案數(shù)字化方向的技術問題，研發(fā)為檔案人量身定制的檔案盒打印機，其自動化程度高、操作簡單、打印速度快、打印效果好、模板創(chuàng)建方便、數(shù)據導入便捷等優(yōu)點，可滿足檔案服務行業(yè)大批量打印，企事業(yè)單位差異化打印的需求，極大提高了檔案人的工作效率。

數(shù)字檔案室及檔案數(shù)字化建設方案

數(shù)字檔案室的建設
數(shù)字檔案館系統(tǒng)綜合應用物聯(lián)網、云計算、移動互聯(lián)網等新技術，開發(fā)了對檔案實體、檔案內容、檔案服務和檔案管理等信息的感知、處置等功能，實現(xiàn)了對檔案信息資源和檔案業(yè)務信息資源的智慧收集、智慧管理、智慧服務、智慧保護和智慧監(jiān)督，為檔案館物與物、人與物、人與人的全面互聯(lián)、互通、互動提供了基礎條件。
基于OCR技術生成檔案數(shù)字化成果文本數(shù)據資源庫，結合應用原生電子檔案內容信息，實現(xiàn)了檔案信息資源的數(shù)據化管理，可以進行全文檢索，并采用數(shù)據挖掘技術構建虛擬資源庫，突破了傳統(tǒng)的檔案數(shù)字化理念，對實現(xiàn)檔案資源的深度控制和挖掘創(chuàng)造了條件。
基于數(shù)據智能采集技術，采用多樣化、組合式信息資源收集方式，實現(xiàn)了智慧城市建設中重要的信息資源之一?——?專業(yè)檔案數(shù)據庫的高效接收和有序管理。采用大數(shù)據技術的智慧檔案館，通過云計算技術虛擬合并各檔案館之間的數(shù)據，做到實時互通，跨館出證。
采用模型控制技術，實現(xiàn)了機關歸檔電子文件質量監(jiān)管、進館電子檔案質量檢查、開放檔案劃控輔助管理、檔案館業(yè)務目標督查等工作的輔助管理，有效地推進了檔案館業(yè)務工作的信息化。
應用RFID?技術，實現(xiàn)了智慧檔案館智能感知管理平臺對實體檔案、在館人員及相關業(yè)務信息的綜合感知和智能處置，拓展了RFID技術在檔案館工作中的應用領域。如文檔服務中心發(fā)出調卷指令后，在規(guī)定時間內庫區(qū)RFID?標簽信息閱讀器未感知到相關檔案出庫信息，將自動發(fā)送短信提示庫房保管人員辦理調卷業(yè)務。
基于編研人員的檔案利用，通過對檔案信息資源的深入挖掘，實現(xiàn)對檔案信息資源的智能檢索，提高了檔案檢索的查全率和查準率;同時基于數(shù)據挖掘技術，支持對檢索結果的知識圖譜展示以及檔案信息的自動聚類，為利用者提供了便捷、高效的檔案利用服務。根據業(yè)務需要，智能形成編研材料。
感知檔案，通過標簽可以知道檔案的狀態(tài)，可以對檔案實體進行識別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理，幫助檔案管理人員實時掌握每一份檔案的狀態(tài)，實現(xiàn)管理者與檔案實體的溝通。這樣可以避免傳統(tǒng)檔案管理中出現(xiàn)的一些問題。

檔案數(shù)字化的集團企業(yè)數(shù)字檔案館解決方案

檔案是企業(yè)開展業(yè)務活動的重要工具和憑證性信息記錄，是企業(yè)的核心信息資源與重要資產。集團企業(yè)具有機構龐大、下屬單位較多且層次復雜，各下屬單位分散等特點。對于集團企業(yè)，實現(xiàn)集中部署應用、分級管理，構建立體式企業(yè)數(shù)字檔案館，是集團企業(yè)數(shù)字檔案管理最佳解決之道。利用當前最先進的標準規(guī)范、信息技術，推出面向集團企業(yè)的數(shù)字檔案館解決方案。 應用系統(tǒng)由基礎應用平臺、業(yè)務應用平臺、信息服務平臺、系統(tǒng)管理與維護、接口等五個部分組成： 基礎應用平臺為系統(tǒng)功能提供基礎性的應用服務，如工作流引擎、OCR服務、文檔格式服務、全文檢索服務、報表引擎等等。 業(yè)務應用平臺為檔案管理機構提供檔案管理的平臺，包括檔案工作管理、檔案收集整編、檔案管理、檔案保管、開發(fā)利用等業(yè)務。 信息服務平臺為檔案利用者提供信息服務的平臺，包括檔案網站、多種檔案查詢模式、圖書資料信息的查詢、電子文件瀏覽等。 系統(tǒng)設置與維護實現(xiàn)系統(tǒng)設置、業(yè)務建模兩大主要功能。系統(tǒng)設置主要用于配置系統(tǒng)運行環(huán)境的參數(shù)，包括服務器集群、存儲系統(tǒng)（支持分布式和集中式）、基礎應用層各應用參數(shù)的配置等。業(yè)務建模系統(tǒng)主要包括全宗群、檔案門類、管理目錄樹、分類表、元數(shù)據、報表、表單等各基礎數(shù)據結構的定義。 接口接口包括了兩個部分，一部分是本系統(tǒng)與其它系統(tǒng)集成的接口，一般包括了與OA系統(tǒng)等系統(tǒng)的集成接口；另一個接口是指系統(tǒng)提供二次開發(fā)的接口，系統(tǒng)可提供基礎應用、檔案業(yè)務管理、檔案信息服務等不同層面的SDK開發(fā)包。

檔案管理數(shù)字化的如何實現(xiàn)

檔案管理數(shù)字化如何實現(xiàn)
一、文書處理以及歸檔開展數(shù)字化管理
檔案工作最基礎的內容是文書工作，而文書工作的質量在很大程度上會影響檔案工作的質量與效果。因此，為了滿足新時期檔案管理工作的需要，應用計算機能夠完成文件登記工作，并按照批辦次序在局域網范圍內依次傳閱，并提前設定好催辦時間。如果不能按時返回傳閱文件，催辦程序會向承辦人發(fā)出相關信息，提醒其要及時進行文件閱讀，在完成對文件的處理后進行預立卷整理，減輕檔案管理人員的工作壓力。 　　
二、 加快系統(tǒng)工程建設
檔案電子化建設涉及了總體設計、軟件開發(fā)、掃描錄入、檔案整理、光盤備份、設備選型以及查詢管理等多項內容，這是一項系統(tǒng)工程。為了實現(xiàn)海量檔案信息高效錄入與保管，系統(tǒng)會利用磁盤陣列存儲、雙服務器以及高速掃描儀等實行集中掃描，并通過光盤與磁帶等對文字資料等進行雙備份，避免出現(xiàn)資料丟失問題。
三、 構建信息技術支撐系統(tǒng)
1. 系統(tǒng)要具備平滑升級能力
信息技術支撐系統(tǒng)將光纖與磁盤陣列相連接，從而為系統(tǒng)高性能提供重要保證。此外，通過擴展模塊應用，可以大大擴充系統(tǒng)存儲容量。存儲系統(tǒng)本身要具備良好的可拓展性，實現(xiàn)在線擴容的同時具備保護功能。
2.系統(tǒng)要具備良好的可靠性
信息技術支撐系統(tǒng)應用的各種磁盤陣列產品包括電源、陣列控制器、鏈路控制器、風扇以及雙口光纖硬盤等，在硬件組成以及結構等方面需要采用冗余設計，避免存在單點故障，從而保證系統(tǒng)運行的安全性與可靠性。此外，就磁盤陣列而言，需要運用各類PAID保護級別，滿足不同用戶的實際需要。系統(tǒng)對硬件要求非常嚴格，需要硬件支持熱插拔，從而為系統(tǒng)應用的連續(xù)性提供重要保證。
四、 提升檔案管理人員的綜合素質
檔案管理人員作為數(shù)字化檔案管理工作的主要執(zhí)行者與實施者，其專業(yè)水平與綜合素質的高低直接關系檔案管理工作的質量與效率。因此，有必要加強對檔案管理人員的培訓力度，提高檔案管理人員的計算機操作水平，使其能夠在檔案管理工作中熟練應用檔案數(shù)字化技能。此外，在全新發(fā)展時期下，作為一名檔案管理人員，有必要不斷提高自身素質，學習各種技能技巧，做好檔案資料保密工作，為順利進行數(shù)字化檔案管理工作貢獻自身的力量。安全是對檔案管理工作最重要也是最基本的要求，因此，檔案管理人員要提高自身安全意識，做好檔案資料的保存工作，從而為檔案管理工作的安全性與可靠性提供重要保障。
五、 加大設備引進與更新投入
設備是檔案數(shù)字化管理中必不可少的內容，是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此，在推進數(shù)字化檔案管理進程中，要加大設備投入，積極引進現(xiàn)代化設備，及時更新計算機系統(tǒng)與程序。除了要做好軟件設備的更新工作，還要更新落后的硬件設施，并加強對硬件設備的保養(yǎng)，這樣不僅可以延長設備的使用期限，還可以提升檔案管理工作的質量與效率。此外，在檔案管理工作中要善于吸收與借鑒優(yōu)秀的經驗，注重資源轉換與共享，建立健全數(shù)字化檔案管理體系，從而提高檔案利用率。

檔案數(shù)字化加工流程細則具體方案

檔案數(shù)字化加工

1） 確定數(shù)字化對象應當對所要進行數(shù)字化的對象按照一定的原則和方法進行確認，只有符合 一定要求的紙質檔案文獻才能進行數(shù)字化加工。
2）符合國家法律法規(guī)紙質檔案的數(shù)字化，必須符合國家檔案開放規(guī)定或本行業(yè)相關規(guī)定。
3）價值性原則屬于歸檔范圍且應長久或長期保存的、社會利用價值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。

紙質檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法

任何一個有一定存在歷史的機構，都有一定數(shù)量的紙質檔案，將這些紙質檔案數(shù)字化，有利于管理與利用。
下面，將以檢察院的紙質檔案數(shù)字化為例，對檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法予以介紹。
創(chuàng)建檔案管理分類架構
檢察院的綜合檔案管理，分類架構一般為：
文書檔案、財務檔案、聲像檔案、實物檔案、基建檔案、設備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類，訴訟檔案是檢察院最為專業(yè)、也最為重要的檔案類型。
各級檢察院可根據自身管理需要，進行更詳細的檔案分類管理。
取卷
從庫房拿取需要數(shù)字化的紙質實體案卷，取卷時注意：
準確記錄所取案卷的物理存放位置。
依次拿取，不要丟卷，確保案卷的完整。
檔案定義
檔案定義，是3Hmis的專用術語，實際上就是確定檔案的最底層分類的相關屬性，或稱案卷的相關屬性。3Hmis可同時管理紙質檔案和數(shù)字化檔案，如果3Hmis已存在相關案卷信息，此步驟可省略。
關于檔案定義的具體操作，前面已詳細介紹，這里不再重復。
拆卷
拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂，如果紙質實體案卷信息已保存在3Hmis系統(tǒng)中，還應執(zhí)行取消注冊功能，相當于在3Hmis中執(zhí)行拆卷操作。
拆卷的注意事項：
保證案卷的完整，檢查是否有缺頁、漏頁及其它錯誤，正、副卷標注是否正確。
保持案卷的清潔。
拆開案卷，將案卷背面的封條小心撕干凈，剪開裝訂線。
取掉案卷中的金屬物。
將卷內文件一頁頁分開，對單面、雙面等情況進行標注，以提醒掃描人員注意。
為了方便掃描及時與掃描人員溝通。
注明每卷（包括正、副卷）的頁數(shù)及其他的特殊情況。
如有疑問，應及時向檔案管理員進行咨詢和溝通，不得擅自違規(guī)處理。
錄入卷內文件信息
一份案卷，一般都由多份性質相同或相似的文件組成，即所謂卷內文件。
如果系統(tǒng)中已存在卷內文件目錄，不必在錄入，若無，則采用新建文件的方法，錄入卷內文件屬性信息。
掃描
對已錄入相關屬性的卷內文件進行掃描，并將掃描結果文件引入（上傳）檔案系統(tǒng)。
3Hmis的圖片管理器內嵌掃描處理程序，可在錄入卷內文件信息的同時直接調用掃描模塊進行掃描（支持高速掃描儀），用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件（但使用3Hmis提供的圖片管理器更為簡單方便），然后，再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng)，3Hmis還提供了專門的批量引入工具。
如果檢察院有更嚴格的數(shù)字化檔案安全管理要求，并有專門用于歸檔的電子印章，可在掃描文件上加蓋歸檔專用的電子印章。
掃描時的注意事項如下：
根據需要設置掃描文件的格式和分辨率，3Hmis可對各種常用格式的數(shù)字化文件進行管理。
對于封面、內頁、手寫訴狀或是發(fā)票等各類不同證據材料，需用不同的比例或掃描方法進行掃描。
根據規(guī)則設置掃描文件的存放位置和掃描結果文件的文件名（采用3Hmis圖片管理器掃描時，將自動上傳，股不需要存放在客戶端）。
將掃描頁數(shù)和拆卷人所注明的頁數(shù)核對，確保不重掃、漏掃、多掃，同時保證案卷的清晰度，對掃描結果不佳的頁面進行專門處理。