檔案信息化建設的必要性

為什么做檔案信息化

檔案信息化的目標有局部和全局之分。局部目標是通過規(guī)范檔案管理過程，梳理檔案管理業(yè)務，改善檔案資源結構，提高檔案管理的效率和質量，實現(xiàn)本單位檔案的科學化、現(xiàn)代化管理，為本單位領導決策、行政管理、生產經營、基本建設、設備管理、技術更新提供一流的檔案服務，通過改善服務形象，使本單位檔案工作進入“有作為----有地位----有更大作為……”的良性循環(huán)。
全局目標是在本單位檔案信息化的基礎上，通過檔案工作的改革開放和科技進步，促進社會的改革開放、經濟發(fā)展、知識管理、先進文化傳播、政府職能轉變，以及法制化和民主化進程。例如，檔案文件向社會公開，強化了政府的公民意識和公眾的民主權利；檔案網站上開辟富有特色的檔案史料展覽，打造新型的檔案文化，豐富公民的文化生活。實際上，檔案信息化是為了更好地將社會的過去、現(xiàn)在、將來用高質量的檔案信息連接起來；更好地讓信息沉淀、歷史凝固、時光延伸、瞬間永恒、記憶說話、歲月留痕、知識傳播、文化傳承；更好地解決社會信息化中遇到的資源整合、內容管理、安全控制等重大課題，為社會的和諧發(fā)展提供優(yōu)質的檔案信息服務。因此檔案信息化與社會的科學發(fā)展有著緊密的聯(lián)系，追求的最高目標和最佳境界應當是推進社會的全面進步。
全面認識檔案信息化的目標，有利于我們在檔案信息化建設的規(guī)劃、組織和實施中進行正確的目標定位，按照總體規(guī)劃，分步實施的原則，處理好局部目標和全局目標，近期目標和長遠目標，經濟目標和社會目標之間的關系，真正實現(xiàn)檔案信息化效益和效能的最大化。

檔案數(shù)字化的意義與作用

檔案數(shù)字化的意義與作用
檔案數(shù)字化是隨著計算機技術、掃描技術、掃描矩陣CCD技術、OCR技術、數(shù)字攝影技術(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、存儲技術的發(fā)展而產生的一種新型檔案信息形態(tài)。
它把各種載體的檔案資源轉化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。
主要負責對文件、圖書資料進行整理、掃描、圖像處理以及目錄制作，工作區(qū)域是在辦公室。檔案數(shù)字化加工人員是掃描、錄入的專業(yè)人員，組織電腦信息錄入、文檔資料掃描、文檔圖形圖像處理、檔案裝訂整理等，是檔案數(shù)字化的專業(yè)人員。
數(shù)字檔案可以有效地解決這些實際檔案工作中的痛點。首先，數(shù)字檔案可實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和自動化，便于檢索和借閱，有效的提高工作效率。其次，數(shù)字檔案可以聯(lián)通檔案孤島，進行整合，實現(xiàn)資源聯(lián)通共享。再者，數(shù)字檔案可以使檔案管理流程更加順暢，系統(tǒng)可為檔案的完整、準確、安全提供有力保障。
檔案數(shù)字化可以提高檔案信息化管理水平，有利于提高檔案館工作效率和現(xiàn)代化水平，有利于確保數(shù)字檔案永久保存和安全保管，有利于促進公共檔案服務能力拓展和實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。

地質檔案信息化建設的思考

鄭冰瑩

(廣東省有色礦山地質災害防治中心)

摘要 隨著現(xiàn)代科學技術在地質檔案管理工作中的廣泛應用，計算機已經成為地質檔案部門最為常用的工作工具和管理手段。地質檔案信息以它所獨具的最直接、最真實、最原始的特點區(qū)別于其他信息，從而在信息領域有其特殊的地位。

關鍵詞 地質 信息化建設 地質檔案管理

在信息化飛躍發(fā)展的今天，信息化建設對地質檔案管理產生了深遠的影響。地質檔案管理信息化建設是指將檔案資源和檔案各項管理過程數(shù)字化，通過信息系統(tǒng)加工和計算機網絡的傳輸，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。

1 地質檔案信息化管理的重要性

地質檔案是地質部門重要的原生信息，是一種具有特殊價值的信息資源，是地質工作發(fā)展的寶貴信息資源。地質檔案管理工作是地質事業(yè)發(fā)展的重要組成部分。作為信息資源的重要組成部分，地質檔案信息資源對經濟社會發(fā)展具有重要的、不可替代的作用。地質檔案信息化管理工作作為地質工作的管理性、服務性、基礎性工作，在地質工作中發(fā)揮著重要作用。

2 地質檔案信息化建設的內容

檔案信息化建設內容十分豐富。主要包括：基礎設施建設、檔案信息資源建設、標準規(guī)范建設和人才隊伍建設等四個方面的內容。

1)基礎設施建設。軟、硬件基礎設施是地質檔案信息化建設必不可少的基本條件，是地質檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術應用的基礎。

2)檔案信息資源建設。地質檔案信息是國民經濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一。地質檔案信息資源的開發(fā)，是實施信息化戰(zhàn)略的核心，是地質檔案信息化建設取得實效的關鍵。

3)標準規(guī)范建設。地質檔案信息資源共享，基礎數(shù)據(jù)庫為社會利用，標準規(guī)范是地質檔案信息化建設的關鍵環(huán)節(jié)，是實現(xiàn)地質檔案信息資源有效利用，避免重復建設，提高效率的重要條件。

4)人才隊伍建設。要加大培訓力度，有計劃地進行各種形式的業(yè)務培訓、知識更新，不斷提高信息技能。要把地質檔案信息化建設的過程作為鍛煉隊伍，培養(yǎng)人才的過程，邊學習邊實踐，不斷總結、不斷提高。

3 地質檔案信息化建設的過程

地質檔案信息化建設，要以地質檔案信息資源為核心，以網絡化管理為基礎，依托各地政務信息網，加快網絡建設，加大文檔一體化、館室一體化管理的推進力度，加速完成各級綜合地質檔案館文件級目錄數(shù)據(jù)庫的建設任務，為地質檔案信息化產業(yè)創(chuàng)造良好的基礎和條件。地質檔案信息化建設應從基礎做起，以實際需要進行地質檔案信息化建設。

首先是收集地質檔案的過程。要擴大地質檔案收集對象，既要向法定的地質檔案形成部門收集，還要向非法定的信息收藏部門與研究部門收集，同時還要向個人收集；要擴大地質檔案收集范圍，不僅收集文書地質檔案，還要收集其他門類的地質檔案。地質檔案的收集應注重收集具地方特色的地質檔案信息資源，特別是現(xiàn)行信息資源的收集，以彌補館藏地質檔案信息資源的不足，確保館藏結構上的不斷優(yōu)化和調整，以及館藏信息資源的進一步豐富和補充。這是一項長期而艱巨的工作，它為地質檔案高質量的信息服務提供堅實的數(shù)據(jù)基礎。這樣才能實現(xiàn)地質檔案館服務社會的多樣性、及時性和靈活性的功能，才可以拓寬地質檔案工作服務渠道。

其次是管理地質檔案的過程。決定地質檔案信息系統(tǒng)是否有效，是否有實用價值，能否生存下去的關鍵，在于我們是否能夠積累起足夠多的數(shù)字化地質檔案信息。如果沒有形成一定規(guī)模的數(shù)字化地質檔案數(shù)據(jù)庫，沒有大量的、不斷增加的信息數(shù)據(jù)——數(shù)字化地質檔案，就無法發(fā)揮地質檔案信息系統(tǒng)的作用。所以說建立全文存儲的地質檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是重點中的重點。

通過信息技術管理地質檔案，實現(xiàn)計算機聯(lián)網，在網上實現(xiàn)地質檔案目錄檢索，在一定的權限內進行地質檔案全文瀏覽，以滿足社會各階層的需求。地質檔案館通過信息技術，介紹館藏、編寫各類地質檔案信息，達到地質檔案資源共享。

第三是利用地質檔案的過程。地質檔案信息化建設的最終目的是為社會提供有價值的信息資源，因此，對地質檔案信息資源不能僅限于收集、保管，更重要的是利用好這些地質檔案信息資源，對地質檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工、管理，對地質檔案開展科學分類、排列、索引和編研等基礎工作，利用地質檔案信息資源為社會服務，從而達到地質檔案信息資源的有效利用。

第四是地質檔案管理軟件的開發(fā)。針對現(xiàn)代辦公條件下，電子文件大量產生的現(xiàn)狀，制定前端控制戰(zhàn)略和文件、地質檔案一體化管理模型，建立新型地質檔案安全保障系統(tǒng)。

4 地質檔案信息化建設中應注意的幾個問題

1)地質檔案信息化建設的發(fā)展，由地方經濟、科技和社會發(fā)展水平所決定，各級地質檔案部門在地質檔案信息化建設過程中一定要建立在現(xiàn)實需求基礎上，要先試點、后推廣。切忌在沒有進行科學的可行性、必要性論證之前，盲目購置設備。信息化建設工作可以先從基礎工作做起。

2)保障重點，分級建設。地質檔案信息化建設首先集中力量對重要的地質檔案資料進行數(shù)字化加工，將一部分信息化處理后的地質檔案先行對外提供利用。只有這樣才能在最短的時間內，以最快的速度實現(xiàn)地質檔案信息化的實際應用；在突出重點的同時，對各類地質檔案的信息化進行分級建設。要有一個發(fā)展的先后順序。一般的情況下，應該優(yōu)先建立對文書地質檔案的管理系統(tǒng)，以滿足機關對地質檔案中最多、最普遍部分的需求，而后根據(jù)條件，再建立其他門類的地質檔案管理系統(tǒng)。這樣能夠保證地質檔案部門在資金、人力等條件有限的情況下，加快實現(xiàn)地質檔案信息化的進程。

3)切實重視人才培養(yǎng)。地質檔案信息化建設需要用現(xiàn)代信息技術的觀念、技術、設備、方法對地質檔案管理業(yè)務流程、管理模式等進行重新整合和定位。需要有一定的地質檔案和計算機專業(yè)知識的人員從事地質檔案信息化工作，這就要求各級地質檔案行政管理部門要采取非常手段，一方面要花大力氣培養(yǎng)人才，如定期培訓，送骨干到高校或國外深造，鼓勵相關人員參加信息技術水平等級考試等；另一方面，要采取某種措施把本地區(qū)、本部門的人才集中起來，形成團體優(yōu)勢，解決本地區(qū)地質檔案信息化建設中存在的共性、難點問題。

4)在網絡環(huán)境中，地質檔案信息的安全問題。防治計算機病毒是地質檔案在網絡上的保密性、完整性和可用性的根本保證。為確保地質檔案在網絡中的安全，必須安裝知名殺毒軟件，并及時升級，經常進行數(shù)據(jù)備份，不要盲目相信一種殺毒軟件，應備有多種殺毒軟件，同時采用防火墻技術。

5)關于電子文件的保存、歸檔、管理問題。電子文件歸檔時，把屬于一般性的電子文件，轉換成各種平臺都能使用的文本文件格式，以不變應萬變，消除由于技術演變所帶來的影響。對于特殊格式的電子文件，應在存儲載體中同時存有相應的瀏覽軟件；對歸檔后的電子文件要建立定期檢查制度，一旦發(fā)現(xiàn)文件損壞，立即對該載體內存儲的所有文件進行修復。

5 加強地質檔案信息化管理的措施

地質檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個環(huán)節(jié)都應達到一定水平，并通過網絡加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。制定地質檔案信息化管理的有關標準，推廣地質檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子地質檔案的管理，做好電子文件、電子地質檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子地質檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各局域網絡，建立企業(yè)地質檔案信息網絡，實現(xiàn)企業(yè)館藏地質檔案數(shù)字化、資源共享化、服務對象與需求擴大化。

地質檔案信息化建設是一項復雜的系統(tǒng)工程，需要長期細致的工作，有待于在實踐中不斷發(fā)展和完善，在開發(fā)過程中應該堅持量力而行、循序漸進、實用有效的原則，用信息化建設思想統(tǒng)攬全局，實現(xiàn)地質檔案管理歷史性的跨越，從而保證地質檔案信息化建設與全社會信息化同步發(fā)展，為促進國民經濟和社會發(fā)展，維護社會政治穩(wěn)定提供快捷有效的地質檔案信息服務。

檔案工作的重要性和意義

檔案工作的重要性和意義
企業(yè)檔案管理的重要性
企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項生產、經營活動中形成的對國家、社會和本企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。各企業(yè)應注意日常工作中，各種文件材料的形成、積累，并按一定要求進行科學分類整理，統(tǒng)一管理本企業(yè)各門類、各種載體的檔案，實現(xiàn)檔案的有效利用。
（1）企業(yè)的檔案是企業(yè)科技發(fā)展的催化劑。
（2）企業(yè)的科技檔案是知識形態(tài)的生產力。
（3）企業(yè)檔案是企業(yè)經濟效益和社會效益的表現(xiàn)形式。
（4）企業(yè)檔案是企業(yè)文化的重要部分，是企業(yè)成功的金橋。
2 企業(yè)檔案管理原則
（1）統(tǒng)一領導，分級管理。企業(yè)內部的檔案機構要對本企業(yè)的檔案工作實行歸口管理和統(tǒng)一領導，建立統(tǒng)一的企業(yè)檔案管理制度，對企業(yè)的全部檔案實施綜合管理。
（2）維護企業(yè)檔案的完整與安全。維護檔案的完整，從數(shù)量上說，要保證企業(yè)檔案在內容上齊全配套；從質量上說，要保持企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和內在的有機聯(lián)系，在范圍上應涵蓋企業(yè)全部工作活動所產生的各種門類、各種形式的檔案文書，嚴防對檔案人為地加以割裂和零亂堆砌。維護企業(yè)檔案的安全，對企業(yè)檔案進行很好的管理和保護，要加強保密工作，嚴防企業(yè)檔案的丟失和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生，嚴守企業(yè)檔案中所含的涉密事項，保護知識產權，維護企業(yè)的合法權益。
（3）便于企業(yè)和社會對企業(yè)檔案的有效利用。企業(yè)檔案的利用，既是企業(yè)檔案工作的基本出發(fā)點，又是企業(yè)檔案工作的最終目的。企業(yè)檔案管理工作之所以能夠延續(xù)下來并得到不斷發(fā)展，就是因為它對社會有一定的利用價值。企業(yè)檔案的利用貫穿于企業(yè)檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)和始終，并且是檢驗檔案管理工作質量的根本標準。
3 加強企業(yè)檔案管理建議
3.1 統(tǒng)一規(guī)范，建立檔案管理現(xiàn)代技術標準，加快相關法規(guī)的完善，保護知識產權、提高信息的可獲取性
檔案工作的標準化、規(guī)范化是信息化建設的前提和必要條件。因為現(xiàn)代檔案信息已不再屬于一個部門，而是作為一個地區(qū)、一個系統(tǒng)、一國或多國乃至國際檔案信息交流的一個組成部分。因此檔案工作部門必須要遵循標準化的原則，對收集、整理、編目、檢索、溫濕度控制、防霉防蟲以及安全保管等基礎性工作，都要嚴格按照統(tǒng)一的標準進行規(guī)范整理。國家相繼出臺了一系列相關標準，除了信息管理共用的標準和目前暫時與紙質文件、檔案管理共用的標準外，還有電子文件管理專用的標準和規(guī)范。

什么叫檔案數(shù)字化，檔案數(shù)字化有哪些好處？

什么叫檔案數(shù)字化，檔案數(shù)字化的好處
檔案數(shù)字化是一種新型的檔案信息管理模式，它把各種載體的檔案資源轉化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。
1.代替原件使用，有效延長原件的保存時間。
2.數(shù)字化副本分地保存。要長期或永久保存的重要檔案，用數(shù)據(jù)備份的方法制成多份數(shù)字化副本的備份分地保存。
3.恢復檔案材料模糊褪變的字跡。對字跡出現(xiàn)模糊擴散或褪變的檔案，可經過計算機掃描等處理技術恢復模糊褪變字跡。
4.提高辦公效率，數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用，從而提高辦公效率。
5.提高經濟效益，數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱方便迅速，避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。