檔案信息化建設(shè)工程

如何推進檔案信息化建設(shè)

檔案是機關(guān)、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實現(xiàn)檔案管理信息化。如何才能實現(xiàn)檔案管理信息化呢？筆者認為，必須從配備統(tǒng)一的管理設(shè)備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機制和建設(shè)復(fù)合型的管理隊伍這三個方面著手。一、配備統(tǒng)一的管理設(shè)備實現(xiàn)計算機在檔案部門的全覆蓋。要為機關(guān)檔案發(fā)展提供快、準、全的檔案信息，計算機給我們提供了一個強有力的工具。利用計算機檔案管理系統(tǒng)可實現(xiàn)：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實現(xiàn)統(tǒng)一型號、統(tǒng)一規(guī)格的計算機全面覆蓋，才能為機關(guān)檔案管理實現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲載體。隨著機關(guān)檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，特別是光盤存儲系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。二、建立規(guī)范的管理機制在檔案信息化建設(shè)過程中，為明晰相關(guān)責任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關(guān)檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標準。標準規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務(wù)標準、各項技術(shù)標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立;如果相關(guān)檔案部門不按統(tǒng)一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)。三、建設(shè)復(fù)合型的管理隊伍提高檔案管理人員的信息化意識。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，政府部門應(yīng)有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進行信息化技能培訓，培訓內(nèi)容涵蓋計算機、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識。相關(guān)檔案管理部門還應(yīng)創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高他們的工作技能。

什么是檔案信息化建設(shè)？

檔案信息化建設(shè)。
檔案信息化建設(shè)是指運用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實現(xiàn)檔案信息的社會化服務(wù)。
十三屆全國人大常委會第十九次會議20日審議通過了修訂后的檔案法，自2021年1月1日起施行。新法強調(diào)推動檔案開放與利用，將檔案向社會開放的期限由三十年縮短為二十五年，并進一步要求加強檔案信息化建設(shè)。
其實就是把計算機信息技術(shù)運用到傳統(tǒng)檔案管理中，比如有“規(guī)檔云”這類系統(tǒng)就是針對檔案信息化建設(shè)的。

地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的思考

鄭冰瑩

(廣東省有色礦山地質(zhì)災(zāi)害防治中心)

摘要 隨著現(xiàn)代科學技術(shù)在地質(zhì)檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，計算機已經(jīng)成為地質(zhì)檔案部門最為常用的工作工具和管理手段。地質(zhì)檔案信息以它所獨具的最直接、最真實、最原始的特點區(qū)別于其他信息，從而在信息領(lǐng)域有其特殊的地位。

關(guān)鍵詞 地質(zhì) 信息化建設(shè) 地質(zhì)檔案管理

在信息化飛躍發(fā)展的今天，信息化建設(shè)對地質(zhì)檔案管理產(chǎn)生了深遠的影響。地質(zhì)檔案管理信息化建設(shè)是指將檔案資源和檔案各項管理過程數(shù)字化，通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。

1 地質(zhì)檔案信息化管理的重要性

地質(zhì)檔案是地質(zhì)部門重要的原生信息，是一種具有特殊價值的信息資源，是地質(zhì)工作發(fā)展的寶貴信息資源。地質(zhì)檔案管理工作是地質(zhì)事業(yè)發(fā)展的重要組成部分。作為信息資源的重要組成部分，地質(zhì)檔案信息資源對經(jīng)濟社會發(fā)展具有重要的、不可替代的作用。地質(zhì)檔案信息化管理工作作為地質(zhì)工作的管理性、服務(wù)性、基礎(chǔ)性工作，在地質(zhì)工作中發(fā)揮著重要作用。

2 地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

檔案信息化建設(shè)內(nèi)容十分豐富。主要包括：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、標準規(guī)范建設(shè)和人才隊伍建設(shè)等四個方面的內(nèi)容。

1)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。軟、硬件基礎(chǔ)設(shè)施是地質(zhì)檔案信息化建設(shè)必不可少的基本條件，是地質(zhì)檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)。

2)檔案信息資源建設(shè)。地質(zhì)檔案信息是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一。地質(zhì)檔案信息資源的開發(fā)，是實施信息化戰(zhàn)略的核心，是地質(zhì)檔案信息化建設(shè)取得實效的關(guān)鍵。

3)標準規(guī)范建設(shè)。地質(zhì)檔案信息資源共享，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫為社會利用，標準規(guī)范是地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是實現(xiàn)地質(zhì)檔案信息資源有效利用，避免重復(fù)建設(shè)，提高效率的重要條件。

4)人才隊伍建設(shè)。要加大培訓力度，有計劃地進行各種形式的業(yè)務(wù)培訓、知識更新，不斷提高信息技能。要把地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的過程作為鍛煉隊伍，培養(yǎng)人才的過程，邊學習邊實踐，不斷總結(jié)、不斷提高。

3 地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的過程

地質(zhì)檔案信息化建設(shè)，要以地質(zhì)檔案信息資源為核心，以網(wǎng)絡(luò)化管理為基礎(chǔ)，依托各地政務(wù)信息網(wǎng)，加快網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，加大文檔一體化、館室一體化管理的推進力度，加速完成各級綜合地質(zhì)檔案館文件級目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)任務(wù)，為地質(zhì)檔案信息化產(chǎn)業(yè)創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)和條件。地質(zhì)檔案信息化建設(shè)應(yīng)從基礎(chǔ)做起，以實際需要進行地質(zhì)檔案信息化建設(shè)。

首先是收集地質(zhì)檔案的過程。要擴大地質(zhì)檔案收集對象，既要向法定的地質(zhì)檔案形成部門收集，還要向非法定的信息收藏部門與研究部門收集，同時還要向個人收集；要擴大地質(zhì)檔案收集范圍，不僅收集文書地質(zhì)檔案，還要收集其他門類的地質(zhì)檔案。地質(zhì)檔案的收集應(yīng)注重收集具地方特色的地質(zhì)檔案信息資源，特別是現(xiàn)行信息資源的收集，以彌補館藏地質(zhì)檔案信息資源的不足，確保館藏結(jié)構(gòu)上的不斷優(yōu)化和調(diào)整，以及館藏信息資源的進一步豐富和補充。這是一項長期而艱巨的工作，它為地質(zhì)檔案高質(zhì)量的信息服務(wù)提供堅實的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。這樣才能實現(xiàn)地質(zhì)檔案館服務(wù)社會的多樣性、及時性和靈活性的功能，才可以拓寬地質(zhì)檔案工作服務(wù)渠道。

其次是管理地質(zhì)檔案的過程。決定地質(zhì)檔案信息系統(tǒng)是否有效，是否有實用價值，能否生存下去的關(guān)鍵，在于我們是否能夠積累起足夠多的數(shù)字化地質(zhì)檔案信息。如果沒有形成一定規(guī)模的數(shù)字化地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫，沒有大量的、不斷增加的信息數(shù)據(jù)——數(shù)字化地質(zhì)檔案，就無法發(fā)揮地質(zhì)檔案信息系統(tǒng)的作用。所以說建立全文存儲的地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是重點中的重點。

通過信息技術(shù)管理地質(zhì)檔案，實現(xiàn)計算機聯(lián)網(wǎng)，在網(wǎng)上實現(xiàn)地質(zhì)檔案目錄檢索，在一定的權(quán)限內(nèi)進行地質(zhì)檔案全文瀏覽，以滿足社會各階層的需求。地質(zhì)檔案館通過信息技術(shù)，介紹館藏、編寫各類地質(zhì)檔案信息，達到地質(zhì)檔案資源共享。

第三是利用地質(zhì)檔案的過程。地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的最終目的是為社會提供有價值的信息資源，因此，對地質(zhì)檔案信息資源不能僅限于收集、保管，更重要的是利用好這些地質(zhì)檔案信息資源，對地質(zhì)檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工、管理，對地質(zhì)檔案開展科學分類、排列、索引和編研等基礎(chǔ)工作，利用地質(zhì)檔案信息資源為社會服務(wù)，從而達到地質(zhì)檔案信息資源的有效利用。

第四是地質(zhì)檔案管理軟件的開發(fā)。針對現(xiàn)代辦公條件下，電子文件大量產(chǎn)生的現(xiàn)狀，制定前端控制戰(zhàn)略和文件、地質(zhì)檔案一體化管理模型，建立新型地質(zhì)檔案安全保障系統(tǒng)。

4 地質(zhì)檔案信息化建設(shè)中應(yīng)注意的幾個問題

1)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，由地方經(jīng)濟、科技和社會發(fā)展水平所決定，各級地質(zhì)檔案部門在地質(zhì)檔案信息化建設(shè)過程中一定要建立在現(xiàn)實需求基礎(chǔ)上，要先試點、后推廣。切忌在沒有進行科學的可行性、必要性論證之前，盲目購置設(shè)備。信息化建設(shè)工作可以先從基礎(chǔ)工作做起。

2)保障重點，分級建設(shè)。地質(zhì)檔案信息化建設(shè)首先集中力量對重要的地質(zhì)檔案資料進行數(shù)字化加工，將一部分信息化處理后的地質(zhì)檔案先行對外提供利用。只有這樣才能在最短的時間內(nèi)，以最快的速度實現(xiàn)地質(zhì)檔案信息化的實際應(yīng)用；在突出重點的同時，對各類地質(zhì)檔案的信息化進行分級建設(shè)。要有一個發(fā)展的先后順序。一般的情況下，應(yīng)該優(yōu)先建立對文書地質(zhì)檔案的管理系統(tǒng)，以滿足機關(guān)對地質(zhì)檔案中最多、最普遍部分的需求，而后根據(jù)條件，再建立其他門類的地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)。這樣能夠保證地質(zhì)檔案部門在資金、人力等條件有限的情況下，加快實現(xiàn)地質(zhì)檔案信息化的進程。

3)切實重視人才培養(yǎng)。地質(zhì)檔案信息化建設(shè)需要用現(xiàn)代信息技術(shù)的觀念、技術(shù)、設(shè)備、方法對地質(zhì)檔案管理業(yè)務(wù)流程、管理模式等進行重新整合和定位。需要有一定的地質(zhì)檔案和計算機專業(yè)知識的人員從事地質(zhì)檔案信息化工作，這就要求各級地質(zhì)檔案行政管理部門要采取非常手段，一方面要花大力氣培養(yǎng)人才，如定期培訓，送骨干到高校或國外深造，鼓勵相關(guān)人員參加信息技術(shù)水平等級考試等；另一方面，要采取某種措施把本地區(qū)、本部門的人才集中起來，形成團體優(yōu)勢，解決本地區(qū)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)中存在的共性、難點問題。

4)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，地質(zhì)檔案信息的安全問題。防治計算機病毒是地質(zhì)檔案在網(wǎng)絡(luò)上的保密性、完整性和可用性的根本保證。為確保地質(zhì)檔案在網(wǎng)絡(luò)中的安全，必須安裝知名殺毒軟件，并及時升級，經(jīng)常進行數(shù)據(jù)備份，不要盲目相信一種殺毒軟件，應(yīng)備有多種殺毒軟件，同時采用防火墻技術(shù)。

5)關(guān)于電子文件的保存、歸檔、管理問題。電子文件歸檔時，把屬于一般性的電子文件，轉(zhuǎn)換成各種平臺都能使用的文本文件格式，以不變應(yīng)萬變，消除由于技術(shù)演變所帶來的影響。對于特殊格式的電子文件，應(yīng)在存儲載體中同時存有相應(yīng)的瀏覽軟件；對歸檔后的電子文件要建立定期檢查制度，一旦發(fā)現(xiàn)文件損壞，立即對該載體內(nèi)存儲的所有文件進行修復(fù)。

5 加強地質(zhì)檔案信息化管理的措施

地質(zhì)檔案信息自動化建設(shè)的著眼點應(yīng)是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個環(huán)節(jié)都應(yīng)達到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。制定地質(zhì)檔案信息化管理的有關(guān)標準，推廣地質(zhì)檔案管理應(yīng)用軟件，加強電子文件和電子地質(zhì)檔案的管理，做好電子文件、電子地質(zhì)檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子地質(zhì)檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各局域網(wǎng)絡(luò)，建立企業(yè)地質(zhì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)企業(yè)館藏地質(zhì)檔案數(shù)字化、資源共享化、服務(wù)對象與需求擴大化。

地質(zhì)檔案信息化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要長期細致的工作，有待于在實踐中不斷發(fā)展和完善，在開發(fā)過程中應(yīng)該堅持量力而行、循序漸進、實用有效的原則，用信息化建設(shè)思想統(tǒng)攬全局，實現(xiàn)地質(zhì)檔案管理歷史性的跨越，從而保證地質(zhì)檔案信息化建設(shè)與全社會信息化同步發(fā)展，為促進國民經(jīng)濟和社會發(fā)展，維護社會政治穩(wěn)定提供快捷有效的地質(zhì)檔案信息服務(wù)。

婦幼保健檔案管理

婦幼保健檔案管理【1】

摘 要：檔案管理工作的重要性隨著婦幼保健事業(yè)的日益發(fā)展變得越來越重要，保健院只有自我反省，努力改革，才能提高婦幼保健院的檔案管理質(zhì)量。

所以，醫(yī)院應(yīng)該緊緊圍繞新時期婦幼衛(wèi)生工作的特點和要求，提升保健院的檔案管理意識，加強檔案管理制度的建設(shè)，提高管理人員的素質(zhì)，在工作中投入高度的責任感和耐心，促進檔案管理事業(yè)發(fā)展，為婦幼保健機構(gòu)的檔案管理工作發(fā)展打好基礎(chǔ)。

本文首先分析了婦幼保健檔案管理的重要性，然后針對其中存在的問題提出了自己的一些看法。

關(guān)鍵詞：婦幼保健院;檔案;管理

婦幼保健院的檔案管理工作是婦幼保健院信息資源開發(fā)事業(yè)發(fā)展的重要保障，更是保健院長期積累的經(jīng)驗財富。

對婦幼保健院的各項工作落實、疾病預(yù)防以及部署策略工作都有著巨大的作用。

但是受到傳統(tǒng)思想的影響，很多保健院對檔案管理工作都不夠理解，也不夠重視，導致其管理制度非常不健全，管理人員的能力也相對不足，與醫(yī)院的發(fā)展和管理目標也不相適應(yīng)，這已經(jīng)嚴重的影響到了醫(yī)院對信息資源的利用，這種現(xiàn)狀必須得到改變。

1 婦幼保健檔案管理的重要性

檔案信息是婦幼保健工作管理的一種重要工具和手段。

隨著社會主義市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，婦幼保健工作也逐步推向了全社會。

合理、有效的管理和利用婦幼保健檔案信息，對優(yōu)化婦幼保健衛(wèi)生資源配置，積極參與市場競爭有著重要的意義，也已成為一個縣級婦幼保健機構(gòu)健康發(fā)展的重要條件。

婦幼保健工作是一項綜合科學實踐活動，正確的、合理的決策往往需要準確可靠的信息作為前提。

隨著科學的進步和醫(yī)學模式的轉(zhuǎn)變，婦幼保健的形式和內(nèi)容也得到了相應(yīng)的改變。

健全業(yè)務(wù)檔案是建立良好的衛(wèi)生信息系統(tǒng)的重要環(huán)節(jié)，也是婦幼保健工作所產(chǎn)生的每項信息都能得到合理而有序的組合，有利于傳遞、存儲和查閱。

做好婦幼保健檔案管理工作，還可以適時將醫(yī)院的信息和資料進行總結(jié)，利用已有信息為醫(yī)院作出科學的決策，為醫(yī)院的發(fā)展提供可行性的指導。

2 婦幼保健檔案管理中普遍存在的問題

2.1 管理制度不健全

部分縣級保健院對于自身的發(fā)展目標和工作目的認識不足，由于缺乏健全的管理制度， 導致檔案管理工作混亂，既浪費了資源，又達不到預(yù)期效果，在醫(yī)院中權(quán)責不明、推諉、拖延等現(xiàn)象屢見不鮮。

比如說在檔案管理規(guī)定中，應(yīng)該由部門將自己的檔案進行整理，這樣檔案員收集得到的資料應(yīng)該都是歸檔、整理好的資料，但實際情況并不是這樣的，部門一般沒有人會特別注意檔案管理工作，而是將和檔案相關(guān)的一些資料直接交給檔案收集員，由檔案收集員來一一處理。

由于檔案管理人員并不是對每一個部門的工作都十分熟悉，所以整理的內(nèi)容也可能存在偏差、遺漏等，不能很好地反映出部門的基本情況，還原各部門的工作原貌，就會為以后的查閱工作增添很多麻煩。

2.2 管理人員能力欠佳

管理人員的能力在婦幼保健院的檔案管理工作中占有重要地位，但是由于部分檔案管理人員的管理意識差，工作責任感不夠，導致醫(yī)院的工作資料和信息保存都不完整，特別是在一些縣級保健院，由于缺乏專業(yè)性的工作人員，經(jīng)常臨時招聘一些兼職來處理檔案的管理工作，這些人員缺乏對管理系統(tǒng)的認識，或者說根本沒有檔案意識，更無法掌握專業(yè)的技巧，檔案管理的一塌糊涂。

在一定程度上導致了婦幼保健院在立卷過程中存在資料欠缺、登記與實際不相符等問題的發(fā)生。

或者是一些管理人員雖然有足夠的專業(yè)技術(shù)，但是只專注于自身的工作，對于其他的資料則不管不問，管理人員之間缺乏有效的溝通，缺乏責任感，這些都已成為制約保健院檔案管理工作發(fā)展和完善的重要因素。

3 如何加強婦幼保健院的檔案管理工作

3.1 加強對檔案管理的重視

檔案管理在婦幼保健院起著舉足輕重的作用，文書檔案管理是婦幼保健工作的重要組成部分。

但是很多保健院都認為檔案管理沒什么技術(shù)含量，是誰都可以做好的，首先這種觀點就是錯誤的。

婦幼保健院的檔案管理工作具有較強的技術(shù)性和管理性，工作涉及的范圍很大，種類繁多，分類復(fù)雜。

負責管理的員工必須要經(jīng)過專業(yè)的培訓，用統(tǒng)一的標準和要求來對檔案進行管理。

部門也要制定相關(guān)的管理制度來規(guī)范整個管理工作，在結(jié)合本地信息的前提下，認真將保健院的檔案進行收集、整理、存儲、編目等等，確保資料的真實性和條理性，以便于日后的查閱。

檔案管理的水平可以顯示一個單位的發(fā)展水平，同時也是為其他工作做好鋪墊，所以保健院一定要加強對檔案管理工作的重視。

3.2 制定有效的檔案管理制度

制定有效的檔案管理制度，可以提升部門工作人員的工作效率，也可以為部門人員的工作提供一定的理論依據(jù)，明確部門和個人的工作目標，權(quán)責統(tǒng)一，管理有序，使婦幼工作人員的檔案管理工作能夠具有針對性和操作性，避免由于管理的不完整而造成的數(shù)據(jù)缺失、資料遺漏等現(xiàn)象。

制定合理有效的檔案管理制度既可以減少人力勞動，又可以節(jié)約成本，還可以提高外界對于保健院數(shù)據(jù)的可信度，為以后的查閱和檢測打下良好的基礎(chǔ)，實現(xiàn)檔案信息資源社會共享，真可謂是一舉多得的好辦法。

同時，檔案管理制度的設(shè)定要符合醫(yī)院的發(fā)展，具有一定的合理性和可行性，獎懲有度，調(diào)度合理，才能進一步強化信息管理系統(tǒng)，提高檔案管理工作的效率。

3.3 加強對檔案管理人員的培訓

要想確保檔案管理工作高效有序的完成，負責管理檔案人員的素質(zhì)就非常重要，信息數(shù)據(jù)具有非常高的嚴謹性和復(fù)雜性，首先管理檔案人員要有一定的數(shù)據(jù)信息整理能力，然后還要富有責任心才能夠準確才有可能做好收集、整理、歸檔等工作。

醫(yī)院可以通過外派參觀、培訓等方式來提高婦幼保健院的檔案管理水平，積極發(fā)揮婦幼保健人員的專業(yè)知識，并加強婦幼保健工作人員對自己工作的理解，認識到自己工作的重要性，充分調(diào)動婦幼保健院檔案管理工作人員的工作積極性，認真細致的完成日常監(jiān)測數(shù)據(jù)和文件的收集、整理、歸檔和管理工作，以便日后查閱。

參考文獻

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[3]李長卿.縣級婦幼保健院的管理與發(fā)展.中國婦幼保健，2011(20)

婦幼保健所的檔案管理信息化【2】

摘要：為了適應(yīng)社會信息化的發(fā)展，婦幼保健所檔案信息化建設(shè)也成為了一種必然的趨勢，同時，這也是提高發(fā)展婦幼保健服務(wù)水平的必然要求。

如何加強檔案的管理工作，保證檔案的安全、準確、完整，提高檔案信息應(yīng)用的水平，成為了擺在婦幼保健所面前的新任務(wù)。

本文針對婦幼保健所檔案信息化建設(shè)的情況作了初步的分析和探討。

關(guān)鍵詞：婦幼保健所; 檔案管理;信息化建設(shè)

檔案信息化就是指利用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息進行收集、管理以及信息化利用等。

對于檔案的信息化建設(shè)，涉及到了信息存儲的數(shù)字化以及管理收集的網(wǎng)絡(luò)化等等方面，因此是一項較為龐大的工程。

當前，衛(wèi)生防病形式愈加嚴峻，如何利用信息化手段實現(xiàn)婦幼保健各項管理工作的高效運行，并將檔案資源變?yōu)闋幦I(yè)務(wù)效益的一項優(yōu)勢，這是婦幼保健所面臨的新課題。

這都成為了擺在我們面前亟待解決的問題。

一、婦幼保健所檔案信息化建設(shè)中存在的問題

1、缺乏統(tǒng)一管理。

目前，各個保健機構(gòu)的檔案信息化建設(shè)還不均衡，并且缺少一個統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機構(gòu)。

這就使得檔案資源共享受到了限制。

此外，由于對檔案的管理和軟硬件標準上都不能統(tǒng)一，雖然在單機狀態(tài)下使用時還沒有遇到什么大的問題，但是一旦建立覆蓋面較廣的集成系統(tǒng)，那么在安全性以及功能性上都會尋在很多的問題，不能滿足用戶的需要。

這也是限制了檔案信息化發(fā)展和建設(shè)的重要因素之一。

2、檔案的安全性問題。

從目前的檔案的組織程序以及技術(shù)標準上來看，有很大的安全隱患。

這是因為，信息網(wǎng)絡(luò)是一個開放性的資源，深入到各個領(lǐng)域，一旦管理不善，就會造成檔案丟失或者泄露。

究其原因，主要有以下幾點：

(1)技術(shù)問題。

現(xiàn)在無論是黑客的惡意攻擊還是各種電腦病毒，都能夠侵入檔案系統(tǒng)，這幾大的威脅到了檔案信息的安全。

(2)人為因素。

一些檔案管理人員的安全意識不夠，責任心不強，沒有對發(fā)布的信息作認真的審查;其次是缺乏計算機網(wǎng)絡(luò)安全知識，操作不規(guī)范，沒有及時的對數(shù)據(jù)進行備份處理，致使檔案數(shù)據(jù)丟失以后不能找回;另外，檔案管理隊伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)以及管理理念都和檔案信息化的發(fā)展不協(xié)調(diào)，沒有對檔案工作予以相當?shù)闹匾暋?/p>

3、檔案人員的素質(zhì)不高。

檔案信息管理的'信息化，不僅是對婦幼保健所的設(shè)施設(shè)備有硬性的要求，同時也對檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。

檔案信息化建設(shè)要求檔案管理人員不僅要具備熟練的傳統(tǒng)檔案管理常識，還要有相應(yīng)的計算機知識。

但是就目前來看，婦幼保健所的檔案管理隊伍整體素質(zhì)偏低，缺少基本的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)等。

這也就限制了檔案信息化建設(shè)中對新技術(shù)的使用和推廣。

二、解決的對策

為了滿足社會的需求，方便信息管理，婦幼保健所檔案信息電子化系統(tǒng)建設(shè)的進程應(yīng)該加快。

想要實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，首先就要實現(xiàn)檔案管理工作各環(huán)節(jié)的計算機化。

1、完善設(shè)備設(shè)施。

首先要加大資金的投入，對于那些必要的設(shè)備設(shè)施一定要配置齊全;其次，要使用適合婦幼保健所檔案管理的軟件系統(tǒng)，操作界面不僅要清晰，還要易學易用，操作簡單;最后，主要操作的規(guī)范性。

要求檔案人員在進行資料的錄入時，一定要遵循現(xiàn)有的統(tǒng)一標準，這樣做可以直接實現(xiàn)資源共享，不會給他人帶來“看不懂”的問題，避免資源浪費。

2、提高檔案的安全性。

為了方面應(yīng)用，提高保健所的服務(wù)水平，檔案資料必須要實現(xiàn)資源共享，但與此同時，面臨的檔案保密性問題也亟待解決。

針對這一問題，婦幼保健所應(yīng)該根據(jù)單位的實際情況，制定出一套嚴格的規(guī)章和制度，目的就是為了建立檔案信息化的安全保障體系，要責任到人。

督促檔案管理人員提高安全意識，對信息進行嚴格的管理和審查。

3、提高檔案管理人員的自身素質(zhì)。

每一次技術(shù)的更新都離不開人才的培養(yǎng)，同樣，檔案信息電子化的發(fā)展也急需一批懂信息技術(shù)的人。

因此，我們應(yīng)該加快網(wǎng)絡(luò)化人才的培養(yǎng)力度，并不斷的學習先進的知識和技術(shù)，如果條件允許，可以對現(xiàn)有的知識結(jié)構(gòu)進行更新，優(yōu)化人才的培養(yǎng)體系。

4、領(lǐng)導要起帶頭作用。

合理的協(xié)調(diào)和正確的領(lǐng)導是任何部門和機構(gòu)發(fā)展的基本條件。

對于婦幼保健所來說，想要實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)工程，不僅要從基層抓起，還要從領(lǐng)導們做起，要提高行政決策的民主化和科學性。

主要體現(xiàn)在：行政領(lǐng)導在做重大決策之前，應(yīng)該和各部門共同商議、研究，集思廣益才能作出一個好的決策;與此同時還要加強對檔案信息電子化建設(shè)的協(xié)調(diào)管理，保證系統(tǒng)建設(shè)的各個方面都能齊頭并進，為系統(tǒng)建設(shè)中長期發(fā)展目標制定出一個科學的指導方針;此外，對系統(tǒng)建設(shè)過程中取得的每一個階段性目標都要進行審定，對技術(shù)路線以及項目的執(zhí)行工作要進行監(jiān)測和審查，還要成立專家小組，保證在進行重大問題的決策之前能夠做出充分的論證，提高行政決策水平。

三、總結(jié)

信息社會給婦幼保健所檔案的管理工作推向了網(wǎng)絡(luò)化、電子化，而面對著信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，想要實現(xiàn)真正的信息電子化，我們要做的工作還有很多。

從目前來看，婦幼保健機構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)檔案信息子化建設(shè)工程已經(jīng)步入了一個新階段，重點突破和整體推進已經(jīng)緊密的結(jié)合了起來，一方面推進現(xiàn)代化的進程刻不容緩，另一方面又是繁重的任務(wù)和不斷涌現(xiàn)的技術(shù)難題。

但是檔案信息化及時發(fā)展婦幼保健事業(yè)的必然要求，隨著婦幼保健事業(yè)的深入開展以及工作量的不斷增加，檔案信息的資源開發(fā)和利用顯得尤為重要。

因此所有的難題都是我們必須要克服的。

參考文獻

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檔案數(shù)字化管理建設(shè)中存在的問題及對策