檔案信息化建設(shè)水平高不高

檔案管理工作中的不足及解決方法分析論文

檔案管理工作在各種工作中，是一項政策性、機密性、專業(yè)性比較強的工作，當(dāng)今時代，由于我國經(jīng)濟社會正逐步發(fā)展，在檔案管理工作中，有很大的飛躍。但是若是要使得檔案工作的持續(xù)發(fā)展，便需要不斷的創(chuàng)新，和時代同步?！稒n案法》自頒布實施以來，檔案行政主管部門在依法管理檔案與發(fā)展檔案的事業(yè)中，發(fā)揮了比較重要的作用，同時結(jié)合實際，出臺了檔案工作的相關(guān)條例、辦法、規(guī)定等法律法規(guī)和各種規(guī)范性文件，督促指導(dǎo)各單位做好不同門類的檔案工作，從而依法治檔得到廣泛宣傳，檔案事業(yè)逐步走向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化的軌道，對于檔案事業(yè)能夠順利發(fā)展，打下了比較好的基礎(chǔ)。

一、檔案管理工作中存在的問題

(一)檔案工作意識淡薄，檔案法制觀念不強。

近年來，檔案部門充分利用“三月法制宣傳月”活動、標(biāo)語、網(wǎng)站、知識競賽等各種形式，加強《檔案法》及其配套的檔案相關(guān)法律法規(guī)宣傳，同時與部門聯(lián)動，開展檔案行政執(zhí)法檢查。盡管如此，部分單位的領(lǐng)導(dǎo)覺得《檔案法》是一部制約力不強的軟法，而且和本單位的職能不符，只是檔案行政部門的事，對檔案和檔案工作一知半解或全然不知《檔案法》，因此對檔案工作的重視度與支持力不足。

(二)檔案管理的利用率低、質(zhì)量差、檢索效率不高。

近年來的官方調(diào)查中，檔案的管理質(zhì)量與利用率上存在著差距，其顯示為:1、一些單位的檔案分類明顯合理性不足，在期限上的保管劃分不夠準(zhǔn)確;有的注重文件的歸檔，對材料的歸檔重視性不夠，還有個別的單位有著應(yīng)歸檔的材料沒有及時歸檔的現(xiàn)象。2,檔案的信息化程度不高，目前全市沒有統(tǒng)一的檔案管理軟件，且檔案檢索工具單一，嚴(yán)重影響了檔案管理質(zhì)量尤其是提高檔案利用效率。3、檔案有手工檢索和計算機檢索兩種檢索方式。而在現(xiàn)如今，占有很大比重的是傳統(tǒng)的手工檢索。在手工檢索的途徑上，各個檔案部門編制了不同形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了多卻不精的現(xiàn)象，誤認(rèn)為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。

(三)經(jīng)費不足故投入的檔案硬件不能滿足需要，缺少檔案工作記錄。

近年來，伴隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，在管理中計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到較為廣泛的使用，管理方式也在不斷進步。而運用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的單位較少。檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡陋。檔案工作記錄主要體現(xiàn)在以下幾個狀況:第一，檔案工作的計劃、總結(jié)缺乏。比較少的列入機關(guān)或主管部門的工作規(guī)劃與總結(jié)中，專職檔案員檔案工作少有正式的年度規(guī)劃與總結(jié)。第二，檔案交接手續(xù)缺乏;第二種手續(xù)明顯短缺，甚至不正規(guī)。第三，檔案室平常的管理工作，缺少具體的記錄。第四，檔案宣傳工作記錄缺少。

(四)檔案管理制度不健全，檔案專業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高檔案管理規(guī)范性不足。

檔案管理不規(guī)范問題在一些大的企事業(yè)單位和專業(yè)的檔案館中都普遍存在，主要體現(xiàn)在以下幾方面:1、檔案編號不規(guī)范。2、案卷標(biāo)題不嚴(yán)謹(jǐn)。3、部分案卷缺少目錄。4、組卷比較混亂。雖然目前國家建立了一些檔案管理制度，但是在執(zhí)行過程中卻流于形式。在檔案的收集、保管、保護、借閱、保密、方面制度也不完善。檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊也限制了檔案管理方式的完善。

二、對于檔案的管理應(yīng)對措施如下:

(一)建立并創(chuàng)新知識資源管理的體系。

檔案實體收集、鑒定、管理等都是傳統(tǒng)的檔案管理方式，時空可限制檔案信息的流動，對于信息的共享與增值有著不利的影響。檔案信息管理機構(gòu)運作方式是效率低的，管理形式比較落后，相比于呆板的服務(wù)機制，封閉式的管理型職能信息化與當(dāng)下社會的現(xiàn)狀相違背，不符合知識經(jīng)濟形態(tài)社會中的充分利用與開發(fā)檔案信息資源的原則，對于開放式的知識型檔案管理職能的轉(zhuǎn)化不利，在關(guān)注檔案實體管理的同時，檔案管理會更注重檔案信息的.管理，把檔案信息的流動及發(fā)揮檔案信息作為知識資源的影響力充分發(fā)揮出來，為了形成一個完整的知識管理體系，著重于把知識在來源、生產(chǎn)、存儲，到流動、傳播、交流，直至學(xué)習(xí)、共享等的一系列過程整合。

(二)促進檔案管理方式的創(chuàng)新。

檔案庫有著豐富的信息資源，但是相對于使用者的多樣化要求，人們?nèi)匀粫械綆觳刭Y源的不足。這一方面是由于檔案資源量的有限性，也是由于管理方式落后導(dǎo)致的利用效率不高。所以，必須在充實庫藏內(nèi)容，提高庫藏質(zhì)量的基礎(chǔ)上，有目的地采集用戶的需要的檔案資源，并對檔案文獻資源不斷地進行優(yōu)化，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化，及時準(zhǔn)確地為用戶提供服務(wù)。

(三)增強檔案管理人員的素養(yǎng)。

在社會主義建設(shè)事業(yè)中，檔案工作是不可缺少的重要組成部分，它影響社會的昨日。今日與明日的發(fā)展。在發(fā)展中持續(xù)提高對于檔案的管理效率，使得檔案的作用充分發(fā)揮，對社會有深刻的意義。然而，在檔案管理工作中的大量繁雜與枯燥的工作里，體現(xiàn)著工作者的責(zé)任，不單單是從服務(wù)中收獲到直觀的物質(zhì)財富和經(jīng)濟效益，這樣就要求工作人員自身需要有責(zé)任意識和積極向上的能量以及樂于奉獻的好品質(zhì)。在服務(wù)中需要主動與熱情;在服務(wù)語氣上需要禮貌周到;在服務(wù)方式需要積極地主動服務(wù)方式。從而讓使用者滿意，這是對于檔案人員職業(yè)道德素養(yǎng)的基本準(zhǔn)則。

(四)檔案管理者要拓寬視野，加強現(xiàn)有資源的綜合利用。

由于改革逐步深入，檔案管理出現(xiàn)了一些待解決的問題，比如說，越來越多的檔案數(shù)量，在保管方面帶來了困難，也不利于提取與利用。落后的管理方法手段對于檔案的質(zhì)量有著直接影響。只有實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理，才能有效地解決新形勢下出現(xiàn)的問題。因此檔案管理人員需要做到:第一，增強責(zé)任意識，提高管理能力。檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作。因此，檔案管理工作者需要學(xué)習(xí)廣泛的專業(yè)知識，增強閱歷，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì);第二，不斷加強學(xué)習(xí)，提高學(xué)習(xí)能力，增強自身的管理能力。如今社會，檔案管理趨于數(shù)字化、信息化發(fā)展，這也是檔案工作未來的發(fā)展方向。因此，檔案工作者需要結(jié)合崗位，在工作中多注意學(xué)習(xí)，提高專業(yè)素養(yǎng)的同時注重對計算機操作的熟練以及對信息化發(fā)展的認(rèn)識，努力發(fā)展成綜合型檔案管理人才;第三，在現(xiàn)有資源的基礎(chǔ)上，對檔案加以整理。檔案是信息記錄的載體，因此是一種豐富的資源。但是檔案過于繁多，分類繁雜，不利于整理，在整理中勞動量過大，因此利用計算機等手段整理檔案，則會提高工作效率，增強信息整理的規(guī)范化。在人工立卷時，對文件的分類一般是靠管理者自身對文件的理解，雖然按照的標(biāo)準(zhǔn)是統(tǒng)一的，但每個人的理解不同，因此會造成分類不統(tǒng)一的情況出現(xiàn)，這樣會對案卷文件的質(zhì)量造成影響，對于利用和整理也帶來了不便。故此，需要發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少手工操作，這樣才能提高工作效率。

地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的思考

鄭冰瑩

(廣東省有色礦山地質(zhì)災(zāi)害防治中心)

摘要 隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在地質(zhì)檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，計算機已經(jīng)成為地質(zhì)檔案部門最為常用的工作工具和管理手段。地質(zhì)檔案信息以它所獨具的最直接、最真實、最原始的特點區(qū)別于其他信息，從而在信息領(lǐng)域有其特殊的地位。

關(guān)鍵詞 地質(zhì) 信息化建設(shè) 地質(zhì)檔案管理

在信息化飛躍發(fā)展的今天，信息化建設(shè)對地質(zhì)檔案管理產(chǎn)生了深遠的影響。地質(zhì)檔案管理信息化建設(shè)是指將檔案資源和檔案各項管理過程數(shù)字化，通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。

1 地質(zhì)檔案信息化管理的重要性

地質(zhì)檔案是地質(zhì)部門重要的原生信息，是一種具有特殊價值的信息資源，是地質(zhì)工作發(fā)展的寶貴信息資源。地質(zhì)檔案管理工作是地質(zhì)事業(yè)發(fā)展的重要組成部分。作為信息資源的重要組成部分，地質(zhì)檔案信息資源對經(jīng)濟社會發(fā)展具有重要的、不可替代的作用。地質(zhì)檔案信息化管理工作作為地質(zhì)工作的管理性、服務(wù)性、基礎(chǔ)性工作，在地質(zhì)工作中發(fā)揮著重要作用。

2 地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

檔案信息化建設(shè)內(nèi)容十分豐富。主要包括：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊伍建設(shè)等四個方面的內(nèi)容。

1)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。軟、硬件基礎(chǔ)設(shè)施是地質(zhì)檔案信息化建設(shè)必不可少的基本條件，是地質(zhì)檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)。

2)檔案信息資源建設(shè)。地質(zhì)檔案信息是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一。地質(zhì)檔案信息資源的開發(fā)，是實施信息化戰(zhàn)略的核心，是地質(zhì)檔案信息化建設(shè)取得實效的關(guān)鍵。

3)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。地質(zhì)檔案信息資源共享，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫為社會利用，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是實現(xiàn)地質(zhì)檔案信息資源有效利用，避免重復(fù)建設(shè)，提高效率的重要條件。

4)人才隊伍建設(shè)。要加大培訓(xùn)力度，有計劃地進行各種形式的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、知識更新，不斷提高信息技能。要把地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的過程作為鍛煉隊伍，培養(yǎng)人才的過程，邊學(xué)習(xí)邊實踐，不斷總結(jié)、不斷提高。

3 地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的過程

地質(zhì)檔案信息化建設(shè)，要以地質(zhì)檔案信息資源為核心，以網(wǎng)絡(luò)化管理為基礎(chǔ)，依托各地政務(wù)信息網(wǎng)，加快網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，加大文檔一體化、館室一體化管理的推進力度，加速完成各級綜合地質(zhì)檔案館文件級目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)任務(wù)，為地質(zhì)檔案信息化產(chǎn)業(yè)創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)和條件。地質(zhì)檔案信息化建設(shè)應(yīng)從基礎(chǔ)做起，以實際需要進行地質(zhì)檔案信息化建設(shè)。

首先是收集地質(zhì)檔案的過程。要擴大地質(zhì)檔案收集對象，既要向法定的地質(zhì)檔案形成部門收集，還要向非法定的信息收藏部門與研究部門收集，同時還要向個人收集；要擴大地質(zhì)檔案收集范圍，不僅收集文書地質(zhì)檔案，還要收集其他門類的地質(zhì)檔案。地質(zhì)檔案的收集應(yīng)注重收集具地方特色的地質(zhì)檔案信息資源，特別是現(xiàn)行信息資源的收集，以彌補館藏地質(zhì)檔案信息資源的不足，確保館藏結(jié)構(gòu)上的不斷優(yōu)化和調(diào)整，以及館藏信息資源的進一步豐富和補充。這是一項長期而艱巨的工作，它為地質(zhì)檔案高質(zhì)量的信息服務(wù)提供堅實的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。這樣才能實現(xiàn)地質(zhì)檔案館服務(wù)社會的多樣性、及時性和靈活性的功能，才可以拓寬地質(zhì)檔案工作服務(wù)渠道。

其次是管理地質(zhì)檔案的過程。決定地質(zhì)檔案信息系統(tǒng)是否有效，是否有實用價值，能否生存下去的關(guān)鍵，在于我們是否能夠積累起足夠多的數(shù)字化地質(zhì)檔案信息。如果沒有形成一定規(guī)模的數(shù)字化地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫，沒有大量的、不斷增加的信息數(shù)據(jù)——數(shù)字化地質(zhì)檔案，就無法發(fā)揮地質(zhì)檔案信息系統(tǒng)的作用。所以說建立全文存儲的地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是重點中的重點。

通過信息技術(shù)管理地質(zhì)檔案，實現(xiàn)計算機聯(lián)網(wǎng)，在網(wǎng)上實現(xiàn)地質(zhì)檔案目錄檢索，在一定的權(quán)限內(nèi)進行地質(zhì)檔案全文瀏覽，以滿足社會各階層的需求。地質(zhì)檔案館通過信息技術(shù)，介紹館藏、編寫各類地質(zhì)檔案信息，達到地質(zhì)檔案資源共享。

第三是利用地質(zhì)檔案的過程。地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的最終目的是為社會提供有價值的信息資源，因此，對地質(zhì)檔案信息資源不能僅限于收集、保管，更重要的是利用好這些地質(zhì)檔案信息資源，對地質(zhì)檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工、管理，對地質(zhì)檔案開展科學(xué)分類、排列、索引和編研等基礎(chǔ)工作，利用地質(zhì)檔案信息資源為社會服務(wù)，從而達到地質(zhì)檔案信息資源的有效利用。

第四是地質(zhì)檔案管理軟件的開發(fā)。針對現(xiàn)代辦公條件下，電子文件大量產(chǎn)生的現(xiàn)狀，制定前端控制戰(zhàn)略和文件、地質(zhì)檔案一體化管理模型，建立新型地質(zhì)檔案安全保障系統(tǒng)。

4 地質(zhì)檔案信息化建設(shè)中應(yīng)注意的幾個問題

1)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，由地方經(jīng)濟、科技和社會發(fā)展水平所決定，各級地質(zhì)檔案部門在地質(zhì)檔案信息化建設(shè)過程中一定要建立在現(xiàn)實需求基礎(chǔ)上，要先試點、后推廣。切忌在沒有進行科學(xué)的可行性、必要性論證之前，盲目購置設(shè)備。信息化建設(shè)工作可以先從基礎(chǔ)工作做起。

2)保障重點，分級建設(shè)。地質(zhì)檔案信息化建設(shè)首先集中力量對重要的地質(zhì)檔案資料進行數(shù)字化加工，將一部分信息化處理后的地質(zhì)檔案先行對外提供利用。只有這樣才能在最短的時間內(nèi)，以最快的速度實現(xiàn)地質(zhì)檔案信息化的實際應(yīng)用；在突出重點的同時，對各類地質(zhì)檔案的信息化進行分級建設(shè)。要有一個發(fā)展的先后順序。一般的情況下，應(yīng)該優(yōu)先建立對文書地質(zhì)檔案的管理系統(tǒng)，以滿足機關(guān)對地質(zhì)檔案中最多、最普遍部分的需求，而后根據(jù)條件，再建立其他門類的地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)。這樣能夠保證地質(zhì)檔案部門在資金、人力等條件有限的情況下，加快實現(xiàn)地質(zhì)檔案信息化的進程。

3)切實重視人才培養(yǎng)。地質(zhì)檔案信息化建設(shè)需要用現(xiàn)代信息技術(shù)的觀念、技術(shù)、設(shè)備、方法對地質(zhì)檔案管理業(yè)務(wù)流程、管理模式等進行重新整合和定位。需要有一定的地質(zhì)檔案和計算機專業(yè)知識的人員從事地質(zhì)檔案信息化工作，這就要求各級地質(zhì)檔案行政管理部門要采取非常手段，一方面要花大力氣培養(yǎng)人才，如定期培訓(xùn)，送骨干到高校或國外深造，鼓勵相關(guān)人員參加信息技術(shù)水平等級考試等；另一方面，要采取某種措施把本地區(qū)、本部門的人才集中起來，形成團體優(yōu)勢，解決本地區(qū)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)中存在的共性、難點問題。

4)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，地質(zhì)檔案信息的安全問題。防治計算機病毒是地質(zhì)檔案在網(wǎng)絡(luò)上的保密性、完整性和可用性的根本保證。為確保地質(zhì)檔案在網(wǎng)絡(luò)中的安全，必須安裝知名殺毒軟件，并及時升級，經(jīng)常進行數(shù)據(jù)備份，不要盲目相信一種殺毒軟件，應(yīng)備有多種殺毒軟件，同時采用防火墻技術(shù)。

5)關(guān)于電子文件的保存、歸檔、管理問題。電子文件歸檔時，把屬于一般性的電子文件，轉(zhuǎn)換成各種平臺都能使用的文本文件格式，以不變應(yīng)萬變，消除由于技術(shù)演變所帶來的影響。對于特殊格式的電子文件，應(yīng)在存儲載體中同時存有相應(yīng)的瀏覽軟件；對歸檔后的電子文件要建立定期檢查制度，一旦發(fā)現(xiàn)文件損壞，立即對該載體內(nèi)存儲的所有文件進行修復(fù)。

5 加強地質(zhì)檔案信息化管理的措施

地質(zhì)檔案信息自動化建設(shè)的著眼點應(yīng)是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個環(huán)節(jié)都應(yīng)達到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。制定地質(zhì)檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，推廣地質(zhì)檔案管理應(yīng)用軟件，加強電子文件和電子地質(zhì)檔案的管理，做好電子文件、電子地質(zhì)檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子地質(zhì)檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各局域網(wǎng)絡(luò)，建立企業(yè)地質(zhì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)企業(yè)館藏地質(zhì)檔案數(shù)字化、資源共享化、服務(wù)對象與需求擴大化。

地質(zhì)檔案信息化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要長期細致的工作，有待于在實踐中不斷發(fā)展和完善，在開發(fā)過程中應(yīng)該堅持量力而行、循序漸進、實用有效的原則，用信息化建設(shè)思想統(tǒng)攬全局，實現(xiàn)地質(zhì)檔案管理歷史性的跨越，從而保證地質(zhì)檔案信息化建設(shè)與全社會信息化同步發(fā)展，為促進國民經(jīng)濟和社會發(fā)展，維護社會政治穩(wěn)定提供快捷有效的地質(zhì)檔案信息服務(wù)。

如何加快檔案信息化建設(shè)和提升檔案科技創(chuàng)新水平

檔案是機關(guān)、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。

檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀

檔案管理正越來越受到重視，政府及企業(yè)對檔案管理的需求也越來越大。檔案管理工作開展得越來越規(guī)范，檔案管理水平也越來越高。同時，社會對檔案建設(shè)的重視程度也越來越高，檔案館的建設(shè)得到了加強。

檔案管理發(fā)展趨勢

1、檔案管理信息化：檔案管理將更加信息化，讓檔案管理成為一個自動化的過程。

2、檔案管理的多元化：檔案管理將更加多元化，電子檔案、紙質(zhì)檔案等都將成為檔案管理的重要組成部分。多種檔案管理系統(tǒng)將統(tǒng)一起來，以實現(xiàn)檔案管理整體化。

3、檔案管理的分布式管理：檔案管理將采用分布式管理的方式，將管理權(quán)力分散到各部門，提高檔案的管理效率。

4、檔案管理的科學(xué)化：檔案管理將建立一套科學(xué)的檔案管理制度，更好地建設(shè)檔案，提高檔案管理的質(zhì)量。