檔案信息化建設途徑

如何建設有效的檔案管理信息系統(tǒng)
一、信息系統(tǒng)建設在檔案管理中的作用
1.管理便捷、節(jié)省物力和人力。建設檔案管理的信息系統(tǒng)，利用現(xiàn)代化信息技術對檔案進行分類別、分區(qū)域、分段和分期的管理，充分發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢，有利于實現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)的建設目標。在企業(yè)單位中，檔案管理信息系統(tǒng)作為一種新型的管理手段，節(jié)省了物力和人力，管理更加便捷，檔案管理工作效率提高。
2.實現(xiàn)存儲信息化和管理自動化目標。其一，實現(xiàn)了編目整理的自動化，對檔案進行整理和分類，優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)。其二，檔案信息和文件統(tǒng)計更加自動化。計算機技術可以準確、快速地統(tǒng)計出檔案的數(shù)量等各種數(shù)據(jù)，對不同類型的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計，加快了檔案統(tǒng)計工作的進度。其三，檢索更加自動化，同時，檢索達到全面、準確。
二、 檔案管理信息系統(tǒng)建設期間存在的不足
1. 人才建設存在的不足。受檔案工作人員知識素養(yǎng)、技術能力、專業(yè)背景的影響，使得工作過程中對計算機信息系統(tǒng)功能、用戶需求等理解存在誤區(qū)，影響信息系統(tǒng)建設工作的深入開展，也無法對用戶需求進行分析，導致用戶的參與度低，雙方無法進行交流，用戶的眾多需求無法在系統(tǒng)建設期間實現(xiàn)。這一問題的出現(xiàn)，主要是企業(yè)單位人才不足，企業(yè)單位缺失專業(yè)性和復合型人才，對現(xiàn)有人才也沒有再教育和培訓，以致影響企業(yè)單位檔案信息化建設。
2.檔案人員業(yè)務能力不足。企業(yè)單位檔案人員，無法很好地掌握和應用現(xiàn)代化技術，如數(shù)字圖像掃描方法、復印機應用技術、光盤和網(wǎng)絡技術以及多媒體技術等，使得其在工作過程中，無法適應檔案信息系統(tǒng)建設，以致影響對信息的加工和信息的處理。同時，檔案工作人員掌握檢索技術的能力不足，也無法與各個圖書館建立聯(lián)系，嚴重影響系統(tǒng)的實際應用。
三、檔案管理信息系統(tǒng)建設中應注意的幾個問題
1.注重人才培養(yǎng)和建設，為系統(tǒng)建設儲備人才。檔案管理工作是一個專業(yè)性要求嚴格的崗位，要求工作人員熱愛自己的本職工作，明確自身的職責，忠于職守并愛崗敬業(yè)，也要求檔案管理人員具備扎實的理論知識和科學知識，具有實際操作能力和管理能力等。為了更好地應用信息技術進行檔案管理工作，建設檔案管理信息系統(tǒng)，企業(yè)單位要注重人才培養(yǎng)和建設，明確教育培訓目標，對工作人員進行科學知識、專業(yè)知識、道德素養(yǎng)、操作能力等培訓，這樣才能完善人才的知識和技能，不斷提高自身，更好地投入到檔案管理工作中。工作人員自身也應提高對自己的要求，在工作期間，不斷學習，尋找差距，迎頭趕上。工作人員要善于觀察和總結，不斷豐富文化知識素養(yǎng)，盡快掌握工作需要的先進技術，使自己的能力滿足崗位需求。
2.探索完善檔案信息管理方法。數(shù)字圖像掃描方法、復印機應用技術、光盤和網(wǎng)絡技術以及多媒體技術等，均是企業(yè)檔案管理工作人員應掌握的，在掌握這些不同技術基礎上，系統(tǒng)建設人員可大膽探索檔案管理信息化建設方法和全新的管理模式，掌握先進的檔案信息的傳播、加工處理和檢索等技術，構建電子文件與電子檔案，明確電子文件檔案管理的新標準。加強與其他檔案館之間的聯(lián)系與交流，建立合作關系，各個檔案館分工合作，共同建立檔案信息等資源共享平臺。
3.實現(xiàn)標準化、規(guī)范化管理目標。標準化、規(guī)范化的檔案管理，是衡量一個企業(yè)單位管理水平和業(yè)績的主要指標。實現(xiàn)檔案工作標準化、規(guī)范化，是保證檔案管理和檔案資料完整化的基礎。所以，在檔案管理信息化建設期間，要倡導標準化與規(guī)范化管理目標，信息文件在立卷后及時歸檔，明確文件立卷和歸檔的重點，而后合理地分工，依據(jù)以本單位為主的檔案管理原則，實現(xiàn)本單位文檔資料標準化、規(guī)范化管理的目標。

如何推進運輸檔案信息化建設

隨著信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應數(shù)字化檔案管理的需要，電子檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應用，這種發(fā)展趨勢給檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。在新的機遇面前檔案管理部門必須將工作的重點放在如何把文件、圖紙、照片、錄音和錄像等原始的記錄轉(zhuǎn)化為可用的信息上，并準確、高效地提供給有關信息需求者。
一、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實體管理變?yōu)樾畔⒐芾?br>傳統(tǒng)的檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟也繁瑣。因為存儲量大，檔案管理部門不能對已經(jīng)歸檔的檔案材料，進行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。隨著現(xiàn)代化管理技術和設備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當前，檔案管理工作的重點也應適應數(shù)字化管理的需要，從實體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷π畔①Y源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術手段對檔案信息資源進行管理。經(jīng)過信息化的檔案資源是可重復、多平臺利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實現(xiàn)檔案信息資源的價值和使用價值，它能為經(jīng)濟發(fā)展、科技進步、社會繁榮等諸多領域提供更全面、更高效、更快捷的服務；它能創(chuàng)造最佳的社會效益和經(jīng)濟效益，使之真正成為未來信息社會國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。
二、建立有效的信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案
要實現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，為此，檔案管理部門要做好以下幾項工作：首先，改進和規(guī)范在應用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應檔案信息管理的需要；其次，依據(jù)文件處理流程來進行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設計；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。
在電子檔案使用過程中，首先是應注意電子檔案安全性問題。因為計算機網(wǎng)絡化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數(shù)量也急劇增加，特別是計算機網(wǎng)絡化的快速發(fā)展，隨之而來的問題就是如何在網(wǎng)絡下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。其次是電子檔案的真實性問題。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少程序化管理系統(tǒng)，不能實現(xiàn)系統(tǒng)間的直接鏈接，目前無法保證電子文件元數(shù)據(jù)完整歸檔，多數(shù)電子檔案與其相對應的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。
三、在檔案信息化建設過程中必須重新思考檔案管理的原則、理論與方法
由于現(xiàn)代信息技術在檔案管理中的運用，新的檔案管理理論、方法和原則等不斷涌現(xiàn)，提出了一系列檔案學基本理論從未遇到過的新問題。如檔案管理機構的職能與檔案工作體制的變化問題、檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)問題、電子檔案的鑒定問題、電子文件數(shù)據(jù)管理問題、數(shù)字檔案館（室）建設問題、檔案工作參與信息高速公路建設的問題等等。對這些在檔案信息化建設中因新技術運用所引發(fā)的理論問題，檔案管理部門都必須做出理性與科學的思考。

企業(yè)檔案管理信息化建設研究

企業(yè)檔案管理信息化建設研究

檔案管理工作人員是推進檔案管理信息化建設工作中的重要因素，一切工作的開展都需要檔案人員來完成。因此，在信息化的工作模式下，工作人員不僅要具有扎實的檔案管理專業(yè)知識，而且還能夠熟練運用信息化操作軟件。

摘要： 檔案管理是在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中對各項業(yè)務活動的記載，其中涵蓋大量的珍貴資料，能夠清晰的反應出企業(yè)的發(fā)展過程。通過對檔案信息資源的開發(fā)利用，能夠?qū)ζ髽I(yè)的發(fā)展狀態(tài)做出清晰的預測，從而為企業(yè)制定經(jīng)營決策提供有利的依據(jù)。在信息技術快速發(fā)展的時代背景下，企業(yè)檔案管理應該及時創(chuàng)新管理理念和管理模式，采用信息化管理的模式，以提高檔案管理水平，進一步挖掘檔案信息資源的潛在價值，為促進企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

關鍵詞： 檔案管理;信息化;建設途徑

在社會快速發(fā)展的形勢下，信息技術已經(jīng)廣泛的應用于各個領域中，為了適應時代的發(fā)展需求，檔案管理應該逐步實現(xiàn)信息化建設，以更好的為企業(yè)的發(fā)展提供服務。檔案管理信息化建設，是在企業(yè)檔案管理工作中充分利用現(xiàn)代信息技術，工作流程更加順暢、信息存儲更加方便、信息傳輸更加快捷，同時更有利于檔案信息資源的開發(fā)和利用。通過檔案管理信息化建設，能夠?qū)ζ髽I(yè)發(fā)展過程中的各項業(yè)務進行更加透徹的分析，并且對企業(yè)的未來發(fā)展方向做出科學的預測，對于企業(yè)制定經(jīng)營決策具有重要的意義。

1企業(yè)檔案管理信息化建設的現(xiàn)狀

檔案管理信息化建設工作是對檔案管理工作的一種創(chuàng)新和變革，所以在前期開展的過程中會面臨很多的困難，需要在實踐中不斷的改進和完善。由于傳統(tǒng)的檔案管理工作都是由人工完成的，而在實行信息化建設之后，所有的流程都需要通過計算機信息技術來實施，所以首先在工作習慣和思想觀念上就存在一定的難度，有些檔案管理人員在檔案管理方面的專業(yè)水平較高，但是對于檔案管理信息化建設中使用的`操作軟件不夠熟練，所以還需要一個適應的過程，在前期的進展會比較緩慢。由于每個企業(yè)的業(yè)務開展情況不同，所以在檔案管理信息化建設中所應用的操作軟件也具有一定的差異性。而由于我國在檔案管理信息化建設方面還處于起步階段，各方面的體系建設還不夠完善，所開發(fā)的軟件系統(tǒng)比較單一，而企業(yè)又缺乏相應的人力和資金去自主開發(fā)適用于自己企業(yè)的檔案管理軟件，所以在實際應用的過程中，無法根據(jù)企業(yè)的發(fā)展需求靈活處理。而在內(nèi)部的體系建設方面也不夠健全，檔案管理信息化建設的覆蓋范圍較小，沒有在企業(yè)內(nèi)部形成完成的網(wǎng)絡體系，所以為檔案信息資源的收集和信息傳遞等工作帶來了難度，阻礙了檔案管理信息化建設的進程。這些問題都是在檔案管理信息化建設的過程中可能會面臨的，所以需要不斷的努力，克服各種困難，推進檔案管理信息化建設工作的高效開展。

2企業(yè)檔案管理信息化建設的途徑

2.1加強對檔案管理信息化建設的重視

企業(yè)檔案是企業(yè)重要的信息資源，在企業(yè)的發(fā)展建設中具有特殊的地位和作用，所以必須高度重視，加大投入，加快推進檔案信息資源數(shù)字化、信息管理標準化、信息服務網(wǎng)絡化的建設，進一步提高檔案信息化水平，為企業(yè)現(xiàn)代化建設提供一流的檔案信息服務。面對龐大繁雜的企業(yè)檔案信息，要想提高管理水平和服務質(zhì)量，必須加快信息化建設，減輕檔案人員重復進行的體力勞動，解放生產(chǎn)力，提高工作效率，將企業(yè)檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，促進企業(yè)檔案工作由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)變，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的價值，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

2.2做好企業(yè)檔案信息化建設的基礎性工作

加強基礎工作，做好企業(yè)檔案的歸檔和管理工作。加強對企業(yè)核心信息資源檔案的收集與管理;加強對電子文件的歸檔和管理，防止電子信息的丟失，避免重復勞動;注重檔案信息數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡系統(tǒng)的開發(fā)，建立功能強大的信息管理系統(tǒng)和全文檔案信息資源庫。檔案信息化基礎設施是檔案信息資源建設以及各項檔案應用系統(tǒng)建設的基礎和前提。企業(yè)檔案部門可借鑒網(wǎng)絡建設已有的成果和經(jīng)驗，與辦公自動化、互聯(lián)網(wǎng)等系統(tǒng)相連，建立基于企業(yè)網(wǎng)的電子文件歸檔及電子文件接收應用系統(tǒng)，構筑企業(yè)信息網(wǎng)絡報送及應用平臺，推進電子文件的歸檔、接收、保管與利用，做好電子文件的積累、歸檔和管理工作，要加快傳統(tǒng)載體檔案信息資源的數(shù)字化進程，擴大數(shù)字檔案信息資源總量。

2.3加快檔案信息化標準規(guī)范的制定

標準規(guī)范是檔案信息化建設的基礎，是不可或缺的必要條件，是檔案信息化建設的法律保障。目前，有些標準還不明確，有的還沒有標準，因此，檔案行政管理部門要加快檔案信息化標準規(guī)范的制定，盡快建立、健全檔案信息化工作制度和標準規(guī)范體系。信息化建設是為了檔案信息資源的利用，但是數(shù)字檔案信息的傳輸、讀取依賴于計算機等設備，因而對數(shù)字檔案信息的格式、標準、軟硬件環(huán)境等都有很高的要求。所有檔案信息文件的收集和傳遞都應該堅持規(guī)范性原則，制定相應標準、規(guī)范、法規(guī)，按照統(tǒng)一的規(guī)范標準，使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現(xiàn)有序化、標準化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復建設等現(xiàn)象。使企業(yè)檔案信息化建設有法可依、有章可循，保證信息化的進行，以約束機制的建立促進動力機制的完善。

2.4加強信息化人才培養(yǎng)

檔案管理工作人員是推進檔案管理信息化建設工作中的重要因素，一切工作的開展都需要檔案人員來完成，所以為了促進檔案管理信息化建設的順利開展，應該加強對工作人員專業(yè)水平的提升。在信息化的工作模式下，工作人員不僅要具有扎實的檔案管理專業(yè)知識，而且還能夠熟練運用信息化操作軟件。所以要對檔案管理人員定期開展培訓，轉(zhuǎn)變其思想意識，認識到檔案信息化建設的重要性，從而積極的投入到專業(yè)知識和軟件操作的學習中來。檔案管理人員要熟練掌握檔案信息化運作過程中的每個環(huán)節(jié)，在完成檔案管理的基本工作后，能夠投入一定的時間進行檔案信息資源的開發(fā)和利用，從而進一步挖掘檔案信息資源的潛在價值，為促進企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

3結束語

企業(yè)檔案管理信息化建設是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，也是提升檔案管理水平的重要途徑。在檔案管理信息化建設的過程中，還面臨諸多的困難，需要不斷的改進和完善。為了確保檔案管理信息化建設工作的順利開展，需要得到企業(yè)管理層的高度重視，加強對檔案管理人員在專業(yè)知識和信息化軟件操作方面的培訓，配置齊全的硬件設施，根據(jù)企業(yè)實際發(fā)展狀況，選擇適宜的操作軟件和應用系統(tǒng)，制定完善的規(guī)章管理制度，為檔案管理信息化建設工作的順利開展奠定堅實的基礎。

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