吉林省檔案信息化建設規(guī)范

第一條　為加強檔案管理，有效保護和利用檔案，為經(jīng)濟建設和社會發(fā)展服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《吉林省檔案條例》等有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合本市實際，制定本條例。第二條　本條例所稱檔案，是指過去和現(xiàn)在國家機關(guān)、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織（以下稱各單位）及個人從事各種活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子文件等不同形式的歷史記錄。第三條　本市行政區(qū)域內(nèi)檔案的收集、整理、保護、開發(fā)、利用及其相關(guān)管理活動適用于本條例。第四條　市、縣（市）、區(qū)檔案行政主管部門負責本行政區(qū)域內(nèi)檔案的監(jiān)督指導工作。其主要工作職責是：

　?。ㄒ唬┬麄鳌⒇瀼貦n案相關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章及政策；

　　（二）組織對檔案相關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章及政策的培訓工作；

　?。ㄈΩ鲉挝坏臋n案管理工作進行日常監(jiān)督、檢查及協(xié)調(diào)、指導；

　　（四）受理和查處涉及檔案管理的違法行為；

　　（五）法律、法規(guī)規(guī)定的其他職責。

　　鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府（街道辦事處）檔案管理機構(gòu)或者專（兼）職管理人員按照職責做好檔案的管理工作。

　　其他各單位的檔案管理機構(gòu)負責本單位的檔案管理工作。

　　城鄉(xiāng)建設、人力資源和社會保障、住房保障和房地產(chǎn)、財政等部門應當按照各自職責做好檔案管理相關(guān)工作。第五條　市、縣（市）、區(qū)人民政府應當加強對檔案工作的領導，把檔案事業(yè)的建設列入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃，建立健全檔案管理機構(gòu)，統(tǒng)籌安排建設符合國家標準的檔案館庫、檔案信息化工程等所需經(jīng)費。

　　檔案事業(yè)經(jīng)費列入本級財政預算，專項用于對檔案保護、搶救、征集及日常管理等。第六條　任何單位和個人都有依法利用檔案的權(quán)利。

　　鼓勵社會組織和個人向國家捐獻檔案和資料。

　　鼓勵公民建立個人（家庭）檔案。第七條　市、縣（市）、區(qū)人民政府應當對在檔案工作中做出顯著成績及向國家捐獻重要、珍貴檔案資料（包括文字、圖表、聲像、電子文件、實物等）的單位和個人給予表彰或者獎勵。第八條　市、縣（市）、區(qū)人民政府應當設立綜合檔案館，負責收集、保管、整理本行政區(qū)域內(nèi)的各種門類、載體的檔案，建立檔案信息資源管理數(shù)據(jù)庫和檔案信息查詢平臺，并依法向社會提供服務。

　　各單位根據(jù)需要，經(jīng)市檔案行政主管部門備案后，可以設立專業(yè)檔案館，負責收集和保管本專業(yè)的檔案，并依法向社會提供服務。第九條　綜合檔案館、專業(yè)檔案館和各單位檔案管理機構(gòu)應當配置檔案存放專用庫房。專用庫房應當具備防火、防盜、防光、防塵、防潮、防磁、防有害生物和防污染等必要功能，保存實物等特殊載體檔案的庫房還應當配備特殊保護設施、設備，確保檔案的安全。第十條　綜合檔案館、專業(yè)檔案館和各單位檔案管理機構(gòu)應當建立健全相應的管理制度，使用符合國家標準的檔案用品，采用先進技術(shù)，確保檔案的規(guī)范管理和有效利用。第十一條　各單位應當按照規(guī)定建立資料歸檔管理制度，將歸檔的資料及時進行收集、整理，并在規(guī)定期限內(nèi)移交本單位檔案管理機構(gòu)。

　　禁止將應當歸檔的資料隱匿或者拒不歸檔。第十二條　各單位應當使用符合規(guī)定標準的檔案管理系統(tǒng)。建立電子檔案管理制度，并實行實體檔案和電子檔案雙重管理，做到實體檔案與電子檔案一并移交，確保檔案信息的規(guī)范、有效和安全。第十三條　電子檔案實行異地備份制度。市、縣（市）、區(qū)綜合檔案館是集中利用電子檔案的專門場所和本級人民政府的電子檔案災難備份基地。第十四條　有下列情形之一的，有關(guān)單位應當事前通知檔案行政主管部門，辦理檔案事前備案，并在檔案行政主管部門監(jiān)督、指導下開展檔案資料的收集、整理、歸檔工作：

　?。ㄒ唬h和國家領導人檢查、視察、考察、指導工作，外國元首、政府首腦參觀、訪問的；

　?。ǘ┏修k國際性、全國性會議和舉辦重要經(jīng)濟、文化等活動的；

　?。ㄈ嵤┝腥胧小⒖h（市）、區(qū)重點建設工程項目、普查項目及財政投資的重大科學技術(shù)研究和技術(shù)改造項目的；

　?。ㄋ模┡e辦或者承辦在市、縣（市）、區(qū)內(nèi)具有重大影響活動的；

　?。ㄎ澹┢渌麘攲嵭袡n案事前備案的活動或者項目。

檔案信息化建設的主要內(nèi)容包括哪些方面

檔案信息化建設主要包括：基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統(tǒng)建設、標準規(guī)范建設和人才隊伍建設等五個方面的內(nèi)容。
　　1、
基礎設施建設。主要指檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件，只有建設先進的檔案信息網(wǎng)絡，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。
　　2、檔案信息資源建設。檔案信息資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心，是一項長期的工作。檔案信息是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設取得成敗的關(guān)鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個重要標志。檔案信息資源建設主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫建設。
　　3、應用系統(tǒng)建設。應用系統(tǒng)建設主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關(guān)系到檔案信息化建設的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設的效益和檔案信息服務的效果。
　　4、標準規(guī)范建設。是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標準、規(guī)范，并指導實施的過程。檔案信息化的標準、規(guī)范相當于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對于確保計算機管理的檔案信息和網(wǎng)絡運行的安全、暢通，具有十分重大的意義。
　　5、人才隊伍建設。檔案信息化建設，人才是關(guān)鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才，計算機專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務，又熟悉信息技術(shù)的復合型人才。

國家有關(guān)檔案信息化建設的法律法規(guī)有哪些？？

《中華人民共和國電子簽名法》
《保密條例》
《中華人民共和國檔案法》
各行業(yè)、各地《電子檔案管理辦法》、《電子檔案管理規(guī)范》

吉林省高校畢業(yè)生就業(yè)指導中心的檔案保存期限，著急

超過2年期限以上滯留高校的戶口和檔案將考慮統(tǒng)一清理。

高等學校檔案管理辦法

第一章 總則

第一條 為規(guī)范高等學校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱的高等學校檔案(以下簡稱高校檔案)，是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。

第三條 高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發(fā)展規(guī)劃。

第四條 國務院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區(qū)、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區(qū)域內(nèi)高校檔案工作。

國家檔案行政部門和省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政部門在職責范圍內(nèi)負責對高校檔案工作的業(yè)務指導、監(jiān)督和檢查。

第五條 高校檔案工作由高等學校校長領導，其主要職責是：

(一)貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，批準學校檔案工作規(guī)章制度；

(二)將檔案工作納入學校整體發(fā)展規(guī)劃，促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發(fā)展；

(三)建立健全與辦學規(guī)模相適應的高校檔案機構(gòu)，落實人員編制、檔案庫房、發(fā)展檔案事業(yè)所需設備以及經(jīng)費；

(四)研究決定高校檔案工作中的重要獎懲和其他重大問題。

分管檔案工作的校領導協(xié)助校長負責檔案工作。

第二章 機構(gòu)設置與人員配備

第六條 高校檔案機構(gòu)包括檔案館和綜合檔案室。

具備下列條件之一的高等學校應當設立檔案館：

(一)建校歷史在50年以上；

(二)全日制在校生規(guī)模在1萬人以上；

(三)已集中保管的檔案、資料在3萬卷(長度300延長米)以上。

未設立檔案館的高等學校應當設立綜合檔案室。

第七條 高校檔案機構(gòu)是保存和提供利用學校檔案的專門機構(gòu)，應當具備符合要求的檔案庫房和管理設施。

需要特殊條件保管或者利用頻繁且具有一定獨立性的檔案，可以根據(jù)實際需要設立分室單獨保管。分室是高校檔案機構(gòu)的分支機構(gòu)。

第八條 高校檔案機構(gòu)的管理職責是：

(一)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，綜合規(guī)劃學校檔案工作；

(二)擬訂學校檔案工作規(guī)章制度，并負責貫徹落實；

(三)負責接收(征集)、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管學校的各類檔案及有關(guān)資料；

(四)編制檢索工具，編研、出版檔案史料，開發(fā)檔案信息資源；

(五)組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作；

(六)開展檔案的開放和利用工作；

(七)開展學校檔案工作人員的業(yè)務培訓；

(八)利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能；

(九)開展國內(nèi)外檔案學術(shù)研究和交流活動。

有條件的高校檔案機構(gòu)，可以申請創(chuàng)設愛國主義教育基地。

第九條 高校檔案館設館長一名，根據(jù)需要可以設副館長一至二名。綜合檔案室設主任一名，根據(jù)需要可以設副主任一至二名。

館長、副館長和綜合檔案室主任(館長和綜合檔案室主任，以下簡稱為高校檔案機構(gòu)負責人)，應當具備以下條件：

(一)熱心檔案事業(yè)，具有高級以上專業(yè)技術(shù)職務任職經(jīng)歷；

(二)有組織管理能力，具有開拓創(chuàng)新意識和精神；

(三)年富力強，身體健康。

第十條 高等學校應當為高校檔案機構(gòu)配備專職檔案工作人員。

高校專職檔案工作人員列入學校事業(yè)編制。其編制人數(shù)由學校根據(jù)本校檔案機構(gòu)的檔案數(shù)量和工作任務確定。

第十一條 高校檔案工作人員應當遵紀守法，愛崗敬業(yè)，忠于職守，具備檔案業(yè)務知識和相應的科學文化知識以及現(xiàn)代化管理技能。

第十二條 高校檔案機構(gòu)中的專職檔案工作人員，實行專業(yè)技術(shù)職務聘任制或者職員職級制，享受學校教學、科研和管理人員同等待遇。

第十三條 高等學校對長期接觸有毒有害物質(zhì)的檔案工作人員，應當按照法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定采取有效的防護措施防止職業(yè)中毒事故的發(fā)生，保障其依法享有工傷社會保險待遇以及其他有關(guān)待遇，并可以按照有關(guān)規(guī)定予以補助。

第三章 檔案管理

第十四條 高等學校應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高學校檔案管理水平。

第十五條 高等學校應當對紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。文件材料的歸檔范圍是：

(一)黨群類：主要包括高等學校黨委、工會、團委、民主黨派等組織的各種會議文件、會議記錄及紀要；各黨群部門的工作計劃、總結(jié)；上級機關(guān)與學校關(guān)于黨群管理的文件材料。

(二)行政類：主要包括高等學校行政工作的各種會議文件、會議紀錄及紀要；上級機關(guān)與學校關(guān)于人事管理、行政管理的材料。

(三)學生類：主要包括高等學校培養(yǎng)的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等。

(四)教學類：主要包括反映教學管理、教學實踐和教學研究等活動的文件材料。按原國家教委、國家檔案局發(fā)布的《高等學校教學文件材料歸檔范圍》((87)教辦字016號)的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

(五)科研類：按原國家科委、國家檔案局發(fā)布的《科學技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》(國檔發(fā)[1987]6號)執(zhí)行。

(六)基本建設類：按國家檔案局、原國家計委發(fā)布的《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》(國檔發(fā)[1988]4號)執(zhí)行。

(七)儀器設備類：主要包括各種國產(chǎn)和國外引進的精密、貴重、稀缺儀器設備(價值在10萬元以上)的全套隨機技術(shù)文件以及在接收、使用、維修和改進工作中產(chǎn)生的文件材料。

(八)產(chǎn)品生產(chǎn)類：主要包括高等學校在產(chǎn)學研過程中形成的文件材料、樣品或者樣品照片、錄像等。

(九)出版物類：主要包括高等學校自行編輯出版的學報、其他學術(shù)刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發(fā)行記錄等。

(十)外事類：主要包括學校派遣有關(guān)人員出席國際會議、出國考察、講學、合作研究、學習進修的材料；學校聘請的境外專家、教師在教學、科研等活動中形成的材料；學校開展校際交流、中外合作辦學、境外辦學及管理外國或者港澳臺地區(qū)專家、教師、國際學生、港澳臺學生等的材料；學校授予境外人士名譽職務、學位、稱號等的材料。

(十一)財會類：按財政部、國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》(財會字[1998]32號)執(zhí)行。

高等學?？梢愿鶕?jù)學校實際情況確定歸檔范圍。歸檔的檔案材料包括紙質(zhì)、電子、照(膠)片、錄像(錄音)帶等各種載體形式。

第十六條 高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。

學校各部門負責檔案工作的人員應當按照歸檔要求，組織本部門的教學、科研和管理等人員及時整理檔案和立卷。立卷人應當按照紙質(zhì)文件材料和電子文件材料的自然形成規(guī)律，對文件材料系統(tǒng)整理組卷，編制頁號或者件號，制作卷內(nèi)目錄，交本部門負責檔案工作的人員檢查合格后向高校檔案機構(gòu)移交。

第十七條 歸檔的檔案材料應當質(zhì)地優(yōu)良，書繪工整，聲像清晰，符合有關(guān)規(guī)范和標準的要求。電子文件的歸檔要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB／T 18894-2002)執(zhí)行。

第十八條 高校檔案材料歸檔時間為：

(一)學校各部門應當在次學年6月底前歸檔；

(二)各院系等應當在次學年寒假前歸檔；

(三)科研類檔案應當在項目完成后兩個月內(nèi)歸檔，基建類檔案應當在項目完成后三個月內(nèi)歸檔。

第十九條 高校檔案機構(gòu)應當對檔案進行整理、分類、鑒定和編號。

第二十條 高校檔案機構(gòu)應當按照國家檔案局《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，確定檔案材料的保管期限。對保管期限已滿、已失去保存價值的檔案，經(jīng)有關(guān)部門鑒定并登記造冊報校長批準后，予以銷毀。未經(jīng)鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。

第二十一條 高校檔案機構(gòu)應當采用先進的檔案保護技術(shù)，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失。對已經(jīng)破損或者字跡褪色的檔案，應當及時修復或者復制。對重要檔案和破損、褪色修復的檔案應當及時數(shù)字化，加工成電子檔案保管。

第二十二條 高校檔案由高校檔案機構(gòu)保管。在國家需要時，高等學校應當提供所需的檔案原件或者復制件。

第二十三條 高等學校與其他單位分工協(xié)作完成的項目，高校檔案機構(gòu)應當至少保存一整套檔案。協(xié)作單位除保存與自己承擔任務有關(guān)的檔案正本以外，應當將復制件送交高校檔案機構(gòu)保存。

第二十四條 高等學校中的個人對其從事教學、科研、管理等職務活動所形成的各種載體形式的檔案材料，應當按照規(guī)定及時歸檔，任何個人不得據(jù)為己有。

對于個人在其非職務活動中形成的重要檔案材料，高校檔案機構(gòu)可以通過征集、代管等形式進行管理。

高校檔案機構(gòu)對于與學校有關(guān)的各種檔案史料的征集，應當制定專門的制度和辦法。

第二十五條 高校檔案機構(gòu)應當對所存檔案和資料的保管情況定期檢查，消除安全隱患，遇有特殊情況，應當立即向校長報告，及時處理。

檔案庫房的技術(shù)管理工作，應當建立、健全有關(guān)規(guī)章制度，由專人負責。

第二十六條 高校檔案機構(gòu)應當認真執(zhí)行檔案統(tǒng)計年報制度，并按照國家有關(guān)規(guī)定報送檔案工作基本情況統(tǒng)計報表。

第四章 檔案的利用與公布

第二十七條 高校檔案機構(gòu)應當按照國家有關(guān)規(guī)定公布檔案。未經(jīng)高等學校授權(quán)，其他任何組織或者個人無權(quán)公布學校檔案。

屬下列情況之一者，不對外公布：

(一)涉及國家秘密的；

(二)涉及專利或者技術(shù)秘密的；

(三)涉及個人隱私的；

(四)檔案形成單位規(guī)定限制利用的。

第二十八條 凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個人，在表明利用檔案的目的和范圍并履行相關(guān)登記手續(xù)后，均可以利用已公布的檔案。

境外組織或者個人利用檔案的，按照國家有關(guān)規(guī)定辦理。

第二十九條 查閱、摘錄、復制未開放的檔案，應當經(jīng)檔案機構(gòu)負責人批準。涉及未公開的技術(shù)問題，應當經(jīng)檔案形成單位或者本人同意，必要時報請校長審查批準。需要利用的檔案涉及重大問題或者國家秘密，應當經(jīng)學校保密工作部門批準。

第三十條 高校檔案機構(gòu)提供利用的重要、珍貴檔案，一般不提供原件。如有特殊需要，應當經(jīng)檔案機構(gòu)負責人批準。

加蓋高校檔案機構(gòu)公章的檔案復制件，與原件具有同等效力。

第三十一條 高校檔案開放應當設立專門的閱覽室，并編制必要的檢索工具(著錄標準按《檔案著錄規(guī)則》(DA／T18-1999)執(zhí)行)，提供開放檔案目錄、全宗指南、檔案館指南、計算機查詢系統(tǒng)等，為社會利用檔案創(chuàng)造便利條件。

第三十二條 高校檔案機構(gòu)是學校出具檔案證明的唯一機構(gòu)。

高校檔案機構(gòu)應當為社會利用檔案創(chuàng)造便利條件，用于公益目的的，不得收取費用；用于個人或者商業(yè)目的的，可以按照有關(guān)規(guī)定合理收取費用。

社會組織和個人利用其所移交、捐贈的檔案，高校檔案機構(gòu)應當無償和優(yōu)先提供。

第三十三條 寄存在高校檔案機構(gòu)的檔案，歸寄存者所有。高校檔案機構(gòu)如果需要向社會提供利用，應當征得寄存者同意。

第三十四條 高校檔案機構(gòu)應當積極開展檔案的編研工作。出版檔案史料和公布檔案，應當經(jīng)檔案形成單位同意，并報請校長批準。

第三十五條 高校檔案機構(gòu)應當采取多種形式(如舉辦檔案展覽、陳列、建設檔案網(wǎng)站等)，積極開展檔案宣傳工作。有條件的高校，應當在相關(guān)專業(yè)的高年級開設有關(guān)檔案管理的選修課。

第五章 條件保障

第三十六條 高等學校應當將高校檔案工作所需經(jīng)費列入學校預算，保證檔案工作的需求。

第三十七條 高等學校應當為檔案機構(gòu)提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房，對不適應檔案事業(yè)發(fā)展需要或者不符合檔案保管要求的館庫，按照《檔案館建設標準》(建標103-2008)的要求及時進行改擴建或者新建。

存放涉密檔案應當設有專門庫房。

存放聲像、電子等特殊載體檔案，應當配置恒溫、恒濕、防火、防漬、防有害生物等必要設施。

第三十八條 高等學校應當設立專項經(jīng)費，為檔案機構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設備設施，加快數(shù)字檔案館(室)建設，保障檔案信息化建設與學校數(shù)字化校園建設同步進行。

第六章 獎勵與處罰

第三十九條 高等學校對在檔案工作中做出下列貢獻的單位或者個人，給予表彰與獎勵：

(一)在檔案的收集、整理、提供利用工作中做出顯著成績的；

(二)在檔案的保護和現(xiàn)代化管理工作中做出顯著成績的；

(三)在檔案學研究及檔案史料研究工作中做出重要貢獻的；

(四)將重要的或者珍貴的檔案捐贈給高校檔案機構(gòu)的；

(五)同違反檔案法律法規(guī)的行為作斗爭，表現(xiàn)突出的。

第四十條 有下列行為之一的，高等學校應當對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分；構(gòu)成犯罪的，由司法機關(guān)依法追究刑事責任。

(一)玩忽職守，造成檔案損壞、丟失或者擅自銷毀檔案的；

(二)違反保密規(guī)定，擅自提供、抄錄、公布檔案的；

(三)涂改、偽造檔案的；

(四)擅自出賣、贈送、交換檔案的；

(五)不按規(guī)定歸檔，拒絕歸檔或者將檔案據(jù)為己有的；

(六)其他違反檔案法律法規(guī)的行為。

第七章 附則

第四十一條 本辦法適用于各類普通高等學校、成人高等學校。

第四十二條 高等學?？梢愿鶕?jù)本辦法制訂實施細則。

高等學校附屬單位(包括附屬醫(yī)院、校辦企業(yè)等)的檔案管理，由學校根據(jù)實際情況自主確定。

第四十三條 本辦法自2008年9月1日起施行。國家教育委員會1989年10月10日發(fā)布的《普通高等學校檔案管理辦法》(國家教育委員會令第6號)同時廢止

新修訂的檔案法規(guī)定

第一章　總則

第一條　為了加強檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理工作，有效保護和利用檔案，提高檔案信息化建設水平，推進國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，為中國特色社會主義事業(yè)服務，制定本法。

第二條　從事檔案收集、整理、保護、利用及其監(jiān)督管理活動，適用本法。

本法所稱檔案，是指過去和現(xiàn)在的機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個人從事經(jīng)濟、政治、文化、社會、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條　堅持中國共產(chǎn)黨對檔案工作的領導。各級人民政府應當加強檔案工作，把檔案事業(yè)納入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展規(guī)劃，將檔案事業(yè)發(fā)展經(jīng)費列入政府預算，確保檔案事業(yè)發(fā)展與國民經(jīng)濟和社會發(fā)展水平相適應。

第四條　檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。

第五條　一切國家機關(guān)、武裝力量、政黨、團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護檔案的義務，享有依法利用檔案的權(quán)利。

第六條　國家鼓勵和支持檔案科學研究和技術(shù)創(chuàng)新，促進科技成果在檔案收集、整理、保護、利用等方面的轉(zhuǎn)化和應用，推動檔案科技進步。

國家采取措施，加強檔案宣傳教育，增強全社會檔案意識。

國家鼓勵和支持在檔案領域開展國際交流與合作。

第七條　國家鼓勵社會力量參與和支持檔案事業(yè)的發(fā)展。

對在檔案收集、整理、保護、利用等方面做出突出貢獻的單位和個人，按照國家有關(guān)規(guī)定給予表彰、獎勵。

第二章　檔案機構(gòu)及其職責

第八條　國家檔案主管部門主管全國的檔案工作，負責全國檔案事業(yè)的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)，建立統(tǒng)一制度，實行監(jiān)督和指導。

縣級以上地方檔案主管部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作，對本行政區(qū)域內(nèi)機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實行監(jiān)督和指導。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府應當指定人員負責管理本機關(guān)的檔案，并對所屬單位、基層群眾性自治組織等的檔案工作實行監(jiān)督和指導。

第九條　機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當確定檔案機構(gòu)或者檔案工作人員負責管理本單位的檔案，并對所屬單位的檔案工作實行監(jiān)督和指導。

中央國家機關(guān)根據(jù)檔案管理需要，在職責范圍內(nèi)指導本系統(tǒng)的檔案業(yè)務工作。

第十條　中央和縣級以上地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機構(gòu)，負責收集、整理、保管和提供利用各自分管范圍內(nèi)的檔案。

第十一條　國家加強檔案工作人才培養(yǎng)和隊伍建設，提高檔案工作人員業(yè)務素質(zhì)。

檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，具備相應的專業(yè)知識與技能，其中檔案專業(yè)人員可以按照國家有關(guān)規(guī)定評定專業(yè)技術(shù)職稱。

第三章　檔案的管理

第十二條　按照國家規(guī)定應當形成檔案的機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織，應當建立檔案工作責任制，依法健全檔案管理制度。

第十三條　直接形成的對國家和社會具有保存價值的下列材料，應當納入歸檔范圍：

（一）反映機關(guān)、團體組織沿革和主要職能活動的；

（二）反映國有企業(yè)事業(yè)單位主要研發(fā)、建設、生產(chǎn)、經(jīng)營和服務活動，以及維護國有企業(yè)事業(yè)單位權(quán)益和職工權(quán)益的；

（三）反映基層群眾性自治組織城鄉(xiāng)社區(qū)治理、服務活動的；

（四）反映歷史上各時期國家治理活動、經(jīng)濟科技發(fā)展、社會歷史面貌、文化習俗、生態(tài)環(huán)境的；

（五）法律、行政法規(guī)規(guī)定應當歸檔的。

非國有企業(yè)、社會服務機構(gòu)等單位依照前款第二項所列范圍保存本單位相關(guān)材料。

第十四條　應當歸檔的材料，按照國家有關(guān)規(guī)定定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得拒絕歸檔或者據(jù)為己有。

國家規(guī)定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。

第十五條　機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當按照國家有關(guān)規(guī)定，定期向檔案館移交檔案，檔案館不得拒絕接收。

經(jīng)檔案館同意，提前將檔案交檔案館保管的，在國家規(guī)定的移交期限屆滿前，該檔案所涉及政府信息公開事項仍由原制作或者保存政府信息的單位辦理。移交期限屆滿的，涉及政府信息公開事項的檔案按照檔案利用規(guī)定辦理。

第十六條　機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織發(fā)生機構(gòu)變動或者撤銷、合并等情形時，應當按照規(guī)定向有關(guān)單位或者檔案館移交檔案。

第十七條　檔案館除按照國家有關(guān)規(guī)定接收移交的檔案外，還可以通過接受捐獻、購買、代存等方式收集檔案。

第十八條　博物館、圖書館、紀念館等單位保存的文物、文獻信息同時是檔案的，依照有關(guān)法律、行政法規(guī)的規(guī)定，可以由上述單位自行管理。

檔案館與前款所列單位應當在檔案的利用方面互相協(xié)作，可以相互交換重復件、復制件或者目錄，聯(lián)合舉辦展覽，共同研究、編輯出版有關(guān)史料。

第十九條　檔案館以及機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機構(gòu)應當建立科學的管理制度，便于對檔案的利用；按照國家有關(guān)規(guī)定配置適宜檔案保存的庫房和必要的設施、設備，確保檔案的安全；采用先進技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應當建立健全檔案安全工作機制，加強檔案安全風險管理，提高檔案安全應急處置能力。

第二十條　涉及國家秘密的檔案的管理和利用，密級的變更和解密，應當依照有關(guān)保守國家秘密的法律、行政法規(guī)規(guī)定辦理。

第二十一條　鑒定檔案保存價值的原則、保管期限的標準以及銷毀檔案的程序和辦法，由國家檔案主管部門制定。

禁止篡改、損毀、偽造檔案。禁止擅自銷毀檔案。

第二十二條　非國有企業(yè)、社會服務機構(gòu)等單位和個人形成的檔案，對國家和社會具有重要保存價值或者應當保密的，檔案所有者應當妥善保管。對保管條件不符合要求或者存在其他原因可能導致檔案嚴重損毀和不安全的，省級以上檔案主管部門可以給予幫助，或者經(jīng)協(xié)商采取指定檔案館代為保管等確保檔案完整和安全的措施；必要時，可以依法收購或者征購。

前款所列檔案，檔案所有者可以向國家檔案館寄存或者轉(zhuǎn)讓。嚴禁出賣、贈送給外國人或者外國組織。

向國家捐獻重要、珍貴檔案的，國家檔案館應當按照國家有關(guān)規(guī)定給予獎勵。

第二十三條　禁止買賣屬于國家所有的檔案。

國有企業(yè)事業(yè)單位資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓時，轉(zhuǎn)讓有關(guān)檔案的具體辦法，由國家檔案主管部門制定。

檔案復制件的交換、轉(zhuǎn)讓，按照國家有關(guān)規(guī)定辦理。

第二十四條　檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織委托檔案整理、寄存、開發(fā)利用和數(shù)字化等服務的，應當與符合條件的檔案服務企業(yè)簽訂委托協(xié)議，約定服務的范圍、質(zhì)量和技術(shù)標準等內(nèi)容，并對受托方進行監(jiān)督。

受托方應當建立檔案服務管理制度，遵守有關(guān)安全保密規(guī)定，確保檔案的安全。

第二十五條　屬于國家所有的檔案和本法第二十二條規(guī)定的檔案及其復制件，禁止擅自運送、郵寄、攜帶出境或者通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸出境。確需出境的，按照國家有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。

第二十六條　國家檔案主管部門應當建立健全突發(fā)事件應對活動相關(guān)檔案收集、整理、保護、利用工作機制。

檔案館應當加強對突發(fā)事件應對活動相關(guān)檔案的研究整理和開發(fā)利用，為突發(fā)事件應對活動提供文獻參考和決策支持。

第四章　檔案的利用和公布

第二十七條　縣級以上各級檔案館的檔案，應當自形成之日起滿二十五年向社會開放。經(jīng)濟、教育、科技、文化等類檔案，可以少于二十五年向社會開放；涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案，可以多于二十五年向社會開放。國家鼓勵和支持其他檔案館向社會開放檔案。檔案開放的具體辦法由國家檔案主管部門制定，報國務院批準。

第二十八條　檔案館應當通過其網(wǎng)站或者其他方式定期公布開放檔案的目錄，不斷完善利用規(guī)則，創(chuàng)新服務形式，強化服務功能，提高服務水平，積極為檔案的利用創(chuàng)造條件，簡化手續(xù)，提供便利。

單位和個人持有合法證明，可以利用已經(jīng)開放的檔案。檔案館不按規(guī)定開放利用的，單位和個人可以向檔案主管部門投訴，接到投訴的檔案主管部門應當及時調(diào)查處理并將處理結(jié)果告知投訴人。

利用檔案涉及知識產(chǎn)權(quán)、個人信息的，應當遵守有關(guān)法律、行政法規(guī)的規(guī)定。

第二十九條　機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及公民根據(jù)經(jīng)濟建設、國防建設、教學科研和其他工作的需要，可以按照國家有關(guān)規(guī)定，利用檔案館未開放的檔案以及有關(guān)機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織保存的檔案。

第三十條　館藏檔案的開放審核，由檔案館會同檔案形成單位或者移交單位共同負責。尚未移交進館檔案的開放審核，由檔案形成單位或者保管單位負責，并在移交時附具意見。

第三十一條　向檔案館移交、捐獻、寄存檔案的單位和個人，可以優(yōu)先利用該檔案，并可以對檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見，檔案館應當予以支持，提供便利。

第三十二條　屬于國家所有的檔案，由國家授權(quán)的檔案館或者有關(guān)機關(guān)公布；未經(jīng)檔案館或者有關(guān)機關(guān)同意，任何單位和個人無權(quán)公布。非國有企業(yè)、社會服務機構(gòu)等單位和個人形成的檔案，檔案所有者有權(quán)公布。

公布檔案應當遵守有關(guān)法律、行政法規(guī)的規(guī)定，不得損害國家安全和利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益。

第三十三條　檔案館應當根據(jù)自身條件，為國家機關(guān)制定法律、法規(guī)、政策和開展有關(guān)問題研究，提供支持和便利。

檔案館應當配備研究人員，加強對檔案的研究整理，有計劃地組織編輯出版檔案材料，在不同范圍內(nèi)發(fā)行。

檔案研究人員研究整理檔案，應當遵守檔案管理的規(guī)定。

第三十四條　國家鼓勵檔案館開發(fā)利用館藏檔案，通過開展專題展覽、公益講座、媒體宣傳等活動，進行愛國主義、集體主義、中國特色社會主義教育，傳承發(fā)展中華優(yōu)秀傳統(tǒng)文化，繼承革命文化，發(fā)展社會主義先進文化，增強文化自信，弘揚社會主義核心價值觀。

第五章　檔案信息化建設

第三十五條　各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。

檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設，并采取措施保障檔案信息安全。

第三十六條　機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當積極推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設，與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)等相互銜接。

第三十七條　電子檔案應當來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。

電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。

電子檔案管理辦法由國家檔案主管部門會同有關(guān)部門制定。

第三十八條　國家鼓勵和支持檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。已經(jīng)實現(xiàn)數(shù)字化的，應當對檔案原件妥善保管。

第三十九條　電子檔案應當通過符合安全管理要求的網(wǎng)絡或者存儲介質(zhì)向檔案館移交。

檔案館應當對接收的電子檔案進行檢測，確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。

檔案館可以對重要電子檔案進行異地備份保管。

第四十條　檔案館負責檔案數(shù)字資源的收集、保存和提供利用。有條件的檔案館應當建設數(shù)字檔案館。

第四十一條　國家推進檔案信息資源共享服務平臺建設，推動檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用。

第六章　監(jiān)督檢查

第四十二條　檔案主管部門依照法律、行政法規(guī)有關(guān)檔案管理的規(guī)定，可以對檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織的下列情況進行檢查：

（一）檔案工作責任制和管理制度落實情況；

（二）檔案庫房、設施、設備配置使用情況；

（三）檔案工作人員管理情況；

（四）檔案收集、整理、保管、提供利用等情況；

（五）檔案信息化建設和信息安全保障情況；

（六）對所屬單位等的檔案工作監(jiān)督和指導情況。

第四十三條　檔案主管部門根據(jù)違法線索進行檢查時，在符合安全保密要求的前提下，可以檢查有關(guān)庫房、設施、設備，查閱有關(guān)材料，詢問有關(guān)人員，記錄有關(guān)情況，有關(guān)單位和個人應當配合。

第四十四條　檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織發(fā)現(xiàn)本單位存在檔案安全隱患的，應當及時采取補救措施，消除檔案安全隱患。發(fā)生檔案損毀、信息泄露等情形的，應當及時向檔案主管部門報告。

第四十五條　檔案主管部門發(fā)現(xiàn)檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織存在檔案安全隱患的，應當責令限期整改，消除檔案安全隱患。

第四十六條　任何單位和個人對檔案違法行為，有權(quán)向檔案主管部門和有關(guān)機關(guān)舉報。

接到舉報的檔案主管部門或者有關(guān)機關(guān)應當及時依法處理。

第四十七條　檔案主管部門及其工作人員應當按照法定的職權(quán)和程序開展監(jiān)督檢查工作，做到科學、公正、嚴格、高效，不得利用職權(quán)牟取利益，不得泄露履職過程中知悉的國家秘密、商業(yè)秘密或者個人隱私。

第七章　法律責任

第四十八條　單位或者個人有下列行為之一，由縣級以上檔案主管部門、有關(guān)機關(guān)對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分：

（一）丟失屬于國家所有的檔案的；

（二）擅自提供、抄錄、復制、公布屬于國家所有的檔案的；

（三）買賣或者非法轉(zhuǎn)讓屬于國家所有的檔案的；

（四）篡改、損毀、偽造檔案或者擅自銷毀檔案的；

（五）將檔案出賣、贈送給外國人或者外國組織的；

（六）不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案，被責令改正而拒不改正的；

（七）不按規(guī)定向社會開放、提供利用檔案的；

（八）明知存在檔案安全隱患而不采取補救措施，造成檔案損毀、滅失，或者存在檔案安全隱患被責令限期整改而逾期未整改的；

（九）發(fā)生檔案安全事故后，不采取搶救措施或者隱瞞不報、拒絕調(diào)查的；

（十）檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損毀、滅失的。

第四十九條　利用檔案館的檔案，有本法第四十八條第一項、第二項、第四項違法行為之一的，由縣級以上檔案主管部門給予警告，并對單位處一萬元以上十萬元以下的罰款，對個人處五百元以上五千元以下的罰款。

檔案服務企業(yè)在服務過程中有本法第四十八條第一項、第二項、第四項違法行為之一的，由縣級以上檔案主管部門給予警告，并處二萬元以上二十萬元以下的罰款。

單位或者個人有本法第四十八條第三項、第五項違法行為之一的，由縣級以上檔案主管部門給予警告，沒收違法所得，并對單位處一萬元以上十萬元以下的罰款，對個人處五百元以上五千元以下的罰款；并可以依照本法第二十二條的規(guī)定征購所出賣或者贈送的檔案。

第五十條　違反本法規(guī)定，擅自運送、郵寄、攜帶或者通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸禁止出境的檔案或者其復制件出境的，由海關(guān)或者有關(guān)部門予以沒收、阻斷傳輸，并對單位處一萬元以上十萬元以下的罰款，對個人處五百元以上五千元以下的罰款；并將沒收、阻斷傳輸?shù)臋n案或者其復制件移交檔案主管部門。

第五十一條　違反本法規(guī)定，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任；造成財產(chǎn)損失或者其他損害的，依法承擔民事責任。

第八章　附則

第五十二條　中國人民解放軍和中國人民武裝警察部隊的檔案工作，由中央軍事委員會依照本法制定管理辦法。

第五十三條　本法自2021年1月1日起施行。

如何做好機關(guān)檔案信息化建設

檔案是機關(guān)、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實現(xiàn)檔案管理信息化。如何才能實現(xiàn)檔案管理信息化呢？筆者認為，必須從配備統(tǒng)一的管理設備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機制和建設復合型的管理隊伍這三個方面著手。一、配備統(tǒng)一的管理設備實現(xiàn)計算機在檔案部門的全覆蓋。要為機關(guān)檔案發(fā)展提供快、準、全的檔案信息，計算機給我們提供了一個強有力的工具。利用計算機檔案管理系統(tǒng)可實現(xiàn)：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實現(xiàn)統(tǒng)一型號、統(tǒng)一規(guī)格的計算機全面覆蓋，才能為機關(guān)檔案管理實現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲載體。隨著機關(guān)檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，特別是光盤存儲系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。二、建立規(guī)范的管理機制在檔案信息化建設過程中，為明晰相關(guān)責任，保障網(wǎng)絡及數(shù)據(jù)的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關(guān)檔案管理部門應該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應信息化建設的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務流程和技術(shù)規(guī)范，細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標準。標準規(guī)范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務標準、各項技術(shù)標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立;如果相關(guān)檔案部門不按統(tǒng)一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)。三、建設復合型的管理隊伍提高檔案管理人員的信息化意識。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務素質(zhì)和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，政府部門應有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進行信息化技能培訓，培訓內(nèi)容涵蓋計算機、網(wǎng)絡、信息工程等方面的知識。相關(guān)檔案管理部門還應創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應用，不斷提高他們的工作技能。