人事檔案信息化建設調研

干部人事檔案工作只有與時俱進，采取措施，立足實際，切實抓好干部人事檔案管理以提高檔案質量，才能更高效地為人事干部工作服務。而檔案材料的收集與整理工作是否齊全規(guī)范，將直接影響著干部人事檔案的質量。因此，做好收集與整理工作是干部人事檔案工作中的重中之重。
一、檔案材料的收集是做好干部人事檔案工作之關鍵
1.主動收集。目前，有些檔案材料形成部門和個人的檔案意識淡薄，材料產(chǎn)生后把材料據(jù)為己有，不及時移交管檔部門。因此，作為管檔部門要隨時了解干部人事檔案材料產(chǎn)生的信息，應主動深入材料形成部門收集歸檔，不能被動等待，避免材料形成時間過長未及時收集或經(jīng)辦人員崗位變動造成檔案材料丟失。
2.建立部門人員網(wǎng)絡聯(lián)系圖，重點收集。管檔人員建立部門人員網(wǎng)絡聯(lián)系圖，各部門設立一名聯(lián)絡員，再根據(jù)干部人事檔案分類法的十項分類，擬出十類重點收集的材料。如：三類考核材料，四類學籍材料、職稱評聘材料、培訓材料，五類政審材料，六類加入黨團組織材料，九類工資材料、干部任免材料、調動錄用材料、聘用合同書及退休審批表等重要材料，及時與聯(lián)絡員聯(lián)系，盡快收集歸檔，以防止散落在部門或個人手中，從而影響檔案的完整性。
3.追蹤收集與經(jīng)常收集。檔案管理人員要經(jīng)常關注個人基本信息，隨時掌握所有人員的變化情況，工作中做到“口勤、腿勤、手勤”。如：學歷深造、參加各類培訓所掌握的技能、出國等相關信息，廣泛收集材料。對新進入單位人員，要認真審查檔案材料，發(fā)現(xiàn)缺漏的材料，要及時與相關人員或單位取得聯(lián)系，盡快把所缺材料補齊入檔，避免時間過長造成檔案材料無法收集歸檔。
二、檔案材料的整理是干部人事檔案工作之基礎
1.材料鑒定。凡需組織審查蓋章或個人簽字的，一定要蓋章或簽字后方可歸檔。如收集時發(fā)現(xiàn)未蓋章或簽字的，應及時與歸檔單位或個人取得聯(lián)系，盡量避免長時間擺放或先歸檔不及時完善手續(xù)，導致材料形成不歸范。對不屬于歸檔范圍的材料及時轉送或按有關規(guī)定進行銷毀。對弄虛作假者堅決反對，以確保檔案的真實性。
2.技術加工，分類準確，編排有序。對折皺、破損的材料進行裱糊，對過長或過寬的材料，在不影響或損害檔案材料文字內容和保持檔案歷史原貌的前提下，對其進行裁剪。裁剪時注意上下左右，避免裁到內容，如內容太多會被裁到可對檔案材料進行折疊后貼在備用紙上，做到裁剪仔細。對小于檔案規(guī)格的干部人事檔案材料，要進行加邊或包邊，加邊后的檔案材料上、下、左、右邊沿要和本卷其它材料相等。裝訂整齊，高標準對檔案材料進行技術加工，嚴把技術質量關，通過整理，使每卷檔案達到完整、真實、條理、精煉、方便利用。
3.及時、準確做好目錄，錄入計算機。對于每年每個人常規(guī)產(chǎn)生的檔案材料，如年度考核表、工資晉升表，可進行集中整理，而對于年中不定期產(chǎn)生的材料，可采取隨時產(chǎn)生隨時整理的方式，及時裝入檔案，以避免材料的丟失，確保檔案的完整。
三、檔案從業(yè)者的職業(yè)素質是干部人事檔案工作之必須
1.人事檔案工作具有很強的政策性。干部人事檔案工作目標考核中明確指出：檔案管理干部必須是中共黨員。這就要求檔案人員要有較高的思想政治素養(yǎng)、作風正派、腳踏實地、責任心強，用科學發(fā)展觀來指引自己的工作，起好黨員模范先鋒帶頭作用，永葆共產(chǎn)黨員先進性。
2.人事檔案工作具有很強的專業(yè)性。干部人事檔案工作目標考核中要求：檔案人員具有中專（高中）以上學歷，熟練掌握檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理、提供利用以及檔案的保管保護知識和技能。從事干部檔案管理工作，要不斷學習人事工作及檔案工作方面的新政策、新知識、新理論、新規(guī)范、新技術，這就要求檔案人員要有一定的學習能力，才能準確領會、掌握和運用相關知識及理論指導。檔案人員要經(jīng)常與檔案材料形成部門聯(lián)系，開展好檔案材料收集工作。要完成好這些工作，都需要我們的檔案人員有較好的協(xié)調與溝通能力，并且具有極強的工作責任意識，把當前檔案工作局面變被動為主動，保證工作順利開展。檔案人員還必須具備一定的計算機操作能力，掌握現(xiàn)代化管理技術并能熟練運用于實際工作中。
3.人事檔案工作具有保密性、服務性。檔案人員要忠于職守，一絲不茍，樂于奉獻。要有高尚的職業(yè)道德，嚴于律己，認真負責，堅持原則，做到不該說的堅決不說。要不斷思考、勇于創(chuàng)新，結合本單位實際情況積極探索出適合現(xiàn)代化的檔案管理措施，以便更好地為人事干部工作服務。

高等學校人事檔案管理的重要性及改善對策

高等學校人事檔案管理的重要性及改善對策

高等學校的人事檔案管理工作不僅掌握著人才的全部信息和各種情況，同時對人才的使用狀況及流動狀況也了如指掌。高等學校發(fā)揮人才作用，合理安排使用人才，無論如何都離不開人事檔案。下面是我為大家搜集整理出來的有關于高等學校人事檔案管理的重要性及改善對策，歡迎閱讀!

(二)人事檔案管理的意義。

在中國，人事檔案對人才使用、開發(fā)、管理及流動都具有極大的作用。例如：某人想調整自己的工作，調到更適合自己發(fā)揮專業(yè)特長的地方或單位工作，如若原工作單位不同意其調到其他工作單位。則此人的人事檔案就不能轉出，即使此人離開原工作單位，到新工作單位工作，在沒有人事檔案的情況下，當事人會遇到很多與人事檔案有關的困難和麻煩。如果建立起人事檔案社會化開放式管理模式，所有的人都是社會人，而不是受某個單位限制的單位人，個人的人事檔案由社會化的人才機構集中統(tǒng)一管理，上述案例不復存在，人才流動更加便利快捷，人才會釋放出巨大的能量，發(fā)揮不同于在一個固定單位的更大作用。因此，在全面深化改革的今天，在信息化、電子化、人才服務社會化的背景下，建立高等學校人事檔案與社會人才管理機構的人事檔案管理的互連互動、信息互享，帶動全社會對人才信息的公開化，讓不僅是所在學校了解和掌握人才信息，整個社會也能了解和掌握人才的真實狀況，使人才不僅在本學校發(fā)揮作用，在社會上也能發(fā)揮其巨大的作用。為建設中國特色的社會主義社會服務。人事檔案管理的重大意義就在于人才的開發(fā)和最大限度地使用人才。

(三)人事檔案社會價值。

高等學校人事檔案管理的信息化、社會化、電子化，可以提高人事檔案管理的效率，能更加充分有效地使高等學校、社會組織或機構了解人才、選擇人才、使用人才，為各個高等學校、社會組織、社會機構及全社會服務。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，人事檔案的管理、利用僅限于本單位內部，嚴重制約了人事檔案的使用價值和利用率。同時也制約了人才的使用、流動及服務社會的作用。高等學校人事檔案管理改革是時代賦予高等學校的歷史使命，高等學校人事檔案管理的信息化、電子化、社會化，是全面深化改革的要求，是社會主義市場經(jīng)濟的要求，也是對高等學校人事檔案管理模式進行現(xiàn)代化、信息化、電子化、經(jīng)濟化改革的要求。在傳統(tǒng)的人事檔案管理模式中，人事檔案管理是封閉的、單一的、不追求使用率及利用率，人事檔案是在各個單位內部人事部門進行嚴密的管理。當今是改革開放的時代，人才的社會性要求越來越高，如果還是按傳統(tǒng)的人事檔案管理模式進行管理，不進行與時代相適應的改革，就不能夠適應社會的發(fā)展需求，就不能與時俱進，從而嚴重影響和制約了人才的開發(fā)、培養(yǎng)、使用及社會化服務。同時也不符合現(xiàn)代信息化、經(jīng)濟化、科技化、市場化社會的要求。高等學校人事檔案管理改革就是要改革人事檔案傳統(tǒng)的管理模式，創(chuàng)新高等學校人事檔案管理利用的高效化、社會化及人才的社會流動化，最大限度地提高高等學校人事檔案的社會利用價值。

(一)加強對高等學校人事檔案管理工作的領導、監(jiān)督、檢查力度。

高等學校的各級領導及人事檔案管理工作的工作人員要重視人事檔案管理工作，領導要經(jīng)常檢查人事檔案的管理工作，及時發(fā)現(xiàn)人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，且對人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題給予及時地解決。高等學校的人事檔案，在人才流動、人才交流、干部選拔任用等方面扮演著極其重要的角色。伴隨著全面深化改革進程的不斷推進，我國的人事制度、用人制度、人才管理制度及人才使用制度等都會不斷地改革、創(chuàng)新及完善，與之相對應的人事檔案管理工作及制度也會隨之相應地改革、發(fā)展、完善。改革高等學校人事檔案管理工作及制度是時代對高等學校提出的要求，是全面深化改革對高等學校提出的要求，是人才的合理配置、合理使用、合理流動，發(fā)揮人才最大的社會價值與經(jīng)濟價值對高等學校提出的要求。因此，我們的高等學校一定要在全面深化改革的新的歷史時期加大力度管理好高等學校教職員工的人事檔案，充分發(fā)揮人事檔案的真實性作用、歷史性作用及全貌性作用。

(二)便于人才流動、給人才流動創(chuàng)造便捷、高效的服務。

傳統(tǒng)觀念對人事檔案的認識是，人事檔案只是管理、不要出任何問題(諸如：丟失、損毀等)，對于利用、發(fā)揮其使用價值卻一直認識不夠，沒有充分發(fā)揮人事檔案在人才交流、人才宣傳、人才使用及公眾對人才的了解和認可等方面的重要作用。

在現(xiàn)代化的信息社會里，宣傳(即：信息的公開和傳播)是現(xiàn)代社會的重要特征，人才的特長是通過可公開的檔案信息傳遞到方方面面的，能夠充分發(fā)揮每個人才的作用，是對國家、社會及單位的重要貢獻，也是對我國社會主義不斷發(fā)展、邁向精神文明、物質豐富的國際化社會的重要貢獻。 創(chuàng)造合理高效、便于流動、信息快捷的人事檔案管理體制，是我國高等學校當前人事檔案改革和發(fā)展的首要任務。高等學校人才的社會流動，推動高等學校之間的競爭、發(fā)展及進步。高等學校人才的校內流動，促進校內各院系的競爭、發(fā)展及最大限度地為國家和社會服務。因此，高等學校的人事檔案管理工作，不僅是人事檔案管理人員的事，更是高等學校主要領導及各級領導義不容辭的重要任務。

(三)改進傳統(tǒng)觀念，充實更新檔案內容。

傳統(tǒng)的人事檔案的內容是政治面貌、年度總結、職稱評定、表彰獎懲等，但是，作為一個高等學校卻恰恰忽略了專業(yè)技術人員(教師及研究人員)的.業(yè)務檔案。對于行政管理人員來說，傳統(tǒng)的人事檔案管理對于人員的流動、變遷、使用還能應付，但是，對于專業(yè)技術人員來說，就不能充分地反映其全部信息，因此，可能在對專業(yè)技術人員的交流、使用、發(fā)揮其專業(yè)特長上，受到制約和限制，不能充分反映專業(yè)技術人員的專業(yè)信息，制約了專業(yè)技術人員作用的發(fā)揮，最終受損失的是我們的國家、社會及專業(yè)技術人才所在的高等學校。

高等學校的作用很多，但其中之一是提供社會服務，高等學校的管理人員是給專業(yè)技術人員提供服務平臺，使其最大限度地發(fā)揮自己的專業(yè)特長，作出貢獻，來影響和提升學校的聲譽、地位、知名度等，給學校帶來價值和利益。因此一個高等學校的社會聲譽、管理水平的高低，就是看它是否最大限度地發(fā)揮專業(yè)技術人員的作用，要想最大限度地發(fā)揮專業(yè)技術人員的作用，就要充分做好高等學校專業(yè)技術人員的人事檔案管理工作。

(四)加強人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設。

人事檔案是人才的信息資源庫，有效合理地利用人事檔案這個人才信息資源庫，最大限度地發(fā)揮人才的作用，是人事檔案管理工作的突出目的。把先進的科學技術設施設備應用到人事檔案管理中，提高人事檔案的利用效率，實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化，是人事檔案管理改革的重要任務。高等學校在人事檔案管理改革過程中，要提高人事檔案管理工作的水平和效率，要準確、及時地傳遞人才信息，為人才的需求者提供全面、真實、高效、便捷的人才信息服務?，F(xiàn)代化的人事檔案管理工作已經(jīng)離不開計算機、網(wǎng)絡等現(xiàn)代化的設備及技術，高等學校的人事檔案管理工作不僅要添加、充實這些現(xiàn)代化的設施設備，還要組織和培訓好人事檔案的管理人員，熟練掌握及熟練使用這些現(xiàn)代化的設施設備，使其為高等學校人事檔案管理工作帶來高效、快捷、便利。另外，在加強人事檔案現(xiàn)代化、信息化建設時，還要注意保存好紙制人事檔案，因為數(shù)字化檔案的原始性和真實性較難鑒別。還有，不向外公開的、有密級的人事檔案也以紙制檔案保存為宜。可向外公開的人事檔案，進行數(shù)字化管理，可以有效、快速地為社會服務，省時省力，迅速便捷，節(jié)省經(jīng)費和人力。人才的利用方和查閱方可以通過已經(jīng)普及的互聯(lián)網(wǎng)查閱人才信息，充分、有效及最大限度地利用人事檔案信息，對人才資源進行充分利用，盡量減少人才的閑置和浪費，把人才充分和有效地利用好，使其為國家和社會做出貢獻。

(五)促進人事檔案管理制度的標準化進程。

人事檔案管理的標準化，不僅可以使人事檔案管理人員按國家統(tǒng)一的標準進行人事檔案的管理、操作及提供利用，還可以使人事檔案在流動、參閱、保密等多個環(huán)節(jié)高速、快捷、方便地為利用者服務。高等學校是人才高度集中，人員多、流動頻繁的單位，實行人事檔案管理的標準化，既可以省時省力、減少管理人員、節(jié)省經(jīng)費和開支，還可以給利用者提供便于查閱、省時省力的便捷服務。

所謂標準化，就是國家按不同的單位及特征制定統(tǒng)一的管理標準，如高等學校的人事檔案不僅有傳統(tǒng)的內容(工作總結、表彰獎勵、工資收入、職務變動等)，還應該給專業(yè)技術人員(教師及研究人員)增加能反映其教學能力、科研能力、學術及專業(yè)水平等項內容。即對于高等學校的專業(yè)技術人員，在檔案中能反映如下方面：

一是能反映出政治素養(yǎng)、道德品行。

二是能反映出貢獻度大小及工資收入。

三是能反映出業(yè)務能力、科研水平。這樣，就能給那些高等學校的主流群體，高等學校賴以生存的支柱，給高等學校帶來聲譽、地位及知名度的專業(yè)技術人員群體在人事檔案中有了比較全面的記載。

高等學校人事檔案的標準化管理也是人事檔案管理制度改革的一項重要內容，人事檔案的標準化管理能大大提高人事檔案的利用率及效率，可以更好、更快捷地提供人才信息，為人才的使用者、管理者服務。

怎樣實現(xiàn)人事管理信息化建設

泛微的人事管理系統(tǒng)為企業(yè)提供了全面的人事管理應用，幫助企業(yè)實現(xiàn)人員的選、用、育、留的全流程管理。同時，面向組織全員提供了員工自助平臺，結合智能化組件、電子簽章等功能，實現(xiàn)人事的全模塊管理、全程數(shù)字化。

泛微人事管理平臺圍繞著崗位需求庫、人才庫兩大數(shù)據(jù)中心，構建了提供全流程管理的招聘模塊，包括從用工需求的提報匯總，到崗位的內外部發(fā)布、簡歷的獲取、人才的跟進、面試到入職一整套招聘體系。

1、統(tǒng)一崗位需求庫

人事部門可匯總各個部門的用工需求，與外部網(wǎng)站進行對接，內部的崗位需求實現(xiàn)一鍵發(fā)布到外網(wǎng)，并可對崗位的需求狀態(tài)持續(xù)跟進。

2、統(tǒng)一人才庫

泛微人事管理平臺的人才庫支持從多渠道獲取人才簡歷，不論是外部投遞、內部員工或離職員工，都可通過統(tǒng)一的人才庫進行管理。

形成內部在職、離職、應聘的人才庫，能夠智能匹配崗位需求，支持一鍵推送簡歷到用工部門，一鍵發(fā)起面試

泛微將崗位需求庫、人才庫兩大數(shù)據(jù)中心串聯(lián)起來，將招聘過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進行協(xié)同。

通過崗位需求庫，將與崗位相關的簡歷情況、投遞人員、面試情況、入職情況進行串聯(lián)，為招聘人員提供漏斗化管理，從而提高人才到職員的轉化。

通過人才庫，記錄人才與發(fā)生的所有信息，從而對人才進行全面的評估與分析。

1、人員檔案數(shù)字化

泛微的人事管理平臺，通過人員卡片將員工所有工作內容集中管理與展現(xiàn)，與工作場景全面協(xié)同。

包括人員的基本信息、考勤信息、工資情況、待辦工作、培訓、績效等信息，形成員工的全周期管理。

不僅可以從人員卡片看到員工所有的工作情況，而且可以通過人員卡片，進行業(yè)務數(shù)據(jù)的追溯。

2、人事管理全程數(shù)字化

泛微遠程辦公系統(tǒng)實現(xiàn)了人事模塊與其他業(yè)務模塊的協(xié)同。

通過流程驅動人員狀態(tài)和數(shù)據(jù)的變化與更新，員工信息從人才庫智能抓取，實現(xiàn)入職、合同簽署、系統(tǒng)賬號開通、培訓、考核、轉正、轉崗、離職的全程數(shù)字化。

通過智能審批助手、協(xié)同知識管理、人員管理、制度管理等模塊，將入職崗位需要關注的制度、培訓材料、對接負責人進行智能化展示和推送，幫助員工更好的融入和學習。

通過流程可將分散的業(yè)務進行串連，實現(xiàn)人事管理與流程、會議、日程、知識、印控等模塊的全面協(xié)同。

結合印控中心，泛微的人事管理平臺具備全程數(shù)字化的能力。

借助電子簽章，一條流程快速完成實現(xiàn)合同、勞務協(xié)議、工資表、考勤、證明等文件協(xié)議的在線發(fā)起、內容審批與修訂、協(xié)議簽署、文件歸檔、防止篡改，既提高了辦理效率，又降低了用印風險。

3、員工人事自助平臺

泛微的人事管理為每位員工提供了員工的自助門戶，員工可以自助查詢信息、發(fā)起申請與辦理業(yè)務，完成與個人相關的所有人事業(yè)務。

比如，快速發(fā)起各類人事自助業(yè)務，包括在職證明、收入證明等；或者發(fā)起相關申請，包括請假、加班、調休等；也可以查詢個人的考勤、排班、的制度、培訓安排等。

并且，系統(tǒng)智能化地推送與“我”相關的知識和培訓信息，可供員工進行學習。

同時，所有需要蓋章的事務，均可在系統(tǒng)中一鍵發(fā)起，避免了線下蓋章的麻煩。

此外，泛微人事管理平臺PC端的應用都可以直接延展至移動端，只要通過手機就可以完成人事相關的所有工作，包括：移動端的員工信息自助查詢、業(yè)務辦理、人事印章的使用與授權、相關流程的處理與審批等。

通過泛微云橋平臺，又可支持多終端移動入口，包括釘釘、企業(yè)微信、微信等。

4、智能考勤排班

泛微人事管理平臺支持多種靈活的排班方式，如多班次、彈性考勤等，并可根據(jù)不同組織結構、業(yè)務需求進行班次維護。

例如班次管理中，除標準的班次考勤設定外，還支持人性化的班次設置，如彈性考勤，早到早走，晚走晚到等。

支持多種考勤方式，可與釘釘、企業(yè)微信、APP等移動端集成，實現(xiàn)外勤簽到；也支持與第三方打卡機對接。所有集成均通過可視化配置平臺，無需開發(fā)。

1、知識推送

泛微的人事管理平臺具備智能化的育人能力，將員工的培養(yǎng)融入工作過程。

根據(jù)員工的業(yè)務崗位和工作情況，定制符合員工工作崗位的知識地圖、知識門戶或各類培訓活動，并根據(jù)業(yè)務場景、流程進行智能化的知識推送，讓知識來源于工作并應用于工作。

2、培訓管理

泛微將繁瑣的培訓工作流程化、數(shù)字化，以更高效的方式促進學習型組織的建立，強化企業(yè)DNA。

將龐大而縝密的培訓計劃通過項目管理功能實現(xiàn)逐一分解，形成不同層次不同級別的任務。

通過流程引擎的支撐，將培訓任務落實到具體的人，在信息透明、報名自主、管理有序的環(huán)境下，化解組織培訓困境，實現(xiàn)組織培訓全程管理。

1、績效考核

泛微人事績效模塊通過集成引擎與協(xié)同平臺、業(yè)務系統(tǒng)或其他系統(tǒng)進行打通，對定量指標的考核數(shù)據(jù)自動采集，并根據(jù)績效規(guī)則自動評分，實現(xiàn)績效考核的全面自動化。

保證績效核算的準確與及時、人員考核的公正和客觀。

2、薪資管理

泛微通過標準化的電子流程，為企業(yè)搭建起一套人性化、高效率的薪資管理平臺。

薪酬管理用OA：人事出錯少，員工更滿意

3、員工異動與提醒

泛微的人事管理平臺可以結合智能的風控模型，對接風險管理模塊，自動從系統(tǒng)內部或其他異構系統(tǒng)中抓取數(shù)據(jù)，如考勤情況、工作狀態(tài)等，智能識別出人員的異動風險，形成人員的風險識別庫。自動推送至管理層的門戶上，進行提醒與預警。

泛微人事管理平臺提供了大量的分析報表供管理層、人事部門進行多維度統(tǒng)計分析，所有報表均可實現(xiàn)數(shù)據(jù)穿透，可追溯至最底層數(shù)據(jù)，并且可自定義報表構建。

泛微全程數(shù)字化人事管理價值

① 統(tǒng)一平臺：泛微能夠提供豐富的人事管理應用，讓用戶能夠在一個平臺上完成人事各項服務。

②?智能助手：結合智能語音助手、審批助手、智能人才匹配、智能印控等智能化組件，幫助企業(yè)實現(xiàn)效率提升、風險管控。

③?全程數(shù)字化能力：泛微結合印控中心，實現(xiàn)人事合同與協(xié)議的在線發(fā)起、簽署和歸檔，實現(xiàn)真正的全程數(shù)字化。