人事檔案信息化建設(shè)規(guī)劃

干部人事檔案工作只有與時俱進(jìn)，采取措施，立足實際，切實抓好干部人事檔案管理以提高檔案質(zhì)量，才能更高效地為人事干部工作服務(wù)。而檔案材料的收集與整理工作是否齊全規(guī)范，將直接影響著干部人事檔案的質(zhì)量。因此，做好收集與整理工作是干部人事檔案工作中的重中之重。
一、檔案材料的收集是做好干部人事檔案工作之關(guān)鍵
1.主動收集。目前，有些檔案材料形成部門和個人的檔案意識淡薄，材料產(chǎn)生后把材料據(jù)為己有，不及時移交管檔部門。因此，作為管檔部門要隨時了解干部人事檔案材料產(chǎn)生的信息，應(yīng)主動深入材料形成部門收集歸檔，不能被動等待，避免材料形成時間過長未及時收集或經(jīng)辦人員崗位變動造成檔案材料丟失。
2.建立部門人員網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系圖，重點收集。管檔人員建立部門人員網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系圖，各部門設(shè)立一名聯(lián)絡(luò)員，再根據(jù)干部人事檔案分類法的十項分類，擬出十類重點收集的材料。如：三類考核材料，四類學(xué)籍材料、職稱評聘材料、培訓(xùn)材料，五類政審材料，六類加入黨團(tuán)組織材料，九類工資材料、干部任免材料、調(diào)動錄用材料、聘用合同書及退休審批表等重要材料，及時與聯(lián)絡(luò)員聯(lián)系，盡快收集歸檔，以防止散落在部門或個人手中，從而影響檔案的完整性。
3.追蹤收集與經(jīng)常收集。檔案管理人員要經(jīng)常關(guān)注個人基本信息，隨時掌握所有人員的變化情況，工作中做到“口勤、腿勤、手勤”。如：學(xué)歷深造、參加各類培訓(xùn)所掌握的技能、出國等相關(guān)信息，廣泛收集材料。對新進(jìn)入單位人員，要認(rèn)真審查檔案材料，發(fā)現(xiàn)缺漏的材料，要及時與相關(guān)人員或單位取得聯(lián)系，盡快把所缺材料補齊入檔，避免時間過長造成檔案材料無法收集歸檔。
二、檔案材料的整理是干部人事檔案工作之基礎(chǔ)
1.材料鑒定。凡需組織審查蓋章或個人簽字的，一定要蓋章或簽字后方可歸檔。如收集時發(fā)現(xiàn)未蓋章或簽字的，應(yīng)及時與歸檔單位或個人取得聯(lián)系，盡量避免長時間擺放或先歸檔不及時完善手續(xù)，導(dǎo)致材料形成不歸范。對不屬于歸檔范圍的材料及時轉(zhuǎn)送或按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。對弄虛作假者堅決反對，以確保檔案的真實性。
2.技術(shù)加工，分類準(zhǔn)確，編排有序。對折皺、破損的材料進(jìn)行裱糊，對過長或過寬的材料，在不影響或損害檔案材料文字內(nèi)容和保持檔案歷史原貌的前提下，對其進(jìn)行裁剪。裁剪時注意上下左右，避免裁到內(nèi)容，如內(nèi)容太多會被裁到可對檔案材料進(jìn)行折疊后貼在備用紙上，做到裁剪仔細(xì)。對小于檔案規(guī)格的干部人事檔案材料，要進(jìn)行加邊或包邊，加邊后的檔案材料上、下、左、右邊沿要和本卷其它材料相等。裝訂整齊，高標(biāo)準(zhǔn)對檔案材料進(jìn)行技術(shù)加工，嚴(yán)把技術(shù)質(zhì)量關(guān)，通過整理，使每卷檔案達(dá)到完整、真實、條理、精煉、方便利用。
3.及時、準(zhǔn)確做好目錄，錄入計算機。對于每年每個人常規(guī)產(chǎn)生的檔案材料，如年度考核表、工資晉升表，可進(jìn)行集中整理，而對于年中不定期產(chǎn)生的材料，可采取隨時產(chǎn)生隨時整理的方式，及時裝入檔案，以避免材料的丟失，確保檔案的完整。
三、檔案從業(yè)者的職業(yè)素質(zhì)是干部人事檔案工作之必須
1.人事檔案工作具有很強的政策性。干部人事檔案工作目標(biāo)考核中明確指出：檔案管理干部必須是中共黨員。這就要求檔案人員要有較高的思想政治素養(yǎng)、作風(fēng)正派、腳踏實地、責(zé)任心強，用科學(xué)發(fā)展觀來指引自己的工作，起好黨員模范先鋒帶頭作用，永葆共產(chǎn)黨員先進(jìn)性。
2.人事檔案工作具有很強的專業(yè)性。干部人事檔案工作目標(biāo)考核中要求：檔案人員具有中專（高中）以上學(xué)歷，熟練掌握檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理、提供利用以及檔案的保管保護(hù)知識和技能。從事干部檔案管理工作，要不斷學(xué)習(xí)人事工作及檔案工作方面的新政策、新知識、新理論、新規(guī)范、新技術(shù)，這就要求檔案人員要有一定的學(xué)習(xí)能力，才能準(zhǔn)確領(lǐng)會、掌握和運用相關(guān)知識及理論指導(dǎo)。檔案人員要經(jīng)常與檔案材料形成部門聯(lián)系，開展好檔案材料收集工作。要完成好這些工作，都需要我們的檔案人員有較好的協(xié)調(diào)與溝通能力，并且具有極強的工作責(zé)任意識，把當(dāng)前檔案工作局面變被動為主動，保證工作順利開展。檔案人員還必須具備一定的計算機操作能力，掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)并能熟練運用于實際工作中。
3.人事檔案工作具有保密性、服務(wù)性。檔案人員要忠于職守，一絲不茍，樂于奉獻(xiàn)。要有高尚的職業(yè)道德，嚴(yán)于律己，認(rèn)真負(fù)責(zé)，堅持原則，做到不該說的堅決不說。要不斷思考、勇于創(chuàng)新，結(jié)合本單位實際情況積極探索出適合現(xiàn)代化的檔案管理措施，以便更好地為人事干部工作服務(wù)。

如何推進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)

檔案是機關(guān)、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實現(xiàn)檔案管理信息化。如何才能實現(xiàn)檔案管理信息化呢？筆者認(rèn)為，必須從配備統(tǒng)一的管理設(shè)備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機制和建設(shè)復(fù)合型的管理隊伍這三個方面著手。一、配備統(tǒng)一的管理設(shè)備實現(xiàn)計算機在檔案部門的全覆蓋。要為機關(guān)檔案發(fā)展提供快、準(zhǔn)、全的檔案信息，計算機給我們提供了一個強有力的工具。利用計算機檔案管理系統(tǒng)可實現(xiàn)：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標(biāo)引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實現(xiàn)統(tǒng)一型號、統(tǒng)一規(guī)格的計算機全面覆蓋，才能為機關(guān)檔案管理實現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲載體。隨著機關(guān)檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，特別是光盤存儲系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。二、建立規(guī)范的管理機制在檔案信息化建設(shè)過程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關(guān)檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立;如果相關(guān)檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)。三、建設(shè)復(fù)合型的管理隊伍提高檔案管理人員的信息化意識。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強化自我學(xué)習(xí)意識，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，政府部門應(yīng)有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋計算機、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識。相關(guān)檔案管理部門還應(yīng)創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高他們的工作技能。

怎么做好企業(yè)人事檔案管理

導(dǎo)語：隨著市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，企業(yè)競爭日趨激烈，而企業(yè)間的競爭歸根結(jié)底是人才與技術(shù)層面的競爭。擁有了人才便擁有了較強的競爭力，這使更多的企業(yè)單位越來越重視人力資源管理工作。

一、人事檔案的概念及特點

人事檔案是人事管理活動中形成的，關(guān)于個人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎勵處分等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。員工出國出境、計算工齡、工作流動、晉升職務(wù)、轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理各種社會保險等都需要使用個人檔案。其主要特點有：

1.全面性

人事檔案收存員工的履歷、考核材料、入黨入團(tuán)、獎勵、處分、任免、工資、職稱評審、繼續(xù)教育等各方面的文件材料。它是員工個人信息的儲存庫，全面反映了員工全貌。

2.現(xiàn)實性

由于員工仍在工作，其人事檔案則成為人事部門正確使用人才、合理解決職務(wù)晉升、職稱評定、工資變動等一系列問題的重要依據(jù)。直接為現(xiàn)實工作服務(wù)是人事檔案區(qū)別于其他檔案的重要標(biāo)志。

3.真實性

這是人事檔案現(xiàn)實性的基礎(chǔ)和前提。人事檔案必須做到整體內(nèi)容完整齊全，個體材料客觀真實，才能為用人部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)和有用參考。

4.動態(tài)性

人事檔案立卷后，其內(nèi)容不是一成不變的，隨著當(dāng)事人人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補充，力求縮短檔案與員工實際情況的“時間差”，并要求人事檔案必須打孔裝訂，以便隨時補充新材料。

5.流動性

人事檔案的管理與員工的人事管理相統(tǒng)一，才便于發(fā)揮人事檔案的作用。在工作中必須堅持“檔隨人走”，在員工調(diào)走后的一定時間內(nèi)，必須將其人事檔案轉(zhuǎn)往新的管理部門。

6.機密性

人事檔案的內(nèi)容涉及個人功、過等諸多方面情況，有的從側(cè)面反映了一些重大歷史事件，有的是個人向組織匯報而不能向他人(包括家庭成員)言及的內(nèi)心隱秘等等。因此，人事檔案屬于黨和國家的機密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會無條件地提供服務(wù)。即使是處于檔案管理機構(gòu)的個人也不能查閱自己的人事檔案。

二、人事檔案的重要性

1.為企業(yè)提供員工真實可靠的信息

企業(yè)要想真正做到知人善任、人盡其才，挖掘每個員工的潛力，發(fā)揮他們在各個崗位上的最大效力，就必須首先掌握有關(guān)每個員工的一些最真實最全面的個人信息，如員工的工作經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)水平、個人技能、個人素質(zhì)等。通過查閱員工檔案，能了解到每個員工的歷史和工作經(jīng)歷，從而為企業(yè)的選人、用人提供有價值的參考信息，最大程度上避免信息不對稱引起的人事管理的無效或低效。

2.為企業(yè)提供重要的決策依據(jù)

人事檔案為企業(yè)的一些重大決策提供了必要的依據(jù)。如專業(yè)技術(shù)職務(wù)晉升和聘用、選派技術(shù)人才掛職鍛煉、任期考核等等，關(guān)系著員工的晉升和獎懲，決定著企業(yè)對不同員工該采取什么樣的培訓(xùn)方法，給予多少的薪金等決策。而員工考核、考察需要有大量的檔案記錄作為依據(jù)，人力資源管理部門可以充分利用人事檔案，對員工的業(yè)績、素質(zhì)、能力等進(jìn)行綜合分析，做出相應(yīng)的決策，從而保證企業(yè)決策的科學(xué)化、合理化。

3.可以優(yōu)化人力資源的合理配置

人力資源配置是實現(xiàn)人與物相結(jié)合，提高人力資源使用效率和使用價值的重要途徑?，F(xiàn)代化的人事檔案管理手段可以實現(xiàn)人力資源信息的共享，促進(jìn)人才在各地區(qū)、行業(yè)、組織之間的合理流動，使人力資源在一定范圍內(nèi)得到最佳的配置。

三、目前人事檔案管理工作中存在的問題

1.思想上不夠重視

由于人事檔案管理工作是一項內(nèi)部性、保密性很強的工作，平時工作不引人注目、默默無聞，許多一線員工甚至不清楚人事檔案管理工作是怎么回事。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人事檔案概念淡化，思想上重視不夠。一是因為客觀上人才流動越來越頻繁，人事檔案中反映一個人的工作能力、工作業(yè)績、培訓(xùn)方面的材料很少，對企業(yè)選才、識才用處不大。

二是因為人事檔案中個人信息內(nèi)容失真現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)，假年齡、假工齡、假學(xué)歷層出不窮，而失真的信息導(dǎo)致人事部門無法正確評估職工。因此領(lǐng)導(dǎo)在招聘、錄用人員時不注重調(diào)檔、查閱檔案，久而久之也忽視了企業(yè)內(nèi)部的人事檔案管理工作，認(rèn)為人事檔案工作就是保管的`事務(wù)性工作，不是單位的主要業(yè)務(wù)，只要不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行。領(lǐng)導(dǎo)的不夠重視也直接影響到人事檔案管理人員思想上重視不夠，平時的管理工作也是敷衍了事，只要力求不出差錯即可。

2.硬件設(shè)施不到位

缺乏專門的人事檔案室，部分企業(yè)人事檔案和文書檔案、技術(shù)檔案一起存放，甚至混淆存放，部分企業(yè)直接把人事檔案存放在行政、人事辦公室，安全、保密措施不到位。檔案柜、檔案盒以及各種人事檔案管理設(shè)備陳舊，很難滿足人事管理日常工作要求。

3.管理人員不專業(yè)

很多企業(yè)并未設(shè)置專門的人事檔案管理人員，而是由辦公室或人事部門工作人員兼任。他們往往缺乏專業(yè)知識，業(yè)務(wù)不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，難以適應(yīng)人事檔案管理工作。又因為大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，對檔案材料的收集力度不夠，人事檔案的全面性、動態(tài)性難以保障，嚴(yán)重影響了人事檔案管理工作。

4.管理手段落后

傳統(tǒng)的人事檔案大都以紙質(zhì)檔案管理為主，隨著人員的流動性的加強，往往出現(xiàn)人、檔不在同一個城市的現(xiàn)象。人力資源管理部門要想查閱一個人的檔案，就要去別的單位或另一個城市去查閱，給人力資源管理部門帶來很大不便，造成大量時間和人力的浪費，降低了工作效率。 　　四、人事檔案管理改革的措施

1.提高認(rèn)識，加強領(lǐng)導(dǎo)

單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視人事檔案管理工作，真正把人事檔案工作作為人事部門的一項重要基礎(chǔ)性工作來抓。支持人事部門對人事檔案工作的投入和創(chuàng)新。建立與完善適合本部門質(zhì)量考核體系，對工作進(jìn)行量化與考核，出臺相應(yīng)的獎懲制度，激發(fā)人事檔案工作人員工作積極性和創(chuàng)造性。促進(jìn)人事檔案管理向標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化邁進(jìn)。

加大投入，進(jìn)一步夯實檔案基礎(chǔ)工作。確保人事檔案工作經(jīng)費落實到位，特別是對人事檔案的檔案保管和檔案信息化建設(shè)等方面所需費用要予以重點保障，按標(biāo)準(zhǔn)按要求建設(shè)好規(guī)范化的檔案室、檔案柜，搞好通風(fēng)、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護(hù)措施，有條件的可以添置空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設(shè)備，進(jìn)一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。

2.完善人事檔案管理規(guī)章制度

建立健全檔案工作目標(biāo)管理考核制度和責(zé)任追究制度，規(guī)范人事檔案管理流程，嚴(yán)格手續(xù)，做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，提供準(zhǔn)確，有效地制約造成檔案泄密、涂改等人為因素，保證檔案管理規(guī)范有序。

對人事檔案材料的歸檔范圍、時間要有明確具體的要求，將側(cè)重點放在反映干部員工工作能力、工作業(yè)績等檔案材料上;檔案管理人員在接收人事檔案材料時要嚴(yán)格把好審核鑒定關(guān)，從紙張規(guī)格到字體都要嚴(yán)格要求，拒收不規(guī)范的檔案材料和缺公章、少簽字的材料，確保歸檔材料規(guī)范、完整、可靠。建立健全材料收集工作的協(xié)調(diào)機制，加強與相關(guān)部門的溝通，采取“重點收集與普通收集相結(jié)合”、“集中收集和經(jīng)常性收集相結(jié)合”、“上門收集”等方式，及時追補和不斷補充新的資料，力爭檔案資料能夠反映出最新、最全的個人檔案信息。

對于員工入職的基本信息以及工作經(jīng)驗的真實性，人事部門一定要進(jìn)行核對?？梢圆捎秒娫捲L問的方式，也可以查詢相關(guān)的社保記錄或者離職手續(xù)等等。對于在職員工的檔案資料，管理人員一定要及時記錄歸檔保存，并定期進(jìn)行核對，對于不真實的，可以通過詢問本人或者周邊同事等方式盡可能補全。

3.提高人員素質(zhì)，配置專職人員，落實人員待遇

隨著時代的發(fā)展，社會的變化，科技的創(chuàng)新，人事檔案的管理方式也發(fā)生了巨大的變化。管理人員再也不是以前那種只管整理、查詢的檔案人，而應(yīng)該是既懂檔案專業(yè)知識又會運用現(xiàn)代化方式管理的復(fù)合型人才。因此要選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強的專業(yè)人員從事干部檔案工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，定期參加業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，讓他們掌握新的知識和先進(jìn)的管理技術(shù)，進(jìn)一步了解管理檔案的重要性，增強責(zé)任心，提高檔案管理的技術(shù)水平。關(guān)心他們的工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。

4.加強人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。一是實行現(xiàn)代化管理。充分利用計算機在人事檔案管理工作中的作用，逐步建立和完善人事檔案數(shù)據(jù)庫，及時更新，動態(tài)化管理人事檔案信息，保證人事檔案信息的時效性、真實性和準(zhǔn)確性。二是實行開放式的管理。

一方面建立員工工作業(yè)績檔案，及時將員工的工作情況、工作業(yè)績和在重大活動、重點事件中的表現(xiàn)記錄在案。

另一方面建立干部專業(yè)技術(shù)能力檔案，重點收集個人文化程度、專業(yè)水平、繼續(xù)教育情況以及參加各種資格考試、注冊考試等能反映個人才能的資料，真實、準(zhǔn)確、完整、立體地反映干部的情況，以提高決策效率，提高干部檔案的使用效率。

檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容包括哪些方面

　　檔案信息化建設(shè)主要包括：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊伍建設(shè)等五個方面的內(nèi)容。
　　1、 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件，只有建設(shè)先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。
　　2、檔案信息資源建設(shè)。檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，是一項長期的工作。檔案信息是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個重要標(biāo)志。檔案信息資源建設(shè)主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設(shè)主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設(shè)、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫建設(shè)。
　　3、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益和檔案信息服務(wù)的效果。
　　4、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實施的過程。檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相當(dāng)于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對于確保計算機管理的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運行的安全、暢通，具有十分重大的意義。
　　5、人才隊伍建設(shè)。檔案信息化建設(shè)，人才是關(guān)鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才，計算機專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。

如何提高基層單位人事檔案管理水平

如何提高基層單位人事檔案管理水平
建立完善的檔案管理體制
對于檔案管理工作來說，它主要是建立在運行機制的基礎(chǔ)之上的。從管理方面來剖析，進(jìn)行檔案管理工作應(yīng)該根據(jù)我國相關(guān)的法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行，重視管理的宏觀把握，加強檔案管理的科學(xué)化管理，從而有效的提高工作效率。在此過程中，應(yīng)該加強各個部門積極配合，將檔案管理工作認(rèn)真落實下去，同時，還要對檔案管理工作進(jìn)行探究，構(gòu)建健全的管理機制，重視采用工作的責(zé)任制，將責(zé)任落實到每一個人頭上，認(rèn)真落實專人專崗制度，從而構(gòu)建一個健全合理的審核制度。通過這樣進(jìn)行檔案管理工作能夠有效的調(diào)動工作人員的工作積極性，鼓舞工作人員的工作士氣，從而使檔案管理工作變得更加標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免工作中出現(xiàn)玩忽職守的現(xiàn)象。除此之外，一些上級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視檔案管理工作的重要性，加大對各個部門檔案管理工作的管理和監(jiān)督力度，提高工作審核的質(zhì)量，從而使檔案管理工作順利的進(jìn)行，構(gòu)建一個科學(xué)化的管理機制。
加快檔案管理信息化建設(shè)
所謂的信息化檔案管理，就是利用比較現(xiàn)代化的信息技術(shù)將一些檔案管理資料和信息進(jìn)行統(tǒng)一化的管理、歸類、處理和保存，是國家檔案管理總局進(jìn)行統(tǒng)一制定和規(guī)劃的一種形式，通過檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享，從而為社會提供更加便捷和優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)，從而實現(xiàn)科學(xué)化的檔案管理，實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理。在檔案管理過程中，通過信息化的管理不僅能夠有效的提高工作效率，還能夠有效的落實科學(xué)化的管理工作，使檔案管理工作跟上時代的步伐，實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理進(jìn)程以滿足現(xiàn)代化社會飛速發(fā)展的需要。同時，單位應(yīng)該加大對檔案管理工作的投資，不斷增添新的硬件設(shè)施，從而擁有現(xiàn)代化多樣化的檔案載體。除此之外，在管理過程中應(yīng)該構(gòu)建一個完善的管理機制，構(gòu)建一個信息關(guān)系網(wǎng)絡(luò)，建設(shè)一個專門的檔案管理室，逐漸建立電子檔案，并利用現(xiàn)代化的電子通訊技術(shù)進(jìn)行信息之間的交流和傳遞，從而在構(gòu)建檔案管理工作中進(jìn)行科學(xué)化、自動化的管理。
促進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
在檔案管理過程中，為了實現(xiàn)科學(xué)的檔案管理工作，就應(yīng)該將檔案管理資料進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的管理，改善檔案管理和保存的環(huán)境和條件，加強檔案管理設(shè)施的保養(yǎng)和維修。在此過程中，單位應(yīng)該建立一個專門的檔案保存室，并招聘專門的保管工作人員將這些檔案資料進(jìn)行妥善的保管，從而有效的提高管理的工作效率。所以，在檔案管理中應(yīng)該擺脫傳統(tǒng)管理模式的束縛，改變過去陳舊的管理思想觀念，不斷提升檔案的監(jiān)督力度，同時，在監(jiān)督過程中應(yīng)該在第一時間將檔案的開發(fā)與管理工作進(jìn)行有針對性的審核，在保證正確進(jìn)行檔案管理工作的同時努力做到最好。除此之外，檔案管理部門還應(yīng)該相應(yīng)的構(gòu)建一個健全的檔案評估機制，積極引用比較先進(jìn)的檔案管理硬件設(shè)施，采用現(xiàn)代化的管理模式，從而實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，保證今后檔案管理工作的質(zhì)量和水平。
提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
檔案管理工作事實上屬于一種持續(xù)性非常強的一項工作，這就要求管理工作人員具備較強的專業(yè)素質(zhì)。隨著社會的飛速發(fā)展，人才市場對人才的要求也越來越高，各個檔案管理單位要求人才不僅要具備一般的檔案管理基礎(chǔ)知識，還應(yīng)該使上崗人員具備現(xiàn)代化的管理能力，從而為現(xiàn)代化的科學(xué)化檔案管理奠定基礎(chǔ)。在進(jìn)行科學(xué)化的檔案管理的時候，就應(yīng)該要求工作人員具備較強的工作能力和較高的素質(zhì)，具備現(xiàn)代化的管理思想，這對于檔案管理工作的未來發(fā)展意義深遠(yuǎn)。

人事檔案管理信息化建設(shè)的前提是什么?

領(lǐng)導(dǎo)有信息化建設(shè)的需求，能夠快速找到所需要的人、事、物；作為建設(shè)者應(yīng)該有全部人員的具體信息，身份證號、近期照片、畢業(yè)學(xué)校專業(yè)、興趣愛好、信仰、民族、工作經(jīng)歷、婚姻情況、子女情況、家庭住址、電話、QQ、微信、工作崗位、技術(shù)職稱、職務(wù)、語言能力、計算機水平等等；再有就是招聘流程、工資標(biāo)準(zhǔn)、調(diào)動流程、審批流程、統(tǒng)計報表等。